Учет командировок с 8 августа 2015 года: перечень документов снова изменился

Одобрены очередные изменения по командировочным документам. В начале 2015 года чиновники отменили командировочное удостоверение и ряд других документов. А командировку стали подтверждать проездными документами.

Но теперь помимо билетов подойдут и другие документы. Например, если работник потерял билеты на самолет, то командировку подтвердят счета из гостиницы. Такие изменения предусмотрены в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ опубликован 31 июля, а начнет действовать с 8 августа. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать. А значит, списать без проблем расходы.

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ можно оформить в виде приказа.

Компании могут использовать для составления приказа унифицированную форму № Т-9. Но при желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Проездные документы

Рассмотрим сначала ситуацию, когда сотрудник предоставил билеты на проезд. С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. А срок поездки определяют по проездным документам.

Документы на проживание

Предположим, сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные расходы на командировки. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят срок командировки.

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Журнал учета командированных работников

Новое постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести не понадобится.

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

• Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
• Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
• Табель учета рабочего времени.
• Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
• Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение - до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

• убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены

Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно. Отмена связана с тем, что командировочные удостоверения являются лишними документами: время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы.

При направлении работника в командировку в 2015 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки в 2015 году?

Документы для оформления командировки в 2015 году:

1. Приказ о направлении в командировку.

2. Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки).

3. Табель учета рабочего времени (поставить отметки).

4. Авансовый отчет работника.

5. Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле).

То есть регламент действий такой.

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения. Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении нужно поставить прочерки. Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.

Кроме того, дни нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами - К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После того как работник вернулся из командировки, он должен составить о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

При командировке заграницу время командировки определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее

Отмена командировочных удостоверений с 2015 года упростила документооборот (Изменения , утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Отправляя работника в служебную поездку, работодатели теперь не тратят время на оформление командировочного удостоверения, составление служебного задания, а работник не обязан представлять отчет о его выполнении. Многим неясно, как применять новый порядок, какой документ заменит служебное поручение, как оформить командировку генерального директора. Рассмотрим эти и другие вопросы.

Шаг 1. Разбираемся, где прописать цель служебной поездки

Раньше мы указывали поручение работнику в служебном задании, которое с 2015 года отменили. Нужно ли теперь составлять какой-либо документ вместо служебного задания или цель поездки достаточно отразить в приказе?

Направляя сотрудника в командировку, нужно зафиксировать цель поездки, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ). До 2015 года цель командировки указывали в служебном задании. В связи с отменой этого документа организация вправе сама решить, какими бумагами она будет подтверждать деловой характер поездки. Наиболее удобно уточнить, для чего сотрудник едет в другой город, в приказе о направлении в командировку и ознакомить с ним работника под роспись.

Если вы не пропишете цель поездки, у налоговой инспекции возникнут сомнения в необходимости командировки и выплаченных сотруднику суточных (абз. 2 п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее -Положение № 749)). А значит, появится риск того, что расходы на командировку не получится учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Шаг 2. Узнаем, можно ли, как раньше, выписывать командировочное удостоверение

Руководитель нашей организации не видит альтернативы командировочному удостоверению как документу, подтверждающему срок командировки. Можем ли мы продолжать его выписывать?

Применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В любом случае имейте в виду, что командировочные удостоверения больше не подтверждают срок служебной поездки . Теперь эту функцию выполняют проездные билеты (п. 7 Положения № 749). Их сотрудник представляет работодателю после возвращения из командировки.

Если сотрудник ездил в поездку на личной машине, он укажет срок командировки в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749 ). По датам на подтверждающих документах, которые он приложит к служебной записке, вы сможете определить маршрут сотрудника. Если вы по-прежнему оформляете командировочное удостоверение, то будьте готовы к тому, что принимающая сторона может и вправе отказаться ставить в нем отметки.

Шаг 3. Выясняем, какие реквизиты должен содержать приказ о командировке

Есть задумка составить собственный бланк приказа о командировке на основе формы № Т-9. Хотим удалить те поля и графы, которые мы никогда не заполняем. Какие реквизиты обязательно нужно оставить?

Вы вправе сами решить, по какой форме составлять приказ о командировке. Сотрудника направляют в командировку на основании распоряжения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение оформляют в виде соответствующего приказа. Документ составляют по унифицированной форме № Т-9 или другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ )).

Если вы решили разработать и применять собственный образец приказа, проследите, чтобы форма содержала обязательные реквизиты (ст. 166 ТК РФ , ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). В частности, проверьте, чтобы в образце приказа о командировке присутствовала ссылка в правом верхнем углу формы на приказ руководителя организации об утверждении первичных учетных документов.

В приказе о командировке должно быть : наименование организации, наименование документа и дата его составления, Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация). А также срок командировки (количество календарных дней), даты начала и окончания поездки, цель командировки, организация, которая оплачивает командировочные расходы, подпись руководителя организации и работника.

В форме № Т-9 можно (образец ниже):

Исключить коды по ОКУД и ОКПО;
- использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)»;
- исключить упоминание о служебном задании в строке «Основание (документ, номер, дата)» либо вовсе удалить эту строку.

Шаг 4. Уточняем, кто издает приказ о командировке генерального директора

Генеральный директор планирует отправиться со служебными целями в Европу. Как оформить его командировку с учетом новых правил?

Командировка руководителя организации оформляется по общим правилам (Положение № 749 ) (схема ниже). В первую очередь составьте приказ о командировке (п. 3 Положения № 749 ). В вашем случае генеральный директор издает такой приказ в отношении себя (письмо Роструда от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ). На основании приказа бухгалтер определит сумму аванса на оплату проезда, проживания и суточных, перечислит ее на зарплатную карту работника (п. 10 Положения № 749 ). Как правило, суточные выплачиваются в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте.

Чтобы закрепить порядок оформления служебных поездок и предупредить возможные ошибки, утвердите в организации Положение о командировках или иной локальный акт (ст. 8 ТК РФ). Пропишите в нем общие правила о командировках, последовательность действий в ситуациях, прямо не урегулированных законом, а также нормы компенсаций расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных

Далее факт выезда руководителя отражают в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения № 749 , п. 1 Приложения № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н (далее - Приложение № 1, 2)). По возвращении генеральный директор сдает авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 26 Положения № 749 ). Поскольку руководитель вернется из загранкомандировки, он дополнительно должен представить ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 18 Положения № 749 ). Это влияет на размер суточных.

Шаг 5. Заполняем журнал учета командированных работников

Как правильно отразить сведения о командированном работнике в журнале учета? Допустимо ли вносить изменения в эту форму?

Форма журнала учета работников, выбывающих в командировку, установлена Приложением № 2 . Его заполняет сотрудник, ответственный за ведение такого журнала (п. 5 Приложения № 1). В журнале отражают сведения (п. 2 Приложения № 1): Ф. И.О. командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.

В связи с отменой командировочных удостоверений в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» вы можете поставить прочерк или указать номер приказа о направлении сотрудника в командировку (образец ниже). Другой вариант - исключить указанный реквизит из унифицированной формы журнала и утвердить обновленный образец приказом руководителя организации либо приложением к учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Шаг 6. Определяемся с формой отчета сотрудника о выполненной работе в командировке

Раньше из служебного задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он там фактически проделал. В каком виде теперь оформлять отчет о работе?

В любом, в зависимости от того, как это предусмотрено локальным актом. Работодатель направляет сотрудника в командировку для выполнения конкретного задания (ч. первая ст. 166 ТК РФ). При этом организация сама определяет, как сотрудник будет доказывать, что ездил в поездку не зря.

На практике сотрудник зачастую отчитывается устно. В подтверждение своих слов он представляет заключенный договор, товарную накладную и др. Если сотрудник по своей вине не исполнил возложенные на него обязанности, вы вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (абз. 2 ч. второй ст. 21). Документ

Поможет вам

Любая более-менее крупная организация периодически отправляет своих сотрудников в рабочие поездки. Сотруднику полагается в таком случае оплатить его командировочные расходы. Есть ли какие-то особенности в начислении командировочных расходов в 2015 году?

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ, ЧТО ОТНОСИТСЯ К КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ В 2015 ГОДУ

Как пишут законодатели в трудовом кодексе, служебная командировка сопровождается выездом сотрудника за пределы места жительства для исполнения рабочих задач. В таком случае организация обязана оплатить сотруднику проживание в чужом городе, а также транспортные расходы и дополнительные расходы на еду и такси, которые неизбежно возникают, когда ты приезжаешь в другой город. Эти дополнительные траты принято называть суточными.

Итак, что относится к командировачным расходам в 2015 году?
- Расходы на проезд / перелет туда и обратно;
- Съем жилых помещений для ночевки и отдыха;
- Суточные (произвольные расходы);
- Оформление требуемых документов таких как виза либо заграничный паспорт;
- Сборы (таможенные, консульские и так далее).

Все расходы должны быть целевыми и подтверждаться соответствующими документами. Если, к примеру, сотрудник позволил себе гостиницу, где уже есть завтрак обед и ужин, то вы имеете право не оплачивать эти расходы, так как на питание вы ему уже выдали суточные. Об этом читайте ниже.

Размер суточных командировочных расходов 2015 устанавливается в самом предприятии и устанавливается или приказом руководителя, трудовым договором или коллективным договором.

РАЗМЕР СУТОЧНЫХ РАСХОДОВ В 2015 ГОДУ В РОССИИ

Максимальный размер суточных в командировке по территории России устанавливается законодательно и составляет 700 рублей. Суточные при командировке за границу не могут превышать 2500 рублей. Если сотруднику выдается больше денег, чем эти нормы, то сверхлимитные платежи будут облагаться налогом (НДФЛ 13%).

Суточные - это как бы расходы, которые предусмотрены на питание. Поэтому их не стоит путать с расходами на проезд и аренду жилья. Суточные обычно выдаются человеку заранее.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ КОМАНДИРОВКИ 2015

Обычно при о оформлении командировки оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении сотрудник должен проставить печать и подпись на предприятие, на которое он прибыл работать. А если вы едете в командировку на несколько предприятий, то проставить отметки нужно в каждом из них.

После оформления всех необходимых документов, бухгалтерия самостоятельно рассчитает размер командировочных и суточных.