Выберите в своей презентации слайд с диаграммой, которую вы хотите анимировать. Перейдите к вкладке «Анимация», нажмите кнопкой мыши на диаграмму, а также на «Добавить анимацию» и выберите один из предлагаемых эффектов.

Чтобы анимировать отдельные элементы диаграммы нажмите на кнопку «Область анимации». Она откроется справа рядом с выделенным слайдом. В открывшейся панели нужно нажать на маленькую стрелку рядом с добавленной анимацией и открыть «Параметры эффектов». Здесь вы производите настройки для презентации.

Во вкладке «Анимация диаграммы» можно установить последовательность включения элементов, например, по категории или по ряду. Также в «Параметрах эффектов» на вкладке «Время» можно настроить параметры запуска и время задержки для отдельных элементов.

Для установки оптимальных значений, запустите презентацию и определите, нужно ли вам сократить или увеличить настроенное время. Это, в частности, зависит от размера элементов. Нажатием «ОК» вы подтверждаете свой выбор, и теперь диаграмма анимирована.

Но не перестарайтесь с эффектами, чтобы слушатели не отвлекались от вашего доклада.

Фото: компания-производитель, «Лаборатория Касперского»

Удивительно, но диаграмма Ганта, являющаяся одним из наиболее известных и используемых видов диаграмм для упрвленческого планирования, в программе PowerPoint не представлена. Напомним, что диаграмма Ганта относится к ленточным видам диаграмм, которые помогают графически отобразить план действий по задачам и срокам их выполнения. Именно поэтому диаграммы Ганта часто используются при создании рабочих проектов.

Тем не менее, Microsoft Office не обошел вниманием этот инструмет, включив его в программу Microsoft Project. Можно сделать скриншот (снимок) диаграммы и вставить в PowerPoint. В ряде случаев это вполне допустимый вариант, однако редактировать такую информацию в PowerPoint будет невозможно.

Кроме того для презентаций обычно требуется очень небольшое количество данных, иначе есть риск перегрузить слайд информацией и она будет с трудом восприниматься участниками презентации. Соответсвенно, вполне можно обойтись без Project и сделать диаграмму Ганта в PowerPoint. Справедливости ради нужно признать, что информация редактируется средствами Excel, в которой и нужно будет выполнять некоторые последующие действия.

Как построить диаграмму ганта - этапы.

В Microsoft PowerPoint

1. Вставить диаграмму. Для этого используется одноименная команда на ленте управления, либо пиктограмма "Диаграмма" на новом слайде.
2. Выбрать тип диаграммы "Линейчатая с накоплением". На слайд будет добавлена диаграмма и одновременно с PowerPoint на экране отразится Excel.

Диаграмма ганта в Excel

1. Уменьшить количество столбцов в таблице, убрать ряд 3 за ненадобностью.
2. Вместо названий "Категория" внести названия задач проекта (плана).
3. Столбец "Ряд 1" является датой начала действия задач. В нем нужно выставить соответствующие цифровые показатели. Например, порядковый месяц начала задачи, если месяцы являются временным критерием.
4. Столбец "Ряд 2" указывает на продолжительность реализации задачи. Нужно указать показатели. Единицы измерения для всех задач должным быть одинаковыми.
5. Закрыть Microsoft Excel.

В Microsoft PowerPoint (продолжение)

1. Выделить первый ряд данных и через контекстное меню изменить внеший вид, сделав его незаметным. Т.е. нужно выполнить: "Формат ряда данных", "Заливка" - "Нет заливки", "Цвет границы" - "Нет линий".
2. Активировать диаграмму и перейти на вкладку "Макет". Здесь можно отрегулировать отображение подписей.
3. Через кнопку "Название диаграммы" выбрать "Нет", так как название будет отображено в заголовке слайда.
4. Через "Названия осей" добавить названия горизонтальной и вертикальной осей при необходимости.
5. Другие настройки, которые можно применить: "Легенда" - "Нет", "Таблица данных" - "Нет".

форматирование с помощью соответствующих инструментов. Если в этом окне выбрать тип диаграммы и нажать на кнопку ОК , то созданная диаграмма будет встроена в Office PowerPoint 2010. При этом, по умолчанию, запустится и PowerPoint, и Excell ( рис. 6.8).

Создав диаграмму, можно вносить в нее изменения. Например, можно изменить вид осей, добавить название диаграммы, переместить или скрыть легенду, а также добавить дополнительные элементы диаграммы.

В PowerPoint имеются следующие возможности изменения диаграммы:

• Изменение вида осей диаграммы . Можно указать масштаб осей и изменить промежутки между значениями или категориями. Для удобства чтения диаграммы можно добавить на оси деления и указать величину промежутков между ними.

  Новый термин

  Делениями называются метки единиц измерения, пересекающие ось и похожие на деления линейки. Подписи делений идентифицируют категории, значения и ряды на диаграмме.

• Добавление к диаграмме названия и подписи . Для пояснения отображенных на диаграмме данных можно добавить название диаграммы, названия осей и подписи данных.

  Новый термин

  Подпись данных - информация на диаграмме с дополнительными сведениями о маркере данных, представляющем одну точку данных или значение ячейки листа.

• Добавление легенды и таблицы данных . Можно отобразить или скрыть легенду, либо изменить ее расположение. В некоторых диаграммах также можно отобразить таблицу данных.

  Новый термин

  Легенда - рамка, в которой определяются узоры или цвета рядов или категорий данных на диаграмме.

  Новый термин

  Таблица данных - диапазон ячеек, содержащий результаты подстановки различных значений в одну или несколько формул.

• Применение специальных возможностей для диаграмм разных типов . С различными типами диаграмм можно применять различные специальные линии, например, коридор колебания и линии тренда, полосы (например, полосы повышения и понижения и планки погрешностей), маркеры данных и так далее.

  Новый термин

  Линия тренда - графическое представление направления изменения ряда данных. Например, повышающаяся линия обозначает увеличение продаж за определенное количество месяцев. Линии тренда используются для анализа ошибок предсказания, что также называется регрессионным анализом. Как пример, на рис. 6.9 показана диаграмма с данными об объемах продаж. На диаграмме проведена линия тренда с прогнозом продаж, которые можно ожидать от одного из продавцов в следующем периоде. Для данных другого продавца показаны пределы возможной погрешности.

  
  Рис. 6.9.

  Внедрение и вставка диаграммы в презентацию

  В приложении Office PowerPoint 2010 добавить диаграмму или график в презентацию можно двумя способами.

  • Можно внедрить диаграмму в презентацию. При внедрении данных из диаграммы в PowerPoint эту информацию можно редактировать в приложении Office Excel 2010, а лист будет сохраняться в файле PowerPoint.

    Новый термин

    Внедренный объект - данные, содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются в файле назначения.

  • Можно вставить в презентацию диаграмму Excel и связать ее с данными в приложении Office Excel 2010. При копировании диаграммы из приложения Office Excel 2010 и ее вставке в презентацию данные в диаграмме связываются с листом Excel. Если нужно изменить данные в диаграмме, необходимо внести изменения в связанный лист в приложении Office Excel 2010. Лист Excel - это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом PowerPoint. Отображается диаграмма со связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных . В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другой программы.

  Форматирование элементов диаграммы

  Можно отдельно (независимо от остального) форматировать следующие элементы диаграммы:

  • область диаграммы (область размещения диаграммы и всех ее элементов),
  • область построения (область, содержащая все ряды данных, имена категорий, подписи делений и названия осей),
  • ряд данных (набор связанных между собой элементов данных, отображаемых на диаграмме),
  • оси (X,Y,Z),
  • названия на диаграммах,
  • подписи данных с дополнительными сведениями о маркере данных (маркер -одна точка данных или значение ячейки листа),
  • легенду.

  Щелкните элемент диаграммы, который нужно форматировать - появится группа Работа с диаграммами с вкладками Конструктор , Макет и Формат ( рис. 6.10).

  

  
  Рис. 6.10.

  На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент выберите элемент диаграммы, который нужно форматировать ( рис. 6.11).

  

  
  Рис. 6.11.

  На вкладке Формат выполните одно из следующих действий:

  
  

Для того чтобы рассказать о каком-либо явлении или предложении в большинстве случаев используют электронные презентации. Назначение презентаций заключается в привлечении внимания слушателей к докладу с помощью красочных картинок, схем, таблиц, графиков.

Сопровождение устной речи докладчика красочными рисунками и таблицами, включенными в слайды презентации, значительно упрощает понимание излагаемого материала. Это относится и к диаграммам и графикам, с помощью которых можно, например, показать изменение какого-нибудь явления или сравнения данных.

Несмотря на то, что создание таблиц и графиков это специализация приложения Excel, в программе MS Power Point также реализована возможность вставки самых различных диаграмм. Причем вставлять диаграммы в презентацию можно не только посредством буфера обмена.

Вставить диаграмму в презентацию можно просто, во вкладке вставка нужно найти блок иллюстрации и кликнуть по кнопке «Диаграмма». В открывшемся окне «Вставка диаграммы» следует выбрать необходимый для данного случая тип диаграммы. После нажатия кнопки ОК, в слайд будет вставлен выбранный нами тип диаграммы и откроется окно Excel для ввода данных.

В рабочем поле слайдов, как правило, находятся ссылки для вставки различных объектов, в том числе и диаграмм. Наличие этих ссылок несколько упрощает и ускоряет доступ к окну вставки диаграмм.

Окно вставки диаграммы можно вызвать нажатием соответствующей кнопки в поле слайда

Чтобы диаграмма в презентации была красивая и понятная нужно корректно заполнить таблицу данных для нее, правильно подписать категории и ряды. Возможно, для этого придется изменить тип диаграммы, что можно сделать прямо в Power Point.

Изменить тип диаграммы можно прямо в конструкторе слайдов

В том случае, когда презентация составляется на основании готового отчета, выполненного в редакторе Word, или данные для диаграмм имеются в файлах Excel, то наша задача значительно упрощается. Это связано с тем, что в исходных документах уже имеются готовые диаграммы, и нам остается только перенести их в презентацию посредством .

Делается очень просто: выделяем нужную диаграмму в исходном документе и копируем ее в буфер обмена. Затем открываем слайд презентации и кликаем «вставить». Если в последующем потребуется вносить изменения в диаграмму нужно связать ее с исходным файлом Excel.

Предварительно скопированную в буфер диаграмму вставляем нажатием этой кнопки

Данные для диаграммы

Любой, кто хоть раз попробовал создавать диаграммы в офисных приложениях, знает, что диаграмма является только визуальным отображением цифровых данных, которые записываются в таблице. И, для того, чтобы изменить диаграмму нужно внести изменения в эту исходную таблицу.

Изменение данных этой таблицы тут же отобразится на диаграмме

Открыть таблицу с исходными цифровыми данными можно выделив диаграмму кликом мыши и в появившейся вкладке «Конструктор» нажать «Изменить данные». Или вызвать выпадающее меню, кликнув для этого правой кнопкой мыши в области диаграммы. В появившемся окне также нужно выбрать «Изменить данные». Какой из этих двух способов применять зависит от вкусов и привычек каждого пользователя при работе на компьютере.

Изменение данных

Если диаграмма в презентацию вставлена посредством буфера обмена и может потребоваться изменение данных для диаграммы, то, как говорилось выше, необходимо установить связь между вставленной диаграммой и исходным файлом.

Эту связь устанавливают как обычную с диаграммы, расположенной в презентации на файл Excel с таблицей данных. После этого открытие исходной таблицы осуществляется так же как описано выше – по кнопке «Изменить данные».

Связываем диаграмму с файлом Excel, содержащим исходные данные

Таким образом, создание наглядной диаграммы в презентации Power Point делается очень просто, однако этот процесс не обходится без приложения Excel. Поэтому для удобства вставки диаграмм в Power Point необходимо, чтобы на компьютере был установлен этот табличный процессор.

1. Создание и вставка диаграмм на существующий слайд

Один из лучших способов графического отображения числовой информации - диаграммы.

В Power Point довольно просто добавить диаграмму в презентацию. Придать диаграмме необходимый вид тоже несложно - достаточно всего несколько раз щелкнуть мышью.

Вставка диаграмм в презентацию

Существует два способа вставки диаграммы в презентацию.

• Создать новый слайд с помощью макетов, содержащих диаграмму.
• Добавить диаграмму на существующий слайд.

Спользование макетов - самый простой способ создания нового слайда, поскольку помогает разместить все элементы слайда. Если требуется добавить диаграмму на существующий слайд, возможно, понадобится настроить размер и расположение существующих объектов, чтобы освободить место для диаграммы.

Добавление диаграммы на существующий слайд

Тобы добавить диаграмму на существующий слайд, выполните следующие действия.

1. Перейдите на слайд, на который требуется поместить диаграмму.

2. Выберите команду Вставка=>Диаграмма.

Можно также щелкнуть на кнопке Добавление диаграммы на панели инструментов Стандартная.

3. Введите данные в таблицу.

4. Замените данные из примеров на собственные.

5. Щелкните за пределами диаграммы, чтобы вернуться к слайду.

6. Разместите все элементы в необходимом порядке.

Диаграмма, несомненно, будет расположена над всеми находящимися на слайде элементами. тобы изменить размер диаграммы, выберите ее и перетащите один или несколько маркеров.

Диаграмму можно перемещать, как и любой другой объект. Щелкните на ней и перенесите в выбранную область. Для того чтобы разместить диаграмму на слайде, возможно, придется переместить, удалить или изменить размер других объектов.

После добавления диаграммы на слайд отредактировать ее содержимое, дважды щелкнув на ней. тобы прекратить редактирование и возобновить работу с другими элементами слайда, просто щелкните за пределами диаграммы

2. Создание и вставка диаграмм при создании нового слайда

Power Point содержит такое свойство, как Библиотека диаграмм.

Оно позволяет добавлять на слайд различные типы полезных диаграмм. С помощью библиотеки диаграмм вы можете создать организационную, циклическую, иальную, пирамидальную, целевую диаграмму.

Простейший способ создания диаграмм - вставка нового слайда, макет которого содержит место для диаграммы. Выполните следующие действия.

1. Выполните команду Вставка =>Создать слайд или нажмите < Ctrl + M > для вставки нового слайда. Будет создан новый слайд, а затем откроется область задач, которая содержит макеты. Выберите макет, на котором предусмотрено место для диаграммы.

2. Выберите макет Диаграмм или Организационная диаграмма.

Тобы эти элементы, пролистайте список- они расположены почти в самом конце.

3. Дважды щелкните на элементе слайда, в котором должна размещаться диаграмма.

Откроется диалоговое окно Библиотека диаграмм, приведенное на рис. 1.

4. Определите тип диаграммы, который вы решили создать.

Библиотека диаграмм позволяет создавать диаграммы шести различных типов.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Так, диаграмма создана. На рис. 2 показан первоначальный вид организационной диаграммы. Диаграммы других типов имеют подобный вид.

Рис. 1 Диалоговое окно Библиотека диаграмм

Рис. 2 С этой организационной диаграммой можно начинать работать

6. змените диаграмму.

7. Готово! Но помните, что все только начинается. Диаграмму необходимо изменять и настраивать до тех пор, пока она не будет соответствовать всем требованиям.

Тобы добавить диаграмму в существующий слайд и при этом не использовать указанные выше макеты, щелкните на кнопке Добавить диаграмму или организационную диаграмму на панели инструментов Рисование. Откроется диалоговое окно Библиотека диаграмм. Выберите необходимый тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК - диаграмма будет добавлена в слайд.

Выполненые задания присылаются в курс.