Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД.

В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Предпроектное обследование

С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.

Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.

Cхема результатов проведения предпроектного обследования

Целями предпроектного обследования являются:

• получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
• определение целей внедрения;
• определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
• определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
• определение основных пользователей (делопроизводителей, руководителей и т.п.);
• определение общего уровня сложности потенциального проекта;
• оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
• сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения [если работу проводит внешняя по отношению к объекту внедрения компания] .

С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).

Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить первичную информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

В результате проведения предпроектного обследования осуществляется:

• оценка объема работ, необходимых для внедрения СЭД;
• подготовка отчета о проведенном предпроектном обследовании;
• подготовка и демонстрация прототипа решения (если необходимо);
• подготовка Коммерческого предложения.

1. Цели и задачи внедрения СЭД;
2. Границы проекта по внедрению СЭД;
3. Другая полученная информация.

После проведения предпроектного обследования становится возможным оценить объем аналитической и технической работ, которые потребуется провести, а также то, какие результаты должны быть достигнуты.

В результате разрабатывается документ, содержащий описание основных требований к СЭД, границы проекта и другую выявленную информацию. Если информационное обследование проводит внешняя по отношению к Заказчику организация, также подготавливается прототип решения для демонстрации Заказчику (если необходимо) и коммерческое предложение.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, Руководитель проекта (РП) составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта. На данном этапе также может проходить выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Информационное обследование и анализ

Используя результаты Предпроектного обследования в качестве отправной точки, в ходе Информационного обследования уточняется полученная ранее информация, исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»), предлагаются будущие, оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), а также описываются все необходимые модификации в системе для поддержки этих бизнес-процессов и интерфейсы СЭД.

Cхема результатов проведения информационного обследования

Целями информационного обследования являются:

• изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ);
• разработка рекомендаций по реинженирингу (оптимизации) документопотоков и организации документооборота и делопроизводства.

Целью этого этапа является выявление требований Заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа Заказчика, основных пользователей и Аналитика на протяжении всей фазы информационного обследования и анализа. Обычно Информационное обследование является следующим шагом после Предпроектного обследования, и предполагает подробное изучение всех областей бизнеса, которые будут затронуты в ходе проекта, а не просто идентифицирует основные функциональные области и жизненно необходимые приложения ("killer applications"), как это делается на этапе Предпроектного обследования.

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне. Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

Результаты работы находят отражение в документе "Функциональные требования" (ФТ) или Отчете, или техническом задании (в зависимости от сложности проекта).

Итоговый документ должен содержать:

1. Функциональные требования к СЭД;
2. Описание интерфейсов СЭД;
3. Описание бизнес-процессов;
4. Рекомендации по реинженирингу (оптимизации) документооборота;
5. Другая информация, полученная в ходе обследования и анализа.

В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.

После определения целей, задач, границ проекта по внедрению СЭД начинаются работы по разработке и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.

С целью эффективной автоматизации работы с документами рекомендуется:

1. Составить список существующих видов документов в организации
2. Сделать обследование каждого вида документа (см. ниже)*
3. Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто, какие виды документов создает)
4. Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто, какие виды документов; условия, при которых необходима виза, подпись)
5. На основе этих списков составить общий маршрут прохождения документов с условиями прохождения – алгоритм (Оперограмма или Схема графического документооборота)
6. Определить необходимые отчетные документы (отчеты): условия создания отчетов и их формы
7. Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить сроки, формы уведомления, форму контрольной карточки, условия снятия с контроля)
8. На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ при необходимости
9. Составить Номенклатуру дел (с указанием сроков хранения и принципов формирования дел) при необходимости
10. Составить список , где отражен механизм доступов к различным видам документов (в зависимости от должности)

Обследование каждого вида документа:

• описать технологию документирования (составления): совокупность реквизитов, их расположение, способы заполнения (при необходимости);
• описать формы регистрационно-контрольных карточек (РКК): набор и расположение полей в карточке;
• показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.);
• показать схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.;
• описать способ регистрации, коды, которые присваиваются различным видам документов

Вопросы для анкет и интервью

Здесь перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервью пользователей при проведении обследования объекта внедрения СЭД. Вопросы являются рекомендательными. Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому Аналитик должен проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Потребности в автоматизации процесса управления документами:

1. Каковы долгосрочные и краткосрочные цели внедрения системы?
2. Каковые основные критерии успеха проекта внедрения системы документооборота?
3. В какие сроки желательно выполнить внедрение системы? Чем обусловлены данные сроки?
4. Кто является основным инициатором проекта: в интересах какого подразделения или руководителя (руководителей) планируется провести внедрение системы?
5. Кто является основными заказчиками СЭД (какие подразделения) и основными участниками СЭД?
6. При внедрении системы планируется полный или частичный переход на безбумажную технологию делопроизводства и документооборота? Опишите, как Вы это видите.
7. Планируется ли использование систем криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (СКЗИ и ЭЦП)? Если ДА, то укажите название или тип приоритетных систем.
8. Обработку, каких типов документов, форматов и видов планируется автоматизировать средствами системы?
8.1. Кратко опишите основные параметры каждого из них, укажите отличия.
8.2. Укажите приоритеты
9. Сколько рабочих мест планируется установить сразу?
10. Сколько рабочих мест планируется подключить к системе в итоге (вообще)?
11. В каких подразделениях планируется внедрение СЭД?
12. Опишите основные функциональные обязанности подразделений – основных участников СЭД.

Организационные вопросы:

13. Есть ли технические специалисты, которые будут вести проект от Заказчика?
14. Есть ли специалисты по ДОУ, которые будут вести проект от Заказчика?

Вопросы по ДОУ:

15. Существуют ли утвержденные положения, инструкции, регламенты или иные нормативные документы, регламентирующие работу с документами (описания правил делопроизводства и документооборота)?
15.1. Насколько они проработаны и актуальны?
15.2. Планируется ли их изменение?
15.3. Если существуют такие документы, просим их предоставить для анализа
16. Если таких правил (положений, инструкций, методик) нет или они не являются актуальными, необходимо ли провести обследование, описание и оптимизацию существующих процессов?
16.1. Есть ли понимание о необходимости и своевременности таких действий?
16.2. Или планируется провести автоматизацию процессов «как есть»?
16.3. Если будет проводиться обследование и оптимизация, то определите области обследования, цели и критерии оптимизации.
17. Каким образом ведется делопроизводство?
17.1. Централизованно;
17.2. Децентрализованно;
17.3. Смешанно.
18. Какое подразделение или кто из сотрудников несет ответственность за работу с документами?
19. Кто в компании организует работу с документами (какое подразделение)?
20. Какие функции (процессы, работы) необходимо автоматизировать для указанных видов документов? Опишите их (кратко)
21. Какой примерный объем документооборота в год/месяц по каждому указанному виду документов?
22. Перечислите виды документов, по которым используются бланки и шаблоны, работу с которыми планируется автоматизировать?
23. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов? Опишите их структуру, правила заполнения, правила формирования регистрационных номеров.
24. Какие документы требуют дополнительного контроля? Опишите их характеристики и требования по контролю.
25. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
26. Виды работ, производимые над каждым типом документа. Изменения, происходящие с документом в ходе бизнес-процесса.
27. Опишите должностные обязанности по обработке документов сотрудников – участников документооборота.
28. Опишите существующую технологию работы с документами в организации, подразделении:
28.1. порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов;
28.2. порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюции;
28.3. структура резолюции;
28.4. порядок постановки документов на контроль;
28.5. виды контроля;
28.6. сроки исполнения;
28.7. перечень документов, ход исполнения которых подлежит контролю;
28.8. технология контроля исполнения документов;
28.9. порядок учета документов, поступивших на исполнение, в структурных подразделениях;
28.10. порядок снятия документов с контроля;
28.11. порядок рассмотрения проектов документов руководством, их согласования различными подразделениями и утверждения;
28.12. порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов;
28.13. порядок разработки внутренних документов;
28.14. организация хранения документов в структурных подразделениях и в центральном архиве организации.
29. Что требуется изменить в работе с документами?
30. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов?
30.1. Опишите их структуру и правила заполнения (если есть).
30.2. Правила формирования регистрационного номера
31. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
31.1. текущие делопроизводственные отчеты;
31.2. итоговые делопроизводственные отчеты;
31.3. статистические делопроизводственные отчеты;
32. Возможность установки и отслеживания связей между документами

Вопросы по архивному хранению:

33. Есть ли архив как структурное подразделение?
34. Кто несет ответственность за оперативное хранение документов?
35. Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их.
36. Разрабатывается ли Номенклатура дел (каждый год)?
37. Какое подразделение (должностное лицо) несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.
38. Проводится ли экспертиза ценности документов и уничтожение документов?
39. Есть ли научно-справочный аппарат? Кто его ведет? Опишите его структуру.
40. Разработана ли политика доступа к документам, особенно конфиденциальным?
41. Планируется ли осуществлять перенос архива «бумажных» документов в систему?
41.1. Укажите ориентировочное количество, формат и типы документов.
41.2. Является ли архив документов территориально распределенным? Если ДА, то где расположены места хранения документов?
41.3. Укажите требуемые сроки осуществления переноса информации в систему.
42. Какие правила применяются для списания документов в дела, передачи в архив, какие нормы хранения?
43. Правила работы с Номенклатурой дел подразделения, ее структура и организация хранения документов в подразделении, работа с которыми подлежит автоматизации.

Описание структуры организации:

Для осуществления первичной оценки требований необходима информация об организационной структуре компании. Описание оргструктуры должно представлять собой схему (в формате Visio, ARIS либо в другом аналогичном формате). Возможно и текстовое описание. Схема (либо текстовое описание) оргструктуры должна отражать:

44. Список организаций верхнего уровня (управляющая компания, список комплексов, филиалов, отдельных юр. лиц (например, офисы компании) и т.д.), включающий:
44.1. название организаций;
44.2. географическое расположение организаций;
44.3. взаимосвязи между организациями (иерархия);
44.4. сферы деятельности организаций.
45. Организационные структуры организаций верхнего уровня, которые должны содержать:
45.1. структуру подразделений;
45.2. взаимосвязи подразделений;
45.3. функции подразделений;
45.4. сферы ответственности подразделений.

В первую очередь интересует информация о структурных единицах, которые будут задействованы в ходе внедрения системы электронного документооборота.

IT-инфраструктура организации:

46. Какое техническое обеспечение есть в наличии: характеристики сервера, клиентских мест?
47. На сегодняшний день используется ли для автоматизации текущих задач информационная система (системы)?
47.1. Если ДА, то, какие функции в ней реализованы?
47.2. Что не устраивает / текущие проблемы?
47.3. Планируется ли ее заменить полностью или частично?
47.4. Миграция данных: как планируется осуществить перенос накопленной информации:
- не переносить,
- переносить вручную,
- переносить автоматизировано.
47.5. Если планируется автоматизированный перенос «старых» данных в новую систему, необходимо предоставить информацию о структуре и форматах хранения, сформулировать требования к конвертации данных.
48. Требуется ли интеграция с другими системами?
49. Какова типичная конфигурация клиентских рабочих станций (процессор, оперативная память, операционная система и т.д.)?
50. Определен ли перечень стандартного программного обеспечения, устанавливаемого на офисных ПК? Если ДА, то приведите этот список.
51. Каковы характеристики базового серверного оборудования?
52. Используется ли сотрудниками предприятия в повседневной работе корпоративная электронная почта? Какой почтовый сервер и клиент используются?
53. Укажите версию и разработчика серверного ПО корпоративной электронной почты.
54. Какова топология вашей сети:
1.1. Построена ли локальная сеть на базе домена Windows NT?
1.2. Сколько рабочих станций в вашей локальной сети?
1.3. Есть ли территориальная распределенность сети? Если есть:
1.3.1. Каково распределение рабочих станций по филиалам (офисам)?
1.3.2. Какова пропускная способность каналов связи между сегментами сети?
55. Если ли выделенный файл-сервер, предназначенный для хранения документов? Каков ориентировочный объем документов, хранящихся на этом сервере?
56. Существует ли стратегия хранения неструктурированной информации (ПК, выделенные файл-сервера, подсистемы хранения и пр.)
57. Каков средний объем документов, хранящихся на клиентских рабочих станциях?
58. Какие корпоративные информационные системы (КИС) используются на предприятии?
59. Есть ли лицензированные СУБД и как они используются? Укажите разработчиков и версии используемых на предприятии СУБД.
60. Используются ли службы каталогов для идентификации пользователей? Если ДА, то укажите, какие.
61. Существует ли служба технической поддержки пользователей (helpdesk)? Есть ли регламент работы данной службы?
62. Сколько сотрудников насчитывает отдел (департамент, управление) информационных технологий? Какие основные задачи решает данное подразделение?
63. Укажите системы, с которыми должна быть интегрирована система документооборота.
64. Укажите примерное соотношение сотрудников, имеющих доступ к документам только для ознакомления к количеству сотрудников, имеющих право на модификацию и выполнение определенных действий.

Требования к СЭД:

65. Какие функциональные требования к новой системе Вы считаете наиболее важными, перечислите и опишите.
66. Состав атрибутов каждой карточки документа:
- Название
- Описание
- Метка на форме (название на форме)
- Тип данных
- Способ заполнения (вручную, из справочника, …)
67. Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек Перечень реквизитов поисковой карточки
68. Необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования и др.
69. Необходимые фильтры в системе
70. Информационные запросы, которым должна удовлетворять система

Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма . В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Примеры оформления процесса работы с документом

Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма. В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его

Алгоритм обработки приказов по основной деятельности

Разработка функциональных требований

На основе перечисленной выше информации Аналитик разрабатывает функциональные требования к СЭД или ТЗ на разработку СЭД. В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Автоматизация работы и, соответственно, постановка задач на разработку ПО должна проводиться в условиях наличия нормативных документов, регламентирующих работу с документами: инструкции, регламенты, альбомы форм и др.

При отсутствии подобных документов необходимо разработать документ (-ы), закрепляющий (-щие) основные правила работы с документами, работа с которыми планируется автоматизировать.

Документация

При проведении обследования подготавливается следующая документация:

1. Отчет об информационном обследовании (инфологическая модель)

Назначение :
Фиксация информации, полученной в ходе проведения анкетирования, интервьюирования сотрудников Заказчика с целью разработки ТЗ на создание и настройку автоматизированной системы

Включает :

• Описание общих характеристик Заказчика;
• Описание организационной структуры;
• Описание технического оснащения;
• Описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• Описание требований пользователей;
• Рекомендаций по улучшению бизнес-процессов.

2. Техническое задание на создание автоматизированной системы (датологическая модель)

Назначение :
Разработка технических требований на функционал автоматизированной системы, ее архитектуру

Включает описание:

• АРМов;
• функций системы;
• атрибутов карточек;
• интерфейсов;
• справочников;
• кнопок действий;
• условия уведомлений;
• другие технические требования к СЭД.

Описанные выше разделы документации могут быть добавлены и изменены, т.к. разработка документации является творческим процессов, а также зависит от профессионализма Аналитика, разрабатывающего данные документы.

Ключевые слова: обследование предприятия, интервьюирование и анкетирование, реестр входящей информации, реестр внутренней информации, реестр исходящей информации, отчет об экспресс-обследовании предприятия, референтная модель, полная бизнес-модель организации, функциональная модель предметной области.

Задачи и этапы предпроектного обследования объекта автоматизации

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. В течение этого времени системный аналитик должен обследовать не более 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организации часто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования.

К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:

Сводная информация о деятельности предприятия.

Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.

Сведения об учетной политике и отчетности.

Регулярный документооборот предприятия.

Реестр входящей информации.

Реестр внутренней информации.

Реестр исходящей информации.

Сведения об информационно–вычислительной инфраструктуре предприятия.

Сведения об ответственных лицах.

РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)
		Кто обрабатывает	Откуда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения
РЕЕСТР ВНУТРЕННЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Кому передает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

РЕЕСТР ИСХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ
(Наименование предприятия)		(Наименование подразделения)		Характеристики обработки документов
	Наименование и назначение документа	Кто обрабатывает	Куда поступает	Трудоемкость	Периодичность, регламент	Способ получения

Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования составляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

предотвращения доступа к конфиденциальной информации;

усиления целевой направленности обследования;

минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.

Общий перечень вопросов (с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

основные задачи подразделений;

собираемая и регистрируемая информация;

отчетность;

взаимодействие с другими подразделениями.

Анкеты для руководителей и специалистов могут содержать следующие вопросы:

Каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием?

Организационная структура подразделения.

Задачи подразделения.

Последовательность действий при выполнении задач.

С какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

Каким справочным материалом вы пользуетесь?

Сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных операций? На какие даты приходятся «пиковые нагрузки»? (периодичность в месяц, квартал, год и т.д.) Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.). Используемые программные продукты для автоматизации бизнес-процессов.

Какие отчеты и как часто вы готовите для руководства? Ключевые специалисты подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес-процессам, применяемым в подразделении.

Характеристики удаленных объектов управления.

Документооборот на рабочем месте.

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех существенных сторон организационной деятельности и обладают высокой степенью субъективности. И самое главное, что такого рода обследования не выявляют устойчивых факторов, связанных со специфическими особенностями организации, воздействовать на которые можно исключительно методами функциональной настройки организационной системы.

Анализ опросов руководителей обследуемых организаций и предприятий показывает, что их представления о структуре организации, общих и локальных целях функционирования, задачах и функциях подразделений, а также подчиненности работников иногда имеют противоречивый характер. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных микропроцессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) остается неизвестной.

Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагностика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабочего времени персонала. Цель диагностики - получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики организационных структур относятся:

классификация субъектов функционирования (категорий и групп работников);

классификация элементов процесса функционирования (действий, процедур);

классификация направлений (решаемых проблем), целей функционирования;

классификация элементов информационных потоков;

проведение обследования деятельности персонала организации;

исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик: процедур, контактов персонала, направлений деятельности, элементов информационных потоков - по отдельности и в комбинациях друг с другом по категориям работников, видам процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований);

выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководителями, сотрудниками и подразделениями;

установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации;

выявление основных технологий функционирования организации (информационных процессов, включая и недокументированные), их целеполагания в сравнении с декларируемыми целями организации;

выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;

определение причин рассогласования декларируемой и реальной структуры организационных отношений.

Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу. Ниже представлена форма рабочей таблицы системного аналитика:

Сразу по окончании процедуры обследования таблица пополняется дополнительными характеристиками: технологическая ветвь, системная функция, предмет, аспект, эмоциональный фон и др.

Часть показателей, те, что помечены звездочкой, заполняются в процессе обследования, остальные - после. Содержание записей следующее:

номер (по порядку);

агент (должность обследуемого работника);

время, в течение которого выполнялась процедура;

процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);

информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);

инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);

контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);

отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма взаимодействия в данной процедуре);

проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).

Результатом предпроектного обследования должен явиться «Отчет об экспресс-обследовании предприятия» , структура которого приведена ниже.

Краткое схематичное описание бизнес-процессов, например:

управление закупками и запасами;

управление производством;

управление продажами;

управление финансовыми ресурсами.

Основные требования и приоритеты автоматизации.

Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.

Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц, примерная форма которых приведена ниже.

Основные бизнес процессы предприятия

	Б-П Наименование бизнес-процесса
	Продажи: сеть, опт
	План закупок
	Размещение заказа на производство
	Производство собственное
	Закупка сырья

В настоящее время наблюдается бурное развитие и внедрение информационных технологий не только в госорганах, но и на многих российских предприятиях, и от того, каким будет подход к внедрению СЭД, насколько он будет грамотно спланирован, зависит успех самого внедрения.

Вместе с ростом бизнеса увеличивается и объем бумажной документации. А когда количество обрабатываемых документов превышает пороговое значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля, перестают быть управляемыми и, как следствие, начинают тормозить развитие предприятия, тогда и приходит понимание важности внедрения СЭД. В этот момент многие предприятия сталкиваются с проблемой под названием «с чего начать».

Процесс внедрения СЭД в успешной мировой и отечественной практике включает в себя следующие этапы:

1. Информационное обследование.
   1. Интервьюирование.
   2. Анкетирование.
2. Анализ собранных данных.
3. Формирование технических и функциональных требований к СЭД.
4. Мониторинг рынка СЭД и проведение тендера.
5. Тестирование демоверсии.
6. Заключение договора.
7. Разработка регламентов для СЭД.
8. Установка и настройка ПО.
9. Обучение пользователей СЭД.
10. Тестирование ПО с пользователями.
11. Устранение ошибок, выявленных при тестировании системы.
12. Промышленная эксплуатация.

Почему не обойтись без информационного обследования?

Почему же так важно проводить информационное обследование? Считается, что качественное проведение предпроектного обследования гарантирует 80% успеха внедрения СЭД . Ведь оно позволяет:

• получить более четкий «портрет» организации: ее миссия, направления деятельности; структура предприятия; функции подразделений (и их взаимодействие), заложенные в положениях о структурных подразделениях; основные бизнес-процессы;
• определить общее состояние организации делопроизводства на предприятии;
• определить информационные и документационные потоки (в т.ч. виды используемых документов);
• выявить и учесть риски и способы их преодоления при внедрении системы;
• определить цель внедрения;
• определить задачи и функции, которые в последующем СЭД должна будет выполнять;
• определить пользователей СЭД;
• узнать и описать существующие бизнес-процессы (подлежащие автоматизации) и др.

Получить ответы на перечисленные вопросы можно путем самостоятельного изучения общей информации об объекте внедрения СЭД. Это помогает подготовиться к интервьюированию руководства и ключевых специалистов. А анализ результатов интервью поможет вам разработать анкету с более детальными вопросами для более широкого круга лиц. Таким образом, каждый этап обследования позволяет погружаться в проблему все глубже и получать на выходе все более детальное описание задачи.

Только поняв реальные потребности предприятия, можно определить, какие функции должна выполнять СЭД. Тогда ее появление сможет оптимизировать труд людей и они не станут воспринимать ее как пятое колесо телеги.

К моменту начала проведения обследования наш мясоперерабатывающий завод имел группу территориально-распределенных офисов, сложную структуру предприятия и большой объем бумажного документооборота, что привело к разрозненному неконтролируемому документообороту, нарушению сроков согласования и исполнения, а также к потере документов.

С ростом объемов производства и увеличением задач, решаемых нашим предприятием, количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой, только росло, возросла и роль исполнительской дисциплины. В связи с выходом мясоперерабатывающего завода на новый уровень руководством предприятия было решено внедрить систему электронного документооборота (СЭД), позволяющую автоматизировать не только работу с организационно-распорядительными документами (приказы, переписка и т.п.), но и некоторые бизнес-процессы, сопровождаемые обработкой и исполнением документов.

Для этой цели была сформирована команда из специалистов ключевых структурных подразделений предприятия. Руководителем этого проекта была назначена заместитель директора по ДОУ - автор данной статьи.

Интервьюирование

Нами было решено внедрять СЭД поэтапно. Первым «видимым» для коллектива этапом информационного обследования было проведение - опроса первой линейки руководителей и основных участников бизнес-процессов, которые будут работать в СЭД , т.е. будут являться ее пользователями. В обязательном порядке в это обследование должны входить руководители и предметные специалисты заинтересованных структурных подразделений, которые смогут высказать свои пожелания и замечания.

Перед началом данного этапа заместителем директора по ДОУ были подготовлены вопросы , ответы на которые могли бы дать представление о проблемах в организации работы с документами.

Был составлен список будущих респондентов, куда вошли около 30 человек (это руководители подразделений, их замы и специалисты, ответственные за создание документов, визирующие, подписывающие и утверждающие их ). С каждым договаривались об отдельной встрече, во время которой сначала излагалась цель личной беседы, а дальше шел диалог, «программой» которого служил заранее подготовленный список тезисов и вопросов (см. Пример 1). Для удобства проведения и анализа интервью можно записывать разговор на диктофон. Но участнику опроса лучше не знать, что происходит запись, потому что при виде диктофона большинство людей теряются.

Пример 1

Заготовка для проведения интервью в рамках обследования мясоперерабатывающего завода для внедрения СЭД

Свернуть Показать

При встрече с каждым респондентом заместителем по ДОУ в начале разговора были подробно изложены:

1. Цель опроса:

«Обследование состояния делопроизводства и документооборота, понимание существующих бизнес-процессов, которые должны быть автоматизированы и деятельность которых сопровождается обработкой и исполнением документов».

2. Для чего нашему предприятию нужно внедрение СЭД:

«Назначение СЭД - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами».

3. Какие преимущества дает СЭД, например:

«Система позволяет сократить время на поиск нужного документа, позволяет иметь доступ к общей базе документов с разграничением прав пользователей, можно работать в системе удаленно, работать с одним документом совместно нескольким пользователям, согласовывать документы быстро и просто, автоматизировать регистрацию и распределение документов, организовать контроль исполнения поручений и документов (управленческая деятельность становится прозрачной), есть возможность подписывать документы в системе с помощью электронной подписи, организовать работу с договорами, интегрировать СЭД с другими программами, используемыми организацией, сократить затраты на содержание архива».

1. Какие проблемы у Вас возникают в работе с документами?
2. Что бы Вы хотели улучшить, усовершенствовать, изменить в организации работы с документами?
3. Как быстро и качественно происходит доставка документов?
4. Где находятся, на Ваш взгляд, слабые участки, из-за которых возникают проблемы в работе с документами?
5. Удобны ли в работе существующие бланки документов?
6. Какое время затрачивается на обработку одного документа? Этот вопрос следует задать применительно к каждому виду документов, массово присутствующему в бизнес-процессах организации.
7. Каков объем документооборота на Вашем участке работы?

На процессе проведения интервью сказалась занятость участников опроса, что отразилось на сроках его проведения, а также продемонстрировало недооцененность важности проекта со стороны сотрудников.

В качестве результата анализа собранных в ходе интервью сведений была сформирована таблица , показанная в Примере 2. Она помогла структурировать полученную информацию и сделать необходимые выводы, которые хорошо отражаются в ней.

Пример 2

Систематизация сведений, полученных в ходе интервью

Свернуть Показать

По итогам интервьюирования были выявлены следующие бизнес-процессы, требующие автоматизации силами СЭД в первую очередь:

• управление договорами;
• согласование счетов на оплату;
• согласование организационно-распорядительных документов:
• контроль исполнения поручений (резолюций).

Интервьюирование позволило подготовить почву для анкетирования, которое предполагает большую точность в предоставлении ответов на вопросы.

Анкетирование

Целью анкетирования было получение более детальных (точных) сведений о текущем состоянии документооборота и делопроизводства на предприятии. Участниками анкетирования были руководители структурных подразделений и предметные специалисты, которые потом должны стать пользователями СЭД. Анкетирование проводилось заочно, что подразумевало заполнение анкеты при отсутствии исследователя.

Анкета состояла из трех частей (см. Пример 4):

1. Вводная часть - главная ее задача была побудить респондента дать ответы на поставленные вопросы. Описывалась цель и задачи исследования, значимость роли респондента; инструкция по заполнению анкеты.
2. Основная часть, содержащая вопросы с простыми формулировками, а их полнота и количество зависят от желаемой цели (вопросы в образце анкеты из Примера 4 являются рекомендательными и могут отличаться от оптимальных вопросов для обследования вашего предприятия, вы можете их использовать как стартовый образец для разработки собственной анкеты).
3. Заключительная часть - здесь респонденту давалась гарантия конфиденциальности высказанного им мнения; выражалась благодарность за участие в исследовании.

По желанию респондента анкета распечатывалась и вручалась ему лично либо отправлялась на его электронную почту. Форма анкеты была составлена так, чтобы респонденту было удобно заполнять ее прямо в word`овском файле.

Если анкета направлялась в виде word`овского файла, то в теле электронного письма получатель сначала видел сопроводительный текст (все контактные данные в примере вымышленные):

Пример 3

Сопроводительный текст и тема электронного письма при отправке анкеты в виде вложенного файла по e-mail

Свернуть Показать

Пример 4

Анкета для проведения обследования предприятия перед внедрением СЭД

Свернуть Показать

Собранные данные были внесены в таблицу MS Excel, это позволило автоматически формировать диаграммы распределения мнений по каждому вопросу. Т.е. результаты были представлены руководству наиболее наглядным способом (см. Пример 6). Количество выбранных вариантов ответов по каждому вопросу отражалось на одном листе файла, а диаграммы по этим данным строились на другом его листе:

потеря документов на бумажном носителе в длительной цепочке рассмотрения согласующими лицами (важные проекты договоров, бывало, терялись либо часто залеживались в куче других бумаг);

увеличение объема документации на бумажных носителях (наличие многочисленных копий одного и того же документа в различных подразделениях);

отсутствие общедоступной и простой в использовании базы знаний по внутренним стандартам и распорядительным документам предприятия.

В дальнейшем мы собираемся учитывать все выявленные риски, чтобы в кратчайшие сроки перейти на работу в СЭД:

• риск отсутствия или некорректного определения задач и функций СЭД;
• риск недооценки необходимых ресурсов (денежных, временных);
• риск нарушения сроков реализации этапов проекта;
• риск недостаточного информирования сотрудников предприятия о ходе работ, а также риск пренебрежения, пассивности, сопротивления работников, слабой вовлеченности в проект руководителей;
• риск слабой технологической оснащенности;
• риск отсутствия нормативной базы.

В целом обследование показало положительное отношение к внедрению электронного документооборота, но был и ряд сотрудников, негативно относящихся к внедрению СЭД, потому что они восприняли этот проект как очередное новшество, которое только добавит им работы.

В последующем на основании анализа результатов интервью и анкетирования была определена цель и составлены требования к СЭД, но это уже другой и не менее важный этап работы по внедрению. В настоящее время нашим предприятием проводится сопоставительный анализ рынка СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

Перед любой IT-компанией возникает необходимость проведения предпроектного обследования при автоматизации бизнес-процессов Клиента.
Обычно, это вызывает ряд взаимосвязанных вопросов у последнего:

1. Какой будет результат?
2. Стоимость обследования?

Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой IT-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. От правильной организации и проведения этого этапа зависит успех всего проекта.

Нужно ли проводить обследование? Что оно даст Клиенту?

Причин, по которым необходимо обследование, много. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее и пр. Проще говоря, обследование надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Какие цели и задачи у предпроектного обследования?

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

Получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальную картину с представляемой

Оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из IT-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях

Оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика

Своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию

Уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов

Оценить технические и кадровые ресурсы, которые будут нужны на этапе внедрения системы. Спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета

Оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы

Оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами

Получить более точную оценку экономического эффекта и возврата инвестиций

Основные задачи предпроектного обследования:

Изучение бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хочет решить с помощью системы автоматизации

Выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика, которые необходимо сохранить при автоматизации

Расчет окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом полученных данных

Каждая компания сможет добавить задачи, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но получение ответов на вопросы выше делает предпроектное обследование уже достаточно эффективным.

Какой будет результат?

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем.

Структура итогового отчета:

Организационная структура предприятия

Описание существующей автоматизированной системы

Расширенное описание бизнес-процессов и документооборота предприятия

Цели и задачи новой системы автоматизации

Варианты выбора программного продукта

Варианты внедрения

Определение порядка проведения работ по автоматизации

Календарный план-график работ

Ориентировочная стоимость внедрения

Стоимость обследования?

Ответ на этот вопрос зависит от целей обследования. Если целью является экспресс-обследование с помощью заполнения заказчиком опросного листа , тогда это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, то потребуется задействование значительных ресурсов IT-компании и стоимость будет рассчитана индивидуально. Настоящее предпроектное обследование является , позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы Клиента.

Какая эффективность у такого обследования и окупится ли оно?

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования является одним из сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта от услуги рассмотрим потенциальные каналы экономии:

1. Экономия людских ресурсов и времени:

При доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию

На этапе интеграции системы в IT-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии IT-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения

Благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика

За счет предварительной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации последствий

Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

За счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить

Посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого

Подводим итоги

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости из-за организационных и технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты заканчиваются неудачей. Согласно последним исследованиям, почти 1/3 из 2500 IT-проектов оказались не просто не успешными, а вообще не были завершены.

____

Заполните заявку на экспресс-расчет стоимости внедрения 1С:ERP АБСОЛЮТНО БЕСПЛАТНО!