Во время проведения плановой или вне плановой инвентаризации на предприятии, в обязательном порядке, заполняются документы. В том числе заполняют инвентаризационная опись по форме ИНВ-1. Опись представляет собой бланк, заполняющийся во время проведения инвентаризации на предприятии. Сегодня мы с вами рассмотрим правильность заполнения бланка описи ИНВ-1, какую необходимо вносить информацию в строки бланка. Скачать пример и пустой бланк формы описи можно по ссылке.

Инвентарная опись по форме ИНВ-1 заполняется при проведении инвентаризации ОС – основных средств, а также нематериальных активов предприятия на стадии перерасчета, проверки основных средств, с целью получения информации по имеющимся объектам их состоянию.

Перед началом инвентаризации документальная база по основным средствам предприятия передается в бухгалтерию, материальные ценности и объекты должны быть учтены и оприходованы. Ответственные за сохранность ОС подписываются в инвентарной описи, свидетельствуя, что все находится в надлежащем порядке и учтено.

Инвентаризационная опись основных средств. Пример оформления

И так, попробуем разобраться, как правильно заполнить опись. Сам бланк состоит из 3 страниц.

1. Страница № 1 – титульный лист.

Здесь носится информация следующего содержания:

• Название компании, предприятия, их структурных подразделений;
• Мотивы для проведения инвентаризации на основании приказа, заполненного по форме ИНВ-22, указывается дата и № (образец ИНВ-22 можно скачать тут);
• Даты начала и окончания инвентаризации;
• Дата и № описи ИНВ-1;
• Также обязательно необходимо указать объекты, подлежащие проверке, наименование предприятий, ФИО ответственных лиц, в чьей собственности находятся – точный адрес и место расположения.
• Если основные средства находятся в аренде, то в графе «арендодатель» указывают наименование компании – владельца объектов;

Ответственные лица ставят подписи

Проверка осуществляется специально созданной комиссией, утвержденной приказом . Главная ее задача – проведение оценки фактического состояния объектов, внесение основной информации по ним в таблицу, которая находятся на 2 странице бланка.

1. Страница № 2 – таблица ее заполнения

Необходимо заполнить следующие графы:

• Порядковый номер записи;
• Название объекта и его основные характеристики;
• № и дата акта приема-передачи объектом на учет;
• Год выпуска;
• Инвентарный номер, заводской номер и паспорт;
• Фактическое наличие в количественном выражении, стоимость.

Каждый объект описывается в отдельной строке и по нему заполняются все данные.

После заполнения формы итоговые данные подсчитываются, общая стоимость основных средств выводится отдельной строкой, под таблицей ставится прописью количество единиц объектов, их общая стоимость по полученным данным.

1. Страница №3

На этой странице все ответственные и проверяющие лица ставят подписи, подтверждая тем самым, что все объекты они проверили и внесли данные в таблицу.

После заполнения, документы передаются в бухгалтерию предприятия. Главный бухгалтер или его помощник вносит учетные данные по объектам основных средств, сверяются все данные, выявляются расхождения, вносятся в сличительную ведомость. Для оформления берется унифицированная .

Правильность заполнения всех данных проверяет главный бухгалтер предприятия, ставит подпись на 3 странице и указывают дату.

Сколько экземпляров

Два экземпляра - на собственные основные средства.

Один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - материально ответственному лицу.

Три экземпляра - на арендованные основные средства. Составляют отдельно для каждого арендодателя с указанием срока аренды. Один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - материально ответственному лицу, а третий высылают арендодателю.

Кто заполняет

Инвентаризационная комиссия

Кто подписывает

Председатель и члены комиссии

Сотрудники, ответственные за сохранность основных средств

Как заполнять

Когда оформляют

При проведении описи основных средств в ходе инвентаризации (в т. ч. арендованных).

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляют отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Форму ИНВ-1 не применяют при инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте. В этом случае составляют акт по форме ИНВ-10 .

На основании каких документов

Приказ о проведении инвентаризации

Для чего нужен бухгалтерии

Отражает фактическое наличие основных средств на определенную дату.

При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме ИНВ-18. После чего излишки, выявленные при инвентаризации, принимают к учету по рыночной стоимости. А недостачи списывают или удерживают с виновных лиц.

Для оформления итогов инвентаризации нематериальных активов используют специальный акт. Этот акт – ИНВ-1а. О том, как он формируется, вы можете узнать из следующей статьи.

Назначение инвентаризации нематериальных активов

При описи нематериальных активов компании проверке подлежит:

• наличие бумаг, которые могут подтвердить эксклюзивное право компании на имущество, и применение активов в ходе осуществления деятельности;
• корректность и своевременность отражения в балансе нематериальных активов.

Инструкция по заполнению

Инструкция по его заполнению предусматривает следующие пункты:

1. Данный документ формируется в двух экземплярах. Перед проведением инвентаризации, работники, несущие мат. ответственность, должны проставить в бланке описи свои подписи. Это будет являться подтверждением того, что все бумаги по приходу и расходу, касающиеся активов, сданы в отдел бухгалтерии, а сами нематериальные активы списаны или оприходованы.
2. На первой странице инвентаризационной описи НМА указывается, какие именно активы будут проверяться в ходе проведения описи, и где они расположены.
3. Члены комиссии в ходе инвентаризации вносят в таблицу сведения о каждом из имеющихся у организации нематериальных активов. Должно даваться название актива и краткое сведение о его назначении. Также, указываются данные, связанные с документом, который удостоверяет право на пользование НМА. В седьмой и восьмой строчках прописываются сведения о стоимостных показателях.
4. После того, как таблица формы ИНВ-1а будет полностью заполнена, необходимо указать итоговые данные.
5. В самом низу описи прописывают число заполненных строк и фактическая сумма по ним.
6. На основании полученной информации, отраженной в акте, осуществляют выявление несоответствий между фактическими данными и учетными данными. Эту информацию отражают в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.
7. Все члены комиссии должны проставить на акте свои подписи. После чего документ отдается в отдел бухгалтерии.

Бланк формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись основных средств

Применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Инвентаризационная опись по форме N ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Как в собственности предприятия, так и представленным на временное хранение или арендованным. Ее заполняют, когда возникает необходимость свести плановый (например, годовой) или внеплановый (перед продажей представительства) баланс.

ФАЙЛЫ

Под таблицей бланка обязательно должны стоять подписи членов комиссии и тех лиц, которые несут материальную ответственность на предприятии. Без этого комиссия не уполномочена для проверки, форма может считаться недействительной.

Такая инвентаризационная опись не охватывает основные средства, находящиеся в отбытии, а также нематериальные основные средства (проходят по форме ИНВ-1а).

Заполнение полей формы ИНВ-1

Поскольку ИНВ-1 используется как для собственности предприятия, так и для арендованных ценностей, то мы, не желая приводить к путанице, разделили эти назначения.

При проверке на предприятии, использующем основные средства (ОС) двух типов, следует заполнять два отдельных акта.

Вариант А. ОС в собственности компании

Внося данные в ИНВ-1, можно ориентироваться на инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форму ), откуда переносится большинство полей.

Как и другие учетные документы по инвентаризации, печатается в 2 экземплярах.

В этом варианте колонки 3-5 заполняются прочерками. Так же отмечаются позиции, не имеющие паспорта и заводского номера. Реже всего не заполняется год выпуска, однако и такая ситуация возможна, особенно для рабочего инструмента, ранее не состоявшего на учете. Если рабочая техника была доукомплектована (например, установка с башенным краном), описание комплектации следует указать во второй колонке.

— ИНВ-1 для инструментов и техники в собственности магазина.

Вариант Б. ОС арендованы у другого предприятия

В отличие от других учетных документов, печатается в 3 экземплярах:

• для ответственного лица,
• для бухгалтерии, составляющей общую отчетность,
• для арендодателя, предоставившего основные средства.

Данные по последнему юрлицу в обязательном порядке вносятся в форму, в строку после местонахождения ОС.

Как видно из формы, в столбцы 3-5 можно вносить данные по договорам аренды и лизинга.

— ИНВ-1 для предприятия с имуществом, взятым в аренду.

Общие моменты

Во всех случаях обязательной для заполнения является шапка документа, куда вносятся данные о распоряжении об инвентаризации.

— а вот “вид операции” можно оставить пустым.

ИНВ-1 позволяет внести более, чем 22 позиции. Для этого необходимо лишь допечатать нужное количество экземпляров страницы №2. Обратите внимание, что итоговые значения считаются как по текущей странице, так и по документу в целом.