Управленческий труд требует очень тщательного подхода в организации работы. Почему это необходимо и как реализуется? – Правильная организация работы позволяет Вам рационально расходовать жизненную энергию для организации и иметь её запасы, чтобы радоваться жизни, в полной мере использовать возможности, которые обусловлены финансовым успехом. Что такое правильная организация работы? – Правильная организация работы, начинается с правильной организации рабочего места и культуры общения, культуры переговоров, умения сосредоточиться на главном, отсеять ненужное и много ещё простых, но важных правил. И если Вы правильно организуете рабочий процесс, то будете работать с удовольствием, иметь возможность полноценно отдыхать, иметь разносторонние интересы, если же у Вас не будет правильной организации работы, тогда, и скорее всего, в связи с непомерным грузом множества нерешённых проблем, пределом Ваших мечтаний, будет желание добраться до постели, чтобы расслабиться и забыть о тяжёлом трудовом дне.


Почему так категорично? – Для иллюстрации рассмотрим некоторые примеры из жизни, мнения и заблуждения об управляющих всех уровней и как это связано с правильной организацией работы. Например, рабочие, которые трудятся физически, в большинстве своём уверены, что эта работа очень лёгкая и простая – включил кондиционер, сиди в кресле и отвечай на звонки. Некоторые из них, поднатужившись и получив высшее образование, с таким убеждением переходят на офисную работу и если у них нет системного подхода к организации работы, их ждёт глубокое разочарование. Если ранее, работая физически на свежем воздухе, укрепляя мышцы и нервную систему, они приходя домой чувствовали лишь физическую усталость, то после офисной «текучки», они чувствовали себя опустошенными, изнурёнными. Об этом свидетельствуют многие, сменившие физический труд на умственный, офисный, констатируя лишь факт и не говоря или не зная в чём причина, а причина этого – неправильная организация работы.


Как выглядит обычный рабочий день руководителя, ТОП-менеджера? – Постоянные телефонные звонки, почта и сообщения с множеством проблем, необходимость принятия сложных, быстрых решений, очередь в приёмной – партнёры с деловыми предложениями, подчинённые – с проблемами. А ещё планёрки, совещания, вызовы «на ковёр». И если этот процесс пустить на самотёк, то без правильной организации работы многие проблемы не получат должного разрешения, будут накапливаться долги в делах, которые придётся решать за счёт личного времени. Физический труд на производстве регламентируется множеством инструкций, правил, законов, контролируется службами охраны труда, комиссиями, комитетами всех уровней, т.е. охрана труда, техника безопасности организуется на государственном уровне.


«И это правильно, и иначе быть не может», как любил говаривать Михал Сергеич, неправильно то, что такой подход к умственному труду практически отсутствует. Ваша техника безопасности, как руководителя – это системная организация работы. Рассмотрим это на конкретных примерах. Организация работы начинается с выбора, обустройства офиса, рабочего места. Каков главный критерий? – Создание максимально комфортных условий для труда, без излишеств, вычурности, т.к. антиквариат, предметы искусства, которые требуют дополнительной охраны, бережного обращения, осложняют Вашу жизнь, снижают концентрацию внимания на работе. Образно говоря, набор эксклюзивной мебели никак не поможет Вам избежать краха в делах, а можно заработать миллионы сидя за столом производства местной мебельной артели.


Заранее спланируйте расположение Вашего рабочего места, чтобы максимально исключить неудобства, которые отрицательно влияют на Ваше эмоциональное состояние, снижают возможности правильной организации работы. Приведу перечень дополнительных факторов, от которых зависит эффективность организации работы:

Если есть возможность самостоятельно определиться с планировкой офиса (на стадии строительства или реконструкции), заранее составьте список необходимого оборудования, мебели (даже под планируемые закупки), предусмотрите для этого необходимое пространство, определитесь с прокладкой коммуникаций, расстановкой и подключением оборудования, расположением основных и вспомогательных помещений;

Качественное освещение способствует комфорту, а следовательно Вы сможете подойти к организации работы более взвешено, но если рабочее место расположено рядом с окном, необходимо избегать прямых солнечных лучей, сквозняков, а если Вам не хватает окна рядом с рабочим местом – повесьте там яркие занавески или картину с хорошим пейзажем;

Избегайте расположения Вашего кабинета рядом с туалетом, радом с источниками шума.


Ведение бизнеса предполагает многочисленные деловые связи, контакты и это направление требует определённой жёсткости в организации работы по развитию делового сотрудничества. Если Вы позволите втянуть себя в рассмотрение сомнительных предложений, то потеряете много времени и нервов. А начинается это всё с единственного вежливого ответа. Разработайте систему и аргументированную стратегию ответов, выработайте привычку неукоснительно придерживаться её, чтобы не вовлечь себя в бесконечные переговоры и совещания, т.е. учитесь говорить твёрдое «нет».


Ещё одним препятсвием к правильной организации работы, может послужить непродуктивное использование времени. – Договариваться о встрече или переговорах «после обеда, утром». В итоге 5-6 часов проходит в бесполезном ожидании, без пользы, внося в процесс организации работы сумятицу, беспорядок. Рекомендация очевидна – договариваться надо «чисто конкретно», с указанием точного времени, можно без секунд:)


Давайте более подробно рассмотрим оду из немаловажных составляющих правильной организации работы, как культура телефонных переговоров, т.к. её низкий уровень выливается в потерю рабочего времени на уровне 25-30% и это самый большой показатель из всех факторов, снижающих эффективность организации работы. Неумение подготовиться к телефонному разговору, чётко формулировать свои мысли, дорожить своим временем и временем собеседника, также негативно отражается на вашем имидже, репутации Вашего предприятия. К примеру, в фирмах с высокими требованиями к организации работы непременно уволят сотрудника, который не в состоянии решить проблемы или найти приемлемое решение за 2-3 минуты телефонного разговора. Из этого следует, что телефонный разговор должен быть кратким.


Вот некоторые правила организации работы в части общения по телефону в офисе:

Снимайте трубку после второго-третьего звукового сигнала телефона – ждать никто не любит;
сняв трубку, представьтесь, человек звонящий Вам, вправе знать с кем говорит, кроме того, это вносит в разговор элемент доверительности. Слова «алло, слушаю» – нейтральны, неинформативны;
не используйте для заметок клочки бумаги, листки – используйте для этого специальный блокнот;
следите за тем, чтобы Ваши вопросы собеседнику не превратились в допрос: «Кто такой, что нужно?»;
не «отфутболивайте» проблему: «Не мой вопрос, этого не может быть, Вы ошиблись». Помогите человеку разобраться и он будет чувствовать себя должником, а это уже возможность новых контактов, более эффективная организация работы.


Никогда не отвечайте на вопрос фразой «Я не знаю», гораздо эффективней с точки зрения правильной организации работы: «Интересный, неожиданный вопрос, позвольте я уточню». Ваша работа – знать, не подрывайте доверия к своей фирме.


Не отказывайте клиенту или контрагенту «рубанув с плеча» - он уйдёт к конкуренту, гораздо продуктивней взять время на обдумывание вариантов сотрудничества – Ваш бизнес от этого только выиграет, подтвердив, что в организации работы мелочей не бывает.


Никогда не произносите слово «нет» в начале ответа – это очень осложняет решение проблемы. Для отказа в чём-то, выражая несогласие, всегда пытайтесь подобрать менее конфликтный вариант. К примеру: «У нас нет возможности…, но мы готовы…», Ваша организация работы с таким подходом будет более продуктивной.


Если к Вам обращается клиент, избегайте формулировки: «Вы должны…», как правило он Вам ничего не должен, поэтому подбирайте не столь категоричные ответы: «Более приемлемо было бы…, Вам больше подходит…» – это будет более правильное общение с клиентом в контексте правильной организации работы в офисе.


Если Вы ведёте личную беседу с кем-то из посетителей, не отдавайте предпочтение позвонившему по телефону, если уровень проблемы или суть вопроса значительно не превышает сути беседы – это граничит с неуважением. А если организация работы в Вашей фирме находится на должном уровне, то Ваш секретарь должен иметь квалификацию, позволяющую решать эту проблему самостоятельно.


Будет правильно, если разговор заканчивает позвонивший, принявшему звонок не рекомендуется демонстрировать своё нетерпение при условии, что этот разговор не выходит за рамки целесообразности, как по содержательности, так и по продолжительности. Чтобы не обидеть не в меру разговорчивого собеседника и закончить разговор деликатно, разработайте и неукоснительно придерживайтесь стратегии вежливого выхода из нежелательного разговора. Есть много вариантов, но универсальная рекомендация может быть такова – в первой части фразы Вы всячески подчёркивайте значимость этой темы, профессионализм собеседника, а вторая – это большое сожаление, что Вы не можете продолжить столь содержательную беседу из-за неотложных дел, обстоятельств (вариантов много).


Организация работы, её эффективность во многом зависит от Вашего умения корректно пресекать посягательства на Ваше время. По большому счёту – это самый пагубный вид воровства, т.к. украденные у Вас деньги можно как-то вернуть, а украденное время – никогда. Помните это. Я, например, испытываю нечто подобное физическому дискомфорту, когда меня пытаются втянуть в пустопорожнюю болтовню или излагают суть вопроса, предваряя его фразой такого типа: «Когда ещё по Земле ходили мамонты..., я физически ощущаю, что бездарно расходуются минуты, секунды, просто вычёркиваются из жизни, поэтому я задаю наводящие вопросы, вежливо, ненавязчиво перехожу к интересующей меня теме – как правило, собеседник вспоминает, что и у него схожие интересы. С пониманием, без обид договариваемся.


Организация работы невозможна без её планирования. Это относится и к телефонному общению. Никогда не снимайте трубку детально не продумав, а в особо важных, сложных случаях – не составив тезисный план предстоящего разговора.


Утверждение, что план работы на день – это обязательная составляющая эффективной организации работы, может показаться спорным – есть люди, которым, якобы, это совершенно не подходит, обстоятельства и ситуации часто меняются и т.д. К сожалению, в этом вопросе компромисс невозможен – должен быть план по организации работы на день, если Вы хотите избежать непродуктивных потерь времени, лишней работы. План работы на день – это не жёсткая структура не позволяющая адекватно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов. Наоборот план организации работы на день – это способ, дающий возможность ориентироваться в тенденциях, направлениях меняющихся событий, обстоятельств.


План по организации работы на день, обязательно должен быть в письменном виде (на бумажном бланке, блокноте, ноутбуке). В обязательном порядке просматривайте его регулярно в течение дня. На это потребуется несколько минут, но Вы получите возможность контролировать, управлять рабочим процессом, правильно определиться с приоритетами, ничего не забывать, вносить необходимые корректировки. План организации работы на день Вы должны составлять с учётом приоритетности каждой новой задачи, для чего необходимо оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Исходя из личного опыта, могу порекомендовать следующую градацию приоритетности задач:

1.) Важные и срочные.
2.) Важные, не срочные.
3.) Срочные, не важные.

4.) Не срочные, не важные.


Эффективная организация работы – это умение выделить главные направления, задачи, сосредоточив на них максимум усилий, вместо их распыления на множество рядовых задач. Эта рекомендация вытекает из правила Парето, которое гласит, что 80% успешных результатов продуцируются приложением 20% усилий.


Теперь давайте рассмотрим системный подход, который поможет Вам справиться с большими объёмами информации, избежать стрессов, снижения эффективности Вашего труда. Ключ к этому – правильная организация работы с документами. Прежде всего, необходимо разделить поступающую информацию по уровню ценности, например: важная, срочная, дополнительная. Правильная организация работы в этом случае состоит в том, чтобы Ваши усилия были сосредоточены на главных направлениях. Поручите секретарю или помощнику просматривать все документы и не передавать Вам те из них, которые могут быть рассмотрены в обычном порядке Вашими подчинёнными. Не раздавайте безосновательно свои визитки, чтобы сократить поток «макулатуры», исключите себя из списка рассылки внутренних документов, которые не имеют отношения к Вашим обязанностям, но снижают эффективность организации работы.


Принятие решений – это творческий процесс для каждого руководителя и в практическом плане, его завершение означает, что это всего лишь начало организации работы по реализации принятого решения. Для принятия решения Вам необходимо определиться с ответами на следующие вопросы: зачем принимается именно это решение, каких целей хочу добиться, обладаю ли я необходимой информацией для его принятия и организации работы по исполнению, каковы затраты денег и времени, каковы варианты принимаемого решения?


– Всегда возникает соблазн рассматривать самый привлекательный на первый взгляд вариант и Ваше внимание фиксируется только на нём, в ущерб другим возможностям. Не торопитесь, проанализируйте все варианты, чтобы затем не вносить коррективы на стадии организации работы по выполнению решения. Даже самые блестящие решения могут быть провалены, если Вы не передадите свою убеждённость исполнителям. Основные принципы организации работы по эффективному убеждению, привлечению сторонников, состоит в том, что Вы должны делать это с учётом точки зрения аудитории, установив атмосферу доверия путём изложения анализа и чёткого плана реализации решения, особо подчеркнув выгоды от будущих результатов.


О совещаниях, которые созываются по любому поводу, не принося видимого эффекта, а потери времени при этом огромны, сказано и написано много, а если есть потери времени, то есть и возможности совершенствования организации работы. Почему некоторые люди весьма охотно посещают совещания? – Это, якобы, своеобразное признание их значимости, сопричастность с «верхним уровнем», это возможность произвести впечатление на руководство, коллег, совещания как бы ограждают Вас от скопившихся проблем, телефонных звонков, т.е. совещания – это атмосфера относительной недоступности. Что мы получаем в результате проведения совещаний? – Обмен информацией, мнениями, анализ и продвижение различных идей, необходимость мотивации сотрудников.


Рассматривая перспективу созыва совещания, всегда попытайтесь ответить на вопрос – каков будет конечный результат? – Ведь уже давно известны более эффективные методы организации работы по доведению информации, обмену мнениями, а на совещаниях, как правило, все слушают, а говорят первые лица. Творческие совещания, «мозговая атака» тоже не всегда эффективней индивидуального творчества – об этом свидетельствуют последние исследования. Совещания по целевой мотивации коллектива зачастую проигрывают, когда ставка делается на индивидуальное наставничество, обучение.


Почему так нужна чёткая организация работы офиса? – Она даёт возможность отвоевать у текучки и хаоса 2-3 часа для творческой работы, саморазвития, отдыха, т.е., образно говоря, в Ваших сутках будет не 24 часа, а 26-27 часов.


Не воспринимайте эту статью как готовую инструкцию по организации работы офиса. Это всего лишь материал, в котором излагается суть проблемы, отдельные её направления, пути решения. Многовариантность и объём познания Вами этой темы огромный и зависят они от Вашего личного опыта, уровня знаний во многих областях, начиная с менеджмента и заканчивая психологией.

Создать с нуля отдел продаж фирмы – задача достаточно непростая, требующая временных, финансовых затрат, определенных знаний и организаторских способностей. Безусловно, «озадачить» построением отдела продаж можно соответствующих специалистов – маркетологов или руководителей отделов продаж с многолетним опытом, которые знают, по каким именно «правилам» строится работа данного подразделения в фирме. Но можно ли «создать» отдел продаж с нуля руководителю фирмы самостоятельно? Эксперты на этот вопрос отвечают свое однозначное «Да!» Но построение отдела продаж будет правильным, а работа подразделения в последствии – эффективной, только лишь при условии того, что при решении данной задачи руководитель будет придерживаться правильной стратегии, пройдет все этапы создания эффективного отдела продаж, правильно рассчитает затрачиваемые ресурсы.

На этапе планирования создания отдела продаж с нуля руководитель должен выполнить ряд основных задач:

  1. Сформулировать цели создания будущего отдела продаж;
  2. Продумать структуру отдела продаж, проработать вопрос найма сотрудников;
  3. Определить размер финансовых средств, которые есть в распоряжении фирмы на создание отдела продаж;
  4. Регламентировать все процессы в деятельности отдела продаж;
  5. Определить сроки создания нового подразделения;
  6. Автоматизировать работу отдела продаж при помощи специальных сервисов и программ.

Но самое главное в этой связи – это постановка цели. То есть, руководитель должен знать, каким должен быть его идеальный «отдел продаж»? Вот примерный список требований, который «предъявляется» к хорошо функционирующему отделу продаж:

  • Все менеджеры по продажам работают одинаково эффективно;
  • План продаж (на неделю, месяц, год) всегда выполняется;
  • Работу каждого из сотрудников за любой период отдела продаж можно легко оценить, то есть, узнать сколько совершено звонков, насколько пополнилась клиентская база, а отчет за каждый день работы «падает» на стол руководителя отдела продаж;
  • Уровень взаимодействия других сотрудников и подразделений фирмы с отделом продаж остается на стабильно высоком уровне, именно от работы «в комплексе» зависит успех продаж в целом;
  • Правильная рабочая структура отдела продаж. Речь идет как о правильном распределении этапов продаж между менеджерами по продажам и взаимодействии с клиентами, так и о структуре внутри самого отдела, в котором четко разграничены задачи и функционал;
  • Продажи товаров или услуг в отделе осуществляются стабильно и беспрерывно.

Это лишь примерный список основных задач, которые ставит перед собой руководитель фирмы, который может дополняться. В целом же, во многих сферах бизнеса отдела продаж представляет собой подразделение фирмы, состоящее из нескольких менеджеров по продажам, руководит которыми один человек.

Этапы построения эффективного отдела продаж

Расставив приоритеты, определив основные цели, ради которых в фирме создается отдел продаж с нуля, а также сформулировав основные задачи, которые необходимо будет решать в процессе создания данного подразделения, руководитель компании или ответственное лицо может приступать к поэтапной реализации данной задумки.

  1. Проработка структуры будущего отдела продаж

Как правило, отдел продаж строится по трехуровневой системе – данная «модель» функционирования подразделения является наиболее оптимальной. Основываются данные уровни на уровнях взаимодействия с клиентами.

Первый уровень – уровень, на котором в фирме осуществляется поиск потенциальных клиентов. Это может быть сбор информации о фирмах города на основе общих баз данных, или «генерация» клиентов с сайта компании после того, как они пройдут регистрацию или закажут «обратный звонок». На данном уровне может работать как один сотрудник отдела продаж, так и сразу несколько – это зависит от размера фирмы и преследуемых целей. На первых этапах организации работы отдела продаж с нуля можно ограничиться одним работником, который будет заниматься сбором данных о клиентах.

Второй уровень в рамках трехуровневой системы организации отдела продаж – это основной уровень, на котором осуществляется «обработка» потенциальных клиентов, все данные которых поступают менеджерам с первого уровня. Осуществляют «холодные» или «теплые» звонки потенциальным покупателям, а затем и непосредственные продажи товаров или услуг, здесь опытные менеджеры по продажам, именно от их мотивации, желании работать и продавать зависит успешность работы всей фирмы, получаемая прибыль.

Третий уровень трехуровневой системы «среднестатистического» отдела продаж – это сотрудники, занимающиеся работой с постоянными клиентами фирмы. Все данные о данной категории покупателей передаются менеджерам сразу после первой продажи. Работают на третьем уровне чаще всего наиболее профессиональные сотрудники, так как именно работа с постоянными и ключевыми клиентами не менее важна, чем поиск покупателей и их обзвон. С постоянными клиентами необходимо постоянно держаться на связи, осуществлять для них повторные продажи товара или услуги, получать «обратную связь».

Эксперты признают, что выстроенная работа отдела продаж по трем данным уровням является оптимальной, затраты при выстраивании такой системы требуются минимальные, а скорость организации работы будет максимальной.

  1. Определение размера финансовых вложений

Безусловно, создание нового подразделения фирмы «с нуля» потребует дополнительных затрат: и единоразовых, и ежемесячных. К единоразовым можно отнести затраты на организацию рабочих мест сотрудников фирмы, включая персональные компьютеры, интернет, телефонию, телефонное оборудование, покупку и установку программы для автоматизации работы отдела продаж (СRM-системы), затраты на обучение сотрудников и т.д. К ежемесячным затратам можно отнести аренду помещения, в которой отдел продаж будет работать, заработная плата каждому из сотрудников отдела, абонентская плата за интернет, АТС.

По самым приблизительным подсчетам, создание отдела продаж в расчете на одного сотрудника обойдется фирме в сумму от 400 до 500 тысяч рублей. Окупаемость данных затрат – вопрос спорный и зависит это от того, насколько эффективно будет работать каждый вновь принятый менеджер по продажам, да и какой объем денежных средств и прибыль принесет фирме весь отдел продаж в целом. «Окупаться» затраты могут и в течение полугода, и в течении нескольких лет.

Оцените, сколько новых сотрудников сможет «осилить» фирма с точки зрения финансовых затрат, насколько необходимость каждого сотрудника будет оправдана, чтобы не получилось так, что менеджер на работу принят, продажи идут, а оказать услуги населению в нужном объеме фирма не сможет, да и с заказами товаров тоже не справляется.

  1. Регламентация всех рабочих процессов отдела продаж

По-настоящему важной задачей в рамках создания отдела продаж любой фирмы является регламентация всех рабочих процессов, то есть установление правил, по которым будет осуществляться работа всего подразделения. Это необходимо для того, чтобы процесс продаж не был хаотичным, где каждый менеджер по продажам работает с клиентами так, как ему заблагорассудится, учет не ведется, а зоны ответственности каждого сотрудника не разграничены.

Работа отдела продаж должна осуществляться по четко выверенным правилам и схемам. Речь идет о том, как продают менеджеры – данную работу регламентируют скрипты продаж; взаимодействие с клиентами должно выстраиваться по унифицированному алгоритму – поиск клиентов, «холодные звонки», работа с постоянными клиентами и т.д. Все правила работы подразделения должны быть расписаны в основных регламентах. Сюда относятся:

  • Правила работы с новыми клиентами;
  • Правила работы с постоянными клиентами;
  • Правила ведения клиентской базы фирмы;
  • Разъяснение границ ответственности каждого сотрудника фирмы, а также правила совместной работы менеджеров и руководителей;
  • Правила работы в CRM-программах, создания отчетов, ведения статистики и т.д.

Все эти документы не должны быть «теоретическими», это должны быть максимально полезные и применимые на практике правила (постоянно дополняемые), живое и подробное описание работы каждого сотрудника на всех этапах. Но, в то же время, все регламенты работы отдела продаж должны быть максимально понятными и краткими, чтобы даже новый сотрудник подразделения, только устроившийся в фирму, мог ознакомиться с данными документами и начать работу. Исполнение всех правил и регламентов должно быть стопроцентным, а значит все эти документы должны быть максимально «приближенными» к реальности.

  1. Поиск менеджеров по продажам

В рамках нашей трехуровневой системы отдела продаж основной задачей является, безусловно, поиск сотрудников. Задача эта по-настоящему не простая, так как подобрать настоящих профессионалов для работы в отделе продаж сегодня сложно. Если с работой сотрудников на третьем уровне с постоянными клиентами все относительно понятно – сюда будут «брошены» самые опытные сотрудники компании, которые работали в фирме еще до организации отдела продаж, то вот сотрудников, которые будут формировать базы клиентов и на втором этапе будут осуществлять «холодные» звонки и продажи, придется искать серьезно, затрачивая много сил и времени на то, чтобы выявить наиболее достойных претендентов на эти должности.

Старайтесь искать менеджеров по продажам с хотя бы минимальным опытом работы, а после того, как работники будут наняты, займитесь их обучением, проведите тренинги, экзамены, старайтесь сделать так, чтобы сотрудники больше практиковались.

Еще одна основная задача при организации работы отдела продаж «с нуля» – это назначение руководителя отдела. Им, безусловно, также должен быть или работник компании, или нанятый извне специалист с большим опытом работы на аналогичной должности. На первоначальных этапах создания и формирования отдела продаж, руководитель может работать с ключевыми клиентами фирмы, также в его задачи будет входить формирование регламентов, создание скриптов продаж, автоматизация работы отдела продаж, формирование клиентской базы и т.д.

  1. Автоматизация работы отдела продаж

Следующий важный этап в деле построения эффективного отдела продаж – это автоматизация бизнес-процессов и, в первую очередь, речь идет о CRM-системах – системах управления взаимоотношениями с клиентами. В рамках данных программ осуществляется поддержка всех бизнес-процессов компании, включая сбор, хранение и анализ всей информации о клиентах компании, базы данных и т.д. Но самая важная функция, которую выполняют CRM-программы – это система контроля за работой менеджеров по продажам. Все отчеты в таких системах формируются автоматически на основе вносимых в процессе работы каждым из сотрудников данных. Начальник отдела продаж при помощи CRM-программы может в онлайн-режиме отслеживать работу каждого сотрудника подразделения, знать, на каком этапе находятся переговоры с клиентами или на каком этапе – продажи. Все данные о клиентах, вся история взаимодействия «аккумулируются» в базе данных, это по-настоящему удобно и в несколько раз упрощает всю работу отдела продаж фирмы.

Кроме того, руководитель получает анализ продаж и прибыли, может оценить эффективность работы каждого менеджера, выполнение плана и т.д. Каждая фирма может самостоятельно подобрать подходящую CRM-программу и программу для автоматизации бизнес-процессов, тем более, что сегодня их великое множество – разной стоимости и с разными функциональными возможностями.

Пользователи давно оценили удобство, функциональность и простоту Онлайн сервиса для автоматизации работы Интернет-магазинов, розничной и оптовой торговли, сферы услуг «Бизнес.ру». В данном сервисе есть встроенная CRM-система, которая позволяет управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, контролировать взаиморасчеты, а также повышать эффективность работы менеджерам по продажам. В онлайн-сервисе «Бизнес.ру» в специальной базе данных хранится вся история взаимодействия с клиентами, сотрудникам и руководителю компании приходит автоматическое оповещение о смене статуса того или иного заказа; есть такие возможности, как «Задачи», «Обращения», «База знаний», многозадачный календарь, встроенная IP-телефония, а также возможность смс и e-mail-рассылки, собственный почтовый клиент.

Всем этим удобным функционалом сможет «обладать» отдел продаж любой современной фирмы в самое короткое время. Попробовать онлайн-сервис « » в работе и оценить все его возможности уже сейчас может любой желающий на бесплатном тарифе, который будет доступен пользователю в течение двух недель.

Вы старались, прилежно выполняли свои обязанности, задерживались в офисе в будние дни и выходили на работу в выходные. В конце концов, руководство компании это заметило и поставило вас начальником отдела. Отойдя от первой эйфории назначения и столь желанного (или нежеланного) назначения, вы начинаете осознавать, что в этом непростом деле нужно нарабатывать навыки руководства и управления персоналом с самого начала.

Первое, к чему нужно привыкнуть начинающему начальнику отдела - всю работу нельзя делать самостоятельно, даже если вы объективно понимаете, что можете выполнить все поставленные руководством задачи быстрее и качественнее, чем весь ваш отдел вместе взятый. И это делать нельзя по двум причинам. Во-первых, ваши сотрудники должны постоянно учится новому и профессионально расти, во-вторых, они должны чувствовать ответственность. Если же вы будете сами делать все сложные задания, то они никогда не начнут расти как профессионалы, а вы можете просто «надорваться».

Второе, чему придется научится начинающему руководителю - это правильно ставить задачу. То есть, спокойно и внятно объяснить подчиненному что именно, в каком виде и к какому сроку нужно сделать. На первом этапе нужно проговаривать каждый момент, а не ожидать, что сотрудники будут понимать вас с полуслова. У каждого руководителя свой стиль изложения задач, и чтобы добиться взаимопонимания в отделе нужно время.

Третье, что придется научится делать руководителю - это понимать своих сотрудников. Каждый из них отличается своим темпераментом, типом характера, профессиональным и жизненным опытом. С одной стороны, это делает работу руководителя более сложной, с другой - позволяет максимально эффективно выполнять поставленные перед отделом задачи. Однако на первоначальном этапе нужно понять сильные и слабые стороны каждого: кем-то основная работа делается более тщательно и ответственно, кто-то постоянно предлагает креативные идеи, кто-то отличается высокой скоростью работы. Задание, которое по своему внутреннему содержанию отвечает потребностям и интересам самого работника, значительно повышает мотивацию и производительность.

Не менее важно для начинающего руководителя научиться правильно контролировать персонал . Постоянное «дерганье» вызывает у них раздражение, которое постепенно может перерасти в открытое оспаривание авторитета. Лучше всего при распределении заданий оговаривать сроки предоставления промежуточных отчетов с указанием как позитивных моментов, так и тех сложностей, которые возникли при выполнении работы. Это позволит не только проконтролировать деятельность работника, но и глубже понять процесс, что особенно важно для тех руководителей, которые плохо знакомы со спецификой данной работы.

И самое главное - научитесь уважать своих сотрудников, давать им второй шанс, но при этом помнить, что важно не только выполнить поставленную задачу, но и создать команду, которая сможет выполнять сложные задачи снова и снова.

Организация работы отдела продаж

Специфика создания рабочего персонала и их обязанности

На начальном этапе рыночной деятельности, чаще всего, продажи организует владелец компании. Что вполне объяснимо: в первую очередь именно он заботиться о продвижении и росте своего бизнеса, поэтому и начинает сам заниматься поиском клиентов.

Когда у собственника предприятия изначально не получается создать базу данных со сведениями о клиентах, то можно считать, что последующая деятельность практически невозможна. Если же потребители есть, и объем их увеличивается, повышается и количество дел. Следовательно, возникает большое количество задач, требующих незамедлительного решения.

Как урегулировать все вопросы? Решением всех проблем один начальник заняться не сможет, поэтому ему потребуется принять в штат менеджеров, не только для выполнения первичных задач, но и для поиска новых покупателей. На данном этапе перед руководством встаёт намерение создать эффективный отдел продаж.

Что такое отдел продаж?

Для процветания и стального развития каждого бизнеса необходимо наличие профессиональной команды. Что она из себя представляет? Обычно под этим термином понимают коллектив работников, которые берут на себя функции по поиску и привлечению новых заказчиков, обработке возражений и удержанию клиента на длительный срок. Комплексный подход и совместная деятельность обеспечат гарантированный результат.

Первая необходимая цель каждого начальника – организация отдела продаж


Распространенная проблема большинства малоопытных предпринимателей – взять все или практически все обязательства по продажам на себя. В итоге получается так, что старые клиенты какое-то время ещё работают на оговоренных условиях, и бизнес прибыль получает. Но у руководителя недостаточно сил на стабилизацию уже существующих заказчиков и поиск новых покупателей. Приверженность к конкретной компании постепенно уменьшается и в результате клиент уходит.

Именно в этот не самый подходящий момент появляется конкуренты, которые с лёгкостью переманивают заказчиков. Чаще всего конкурентами являются областные представители компаний, которые быстро развиваются.

Провести аудит

Обычно в рабочем персонале таких фирм всегда есть активный и целеустремленный работник, имеющий огромный опыт в продажах. Возможно, ранее был управляющим и его заработная плата, в основном, зависела от факта привлеченных заказчиков и суммы их договора. Такие специалисты в своей сфере быстро ориентируются и работают по многократно обработанной схеме, а также используют рабочие инструменты, реально приносящие доход компании.

Чтобы более детально разобраться, представим, что ситуация выглядит примерно следующим образом: существует некое предприятие А, которое не уделяет должного времени на активное привлечение клиентов и личные переговоры. Это как раз и является отличной мишенью для конкурента, то есть заинтересованные заказчики есть, но довести их до продажи нет возможности. Обычно в этом момент и появляется на горизонте грамотный конкурент, который предполагает заказчикам:

  • Выгодные условия, по сравнению с другими компаниями;
  • Дополнительные скидки или бонусы при дальнейшем сотрудничестве.

Вот тут и уходит значительная часть клиентов. Менеджер по продажам конкурирующего предприятия, очевидно, выполнит план, или возможно перевыполнит (по количеству новых заказчиков) и получит бонус к заработной плате.

Что произошло с компанией А? Первое и самое значительное, то что она потерпела крах и не получила прибыли. И второе – отсутствие прибыли произошло по причине ухода половины клиентов. При дальнейшем подобном раскладе, руководству придётся закрыть предприятие из-за больших убытков.

Что дальше: крах или дальнейшая деятельность бизнеса

Есть ли смысл продолжать работать в сложившейся ситуации? Ответ категоричен: нет. Можно конечно, оценить ситуацию на рынке и провести анализ деятельности соперников, но вернуть клиентскую базу, когда работают профессионалы, невозможно. Собственник предприятия, он же и начальник отдела продаж пытается найти выход из кризиса. Заниматься поиском новой базы заказчиков он просто не может из-за нехватки времени и сил. Владелец бизнеса работает, но проблемы увеличиваются, и он все равно не отступает. Как только он опустит руки – бизнес рухнет.

Итог следующий: наличие профессиональных работников по продажам в компании не только снижает риски краха предприятия, но и увеличивает прибыль за счёт новых заказчиков. Следует отметить, что организация отдела продаж, контроль работы, стимулирование работников премией за выполнение плана – однозначно средства, способные правильно организовать структуру компании. Директор компании должен принимать соответствующие меры вовремя, если рассчитывает на длительную работу своего бизнеса.

Правила организации работы отдела продаж

Чтобы начальнику организовать и наладить эффективную работу отдела по продажам потребуется много сил и знаний. Невозможно, за маленький срок разобраться в ее специфике, поскольку процесс действительно сложный.

Многие руководителя считают, что если оформить пару человек на должность менеджера по продажам, то доход сразу увеличится. Если работник не справится со своей задачей, его следует уволить и взять нового сотрудника. Это совершенно неправильный подход к делу. Мало того, что владельцу придётся все время вкладываться в развитие новых работников, так ещё и прибыли у компании не будет.

При подборе персонала, для выявления опыта и навыков работы в сфере продаж, руководителю рекомендуется проводить конкурсы между претендентами.

Как показывает статистика, оптимальное количество работников – пять, не считая руководителя отдела. Опытные работники всегда имеют в виду, что далеко не каждый потенциальный клиент соглашается на конкретные условия, чаще всего это 1 к 25. Таким образом, чтобы заполучить постоянного заказчика потребуется совершить 25 звонков. Для успешного выполнения плана менеджеру необходимо:

  • Изучить имеющийся материал;
  • Применять и совершенствовать свою технику;
  • Знать методы и способы продаж.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Провести аудит

Да, естественно слабые сотрудники будут уходить, но это не скажется на прибыли компании, за счёт уже имеющихся работников. Поэтому так важно, на начальном этапе набрать пять, а можно и больше менеджеров по продажам.

Структура отдела продаж

Правильная форма работы не заставит долго ждать результатов и уже в ближайшее время владелец бизнеса выйдет на стабильный доход. Ниже представлена стандартная схема подразделения продаж. Конечно, эта таблица не является структурой, которая должна быть в каждой компании. Но используя типовой образец, владелец бизнеса сможет изменить или усовершенствовать её, для своего бизнеса. Например, ввести должность администратора.


Кто такой администратор и для чего он нужен

Администратор, это тот человек, который комфортно себя чувствует в постоянной рутинной деятельности. Можно сказать, что в какой-то степени ему потребуется быть в роли секретаря. В обязанности такого специалиста входит:

  • Экономия рабочего времени менеджера;
  • Проверка документации, поиск утраченных данных;
  • Составление договоров, отчетов;
  • Подготовка коммерческого предложения для покупателя;
  • Дополнение электронной базы заказчиков.


Обычно, когда владелец бизнеса принимает решение о назначении должности администратора, то компания в его лице приобретает квалифицированного работника в своей области. Следовательно, расходы на администратора быстро окупятся, и развитие бизнеса пойдет вверх.

Заключение

Дополнительно, хотелось бы отметить, что только от собственника бизнеса зависит будущее компании. Он обязан учитывать все возможные проблемы, возникающие в процессе. Главная цель владельца - получить прибыль. Достигнуть финансовой стабильности, можно с помощью правильно подобранной и организованной команды сотрудников, обращая особое внимание на штат менеджеров по продажам.

© Константин Бакшт, генеральный директор "Baksht Consulting Group".

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж - посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами "Система продаж".

От правильного распределения функций в отделе напрямую зависит эффективность его работы. Если все менеджеры занимаются всем, то для компании велика вероятность потери прибыли. По оценкам специалистов компании Oy-li, при таком раскладе бизнес ежемесячно теряет до 30% выручки. Готовы жертвовать ею дальше?

В зависимости от сферы деятельности компании разделить обязанности подчиненных можно по следующим функциям в отделе:

Охотники за головами – хантеры – подчиненные, которые занимаются привлечением новых клиентов. Это монстры в холодных звонках и генераторы основного потока клиентов посредством таргетинга, лендингов и интернет-маркетинга;

Клоузеры (close – закрывать). Их работа нацелена на закрытие большого числа сделок и рост среднего чека;

Фермеры, готовые допродавать смежные товары (up sale и cross sale), увеличивать долю компании в клиенте и снижать число «отвалившихся» контрагентов.

Разделение работы для компаний, работающих с розницей, будет эффективно на хантеров и клоузеров. Стимулировать клиента на совершение повторной покупки в данном случае смогут маркетологи.

Не менее эффективным принципом является деление по крупности клиента. Доверьте вести крупные компании одному менеджеру, а малый и средний бизнес другому. Иначе в надежде сорвать «большой куш» сотрудник, который занимается всем, может откладывать на потом доведение до закрытия малых сделок.

Если для компании актуально взаимодействие с дилерскими сетями, то это еще один человек в команде. Возлагать обязанности проводить тендеры на всех также не стоит – сложность самой работы подразумевает наличие для этих целей в компании специально обученного специалиста.

Работа отдела продаж: устанавливаем планы менеджерам

Вопрос установления планов сотрудникам всегда щепетильный. В том числе и по количеству звонков и встреч, которые менеджеры должны совершать ежедневно. Подчиненные склонны эти показатели завышать, делая в среднем около 20-30 звонков в день, руководители же, зачастую, не имея представления о реальном положении дел, могут счесть это количество вполне приемлемым. Но это далеко не так.

Вот несколько данных о количестве совершаемых звонков менеджерами компании с многомиллионной выручкой в год, на которые следует равняться:

  • 250 звонков в день совершают менеджеры компаний из розницы;
  • 150 звонков в день делают сотрудники компаний, занятых в масс-маркете;
  • 100 звонков по силам специалистам компаний, работающим с малым и средним бизнесом в сегменте В2В;
  • 50 звонков – это план для компаний, работающих с крупным бизнесо в сегменте В2В.

До 25 встреч ежедневно проводят специалисты, занятые в FMCG-секторе. До 8 встреч в день по силам провести в розничной торговле. 1-2 встречи норма для сегмента В2В.

Достичь таких показателей возможно, благодаря правильному распределению обязанностей внутри отдела, о котором шла речь выше.

Работа отдела продаж: планируем ежедневную активность

Работа отдела продаж должна напоминать часовой механизм, функционирующий бесперебойно и каждую секунду времени. Вы, конечно, должны ориентироваться на стандартные цифры активности по отрасли, приведенные выше. Но это лишь лакмусовая бумажка. Возможно вы сможете лучше. Поэтому просчитайте свои ежедневные показатели по звонкам и встречам.

Это делается методом декомпозиции запланированной прибыли по следующему плану.

  1. Определяемся с прибылью, исходя из влияния внешних и внутренних факторов.
  2. Считаем выручку по доле прибыли в ней.
  3. Находим натуральный показатель – количество сделок – по среднему чеку.
  4. Выясняем показатель по общей .
  5. Просчитываем количество действий на каждом этапе бизнес процесса для всего планируемого периода.
  6. Делим количество действий на каждом этапе на число рабочих дней.
  7. Распределяем полученную ежедневную нагрузку между менеджерами.
  8. Сравниваем показатели со стандартами сегмента и отрасли.

Работа отдела продаж: структурируем коммерческий отдел

Оптимальная структура коммерческого отдела для крупных компаний выглядит следующим образом: два отдела, в каждом из которых по три менеджера и один руководитель. Для представителей малого и среднего бизнеса наилучший вариант – наличие трех продавцов. Именно такое структурирование позволяет искусственно создавать конкуренцию между сотрудниками, а значит стимулировать их трудиться усерднее.

Работа отдела продаж: настраиваем бизнес-процессы

Пошаговая декомпозиция действий сотрудника с четким пониманием сроков их исполнения по каждому клиенту – обязательный этап настройки работы команды. Проще всего это сделать с помощью автоматизированного инструмента контроля качества как . В нее расписана пошаговая инструкция для менеджера, начиная от первого звонка, до отправки коммерческого предложения, проработки возражений и заключения договора.

Каждый этап, в свою очередь, может иметь ряд подзадач. Для каждой из них важно установить сроки и контролировать их соблюдение. Здесь же можно настроить по новым и текущим клиентам, еженедельно замерять ее показатели, анализировать наиболее узкие места и предпринимать решения по их расширению. Верная позволит не только автоматизировать до 80% всех бизнес-процессов в компании, но и .

Работа отдела продаж: мотивируем персонал

Система мотивации для каждого подчиненного может быть своя в зависимости от личных целей, которые он преследует. Тем не менее, есть несколько общих принципов:

1. Мотивируем на выполнение плана. Сотрудник, который план выполнил, получает оклад выше среднерыночного. Финансовое вознаграждение подчиненного, не выполнившего план, соответственно, не превышает среднерыночной .

2. Мотивируем делать больше. Каждый сотрудник должен в течение 20 секунд уметь подсчитать, каков процент от плана он выполнил к настоящему времени, и сколько еще ему предстоит сделать, чтобы рассчитывать на премию и прочие приятные бонусы.

3. Мотивируем низким окладом. Основная часть дохода менеджера должна складываться за счет процентов и премий. Например, выполнение плана на 100% может поощряться дополнительной премией в размере 50% от оклада, а за невыполнения плана все бонусные выплаты аннулируются.

Работа отдела продаж: снимаем отчеты

Снимайте отчеты ежедневно: без них вы не обладаете информацией о реальном положении дел в копании и не можете, в случае необходимости, скорректировать действия подчиненных. Еженедельные отчеты не в счет – так вы сможете повлиять на результат не более 4 раз в месяц.

Отслеживайте длительность и структуру телефонных звонков по новым и текущим клиентам. Так вы будете знать, сколько в среднем тратит каждый менеджер на разговор по телефону. Делайте отчеты по холодным, теплым и горячим клиента, по воронке, а также по каналам поступления заявок: сколько клиентов и откуда приходят в компанию.

Работа отдела продаж: контролируем результат

Следить за эффективностью продавцов проще всего на планерках по циклу Деминга, или по циклу PDCA, включающего 4 этапа контроля:

  • Plan – планируй
  • Do – делай
  • Check – проверяй
  • Act – исправляй.

Особенностью данного подхода к планеркам является их быстрое проведение и по существу вопроса. Организовывать их стоит ежедневно по 30 минут. На каждом совещании участник докладывает о итогах предшествующего дня и устанавливает план на текущий день, анализирует ошибки. Объявление о предстоящих задачах во всеуслышание стимулирует сотрудников в их исполнении. Запись промежуточных итогов каждого менеджера на dashboard мотивирует на увеличение личностных показателей.

Трижды в день – в 11.00, в 14.00 и в 16.00 – рекомендуется также проводить короткие пятиминутки. Они позволят скорректировать действия менеджера, в случае необходимости.

Работа отдела продаж: итог сказанному

Итак, работа в отдела продаж должна идти четко, как часы. Для этого необходимо выстроить правильную структуру - , соблюдение принципа управляемости, создание конкурентных условий. Важно распределить функции менеджеров, выделить хантеров, клоузеров, фермеров.

Ответственный момент - постановка планов менеджерам! Причем надо ставить планы не только по , но и по ключевым показателям эффективности.

Выполнению планов способствует система мотивации, создание которой включает следующие принципы:

1. Сотрудник, выполнивший план, получает зарплату выше среднерыночной. Тот, кто не выполнил, ниже среднерыночной зарплаты менеджера.

2. Каждый сотрудник должен за 20 секунд подсчитать, каков процент от плана он выполнил, и сколько еще надо сделать, чтобы получить бонусы.

3.Основная часть дохода менеджера должна складываться за счет процентов и премий. Твердый оклад - это не более 30% от общей суммы вознаграждения.

Еще больше идей для вы можете получить на наших от компании Ой-Ли . Мы знаем более 800 точек роста. Регистрируйтесь прямо сейчас.