Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами :

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

Эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
генерация новых идей, творчество;
коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
четкое видение всех «за» и «против»;
более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello - это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote - веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

делится собственным опытом: Эта тема стала задачей не из легких. Я просмотрела кучу книг, прочитала много статей и сделала выводы: а) большинство книг и статей написаны деловым языком для бизнесменов; б) системы в основном направлены на личностей бизнеса, но редко применима например, к простому художнику.
Как бы то ни было, из прочитанного я все-таки смогла выделить интересные ходы, снабдив их дополнительной информацией и пропустив через фильтр личного опыта. На протяжении этого поста, я буду опираться на цитаты взятые из книги Тимоти Ферриса "Как работать по 4 часа", которая когда-то и подтолкнула меня к управлению своим временем. Их я буду отмечать курсивом.
Не буду говорить, что эта система идеальна. Работая с ней сейчас, я вношу все новые, и новые заметки и ходы, подстраивая их под ощущение своего времени. И прошу вас сделать тоже самое. Мне будет приятно если моя статья пригодится вам, но воспринимайте ее как подготовленный холст - картину написать предстоит вам самим. Не ленитесь и не откладывайте на потом. Выделяя свои трудности в обращении со временем, подстраивайте систему именно под свои цели и чувство времени.
Итак, приступим:

1. Реально относитесь ко времени
Это самое первое , что вам нужно для себя определить перед включением тайм-менеджмента в свою жизнь. В сутках 24 часа и как бы вы не стремились прибавить к этому еще пару часиков - ничего не изменится. Увеличивать рабочие часы путем лишения себя сна, еды и отдыха рядом с близкими и любимыми людьми - не дело. Для кого-то конечно это и выход, решайте сами. Но много не всегда значит лучше. Планируйте дела таким образом, чтобы они не отнимали у вас вашего личного времени , которое вы посвящаете здоровью и близким. Испортив здоровье однажды достаточно сильно (даже путем плохого питания) - восстановить это будет крайне тяжело. Мы всегда думаем, отмахиваясь, что: "Со мной такого не случится. Еще часик и я буду ближе к своей цели!" - и как итог теряем здоровье и доверие близких самым неожиданным образом. Я прошла через это на собственном опыте и скажу, что оглядываясь назад вижу свои ошибки и ни одна работа этого не стоит.

2. Научитесь записывать свои планы
Тот факт, что вы записываете то, что планируете сделать завтра, еще не превращает вас в старушку с плохой памятью. Напротив, зная, что важного тебе нужно сделать сегодня и, видя это своими глазами, проще собраться , сделать и ничего не забыть. На этом шаге у нас несколько путей: прием календаря, прием органайзера и электронные гаджеты. Последнее я не рекомендую, хотя это может быть делом вкуса, но все же. В электронные органайзеры пункты можно добавлять до бесконечности, просить их отправлять тебе письма с напоминаниями, которые вы даже не прочитав будете отправлять в корзину потому что: " помню, помню". Бумага в этом случае действеннее. Прием органайзера - это значит вести тетрадь, куда вы и будете записывать все, что необходимо сделать. Уже лучше, но работает через раз. Почему? Потому что его над открыть! И именно поэтому, особенно по началу, это работает через раз. На первый период лучше воспользоваться Приемом календаря . Об этом приеме я уже писала в посте о мотивации :

Нарисовать себе свой календарь!
Или сделать из подручных материалов. Календарь должен выглядеть так: в нем должны быть очень большие окошки, чтобы записать все, что вам надо сделать! Заполняйте окошки с датами не только монотонным текстом дел, но и красивыми картинками - визуальное сопровождение важно, ведь текст читать порой очень лень, а за картинку глаз зацепится и рассмотрит, особенно если она вам нравится. Календарь должен быть цветным, чтобы обращать на себя внимание. Следите за вашим расписанием, стараясь делать из него большую часть. Достигнув того, что вы станете успевать делать хотя бы половину из назначенного самому себе - станет первым успехом.

Календарь отлично работает и приучает следовать запланированному. Конечно, просто мелькая у вас на глазах, календарь не начнет работать сам. Необходимы и ваши усилия к этому.

3. Расставьте приоритеты,
учитывая свое видение жизни и ваших ценностей в ней.

Нехватка времени - на самом деле неумение расставлять приоритеты.
Находите время, чтобы радоваться жизни.
Расставлять приоритеты необходимо как и в глобальном смысле, учитывая вашу работу, хобби и планы на будущее, так и расставлять приоритеты среди вашего списка дел ежедневно.
Начнем с первого - основа:
1. Выделите из всех своих занятий и увлечений самое важное для вас на данном этапе жизни, учитывая перспективы развития того или иногда дела во что-то большее и ценное для вас. Лучше, чтобы их было от одного до трех максимум, конечно, может быть и четыре, и пять, но вам будет гораздо тяжелее, и развитие для каждого из них будет не таким сильным какое могло бы быть.
Исходя из выбранных вами целей приоритетов, составляя ежедневный список дел, дела связанные с ними будут занимать основные позиции по важности выполнения.
2. Выделив основное, выделяем второстепенное , т е то, что возможно со временем станет сопутствовать целям из главного списка, а так же различные хобби, то, что вы делаете по настроению, ради удовольствия и долгосрочные цели.

Далее составляем приоритетный список дел:
Возьмите свой список целей и подробно разберите каждый пункт, раскладывая цель на список дел, которые вы можете начать делать уже сейчас, чтобы приближаться к ее осуществлению. Дела из первой части списка будут главными, а из второй - второстепенными. Но это не значит, что этим вы будете заниматься каждый день - вы сами устанавливаете сроки и частоту работы над своими целями , например: два раза в неделю, час в день, раз в неделю, несколько раз в месяц и так далее.

Если правильно расставить приоритеты, вам не понадобится гнаться за двумя зайцами. Когда мы постоянно чем-то занимаемся, чтобы считать, что не зря тратим время, и в то же время добиваемся немногого, значит, у нас симптом "обрастания делами".

Ежедневно планируйте только 1-2 крупных дела , которые вы доведете от начала до конца . Если задуманное вами не укладывается в один день и требует большего времени - разбивайте такое дело на несколько этапов, включая по одному-два из них в каждый свой день до того пока не осуществите задуманное. Например, вы можете выделять всего 2 крупных и несколько второстепенных дел и доводить их до конца, а остальное время тратить на отдых, проводить их с близкими, заниматься чем угодно с чистой совестью.

Чем чаще мы отвлекаемся, уделяем внимание другим делам, тем быстрее теряем сосредоточенность, добиваемся посредственных результатов и не получаем удовлетворения.

9. Рационально или эффективно?
Эффективность - умение выполнять работу таким образом, чтобы максимально приблизить поставленную цель. Рациональность - выполнение поставленной задачи, какой бы маловажной она ни была, самым экономным способом.

На умении действовать рационально воспитывают нас еще с детства большинство родителей и работодателей. Представим человека, который каждую минуту обновляет страницу "Вконтакте", боясь пропустить "привет" или "лайк", создавая из своих социальных профилей безграничное пространство классификаций. Это рационально, но эффективно ли?
Вспомним "две азбучные истины" (см. пункт 5), о которых мы говорили выше - пустяковое дело не перестает быть пустяковым, даже если исполнено на отлично.

Эффективность имеет значение, но она бесполезна, если направлена на никчемные дела.

10. Устанавливайте сроки
Для большинства людей, а особенно творческих личностей, тянуть время так же естественно как дышать. На это не обращают внимания, это никому не интересно, сдал вовремя и ладно. Может оно и так. Но.

Закон Паркинсона
Согласно закону Паркинсона, задача прибавляет в значимости и сложности
соразмерно времени, которое на нее отпущено.
В этом заключается магия дэдлайна - крайнего срока выполнения.
Таким образом если вам дается срок в 24 часа - вы будете вынуждены полностью сосредоточиться на деле , и отвлекаться на что-то другое у вас попросту не будет времени. Если на эту же задачу выделяется неделя, то за первые шесть дней вы успеете сделать все, что не касается дела, да еще и раздуете из мухи слона. Ну а если вам дали срок в месяц, то задача разрастется в вашем воображении до состоянии монстра и заберет все творческие силы - к концу срока вам будет ужасно противна даже мысль о задаче: "Как она мне надела!". Естественно, что срок дэдлайна должен рассчитываться из объема работы.

Как итог : конечный продукт при близком дэдлайне почти всегда будет более качественным или по крайней мере равнозначным тому, что рождается долго и мучительно.

11. Замечая проблему, задавайте себе вопросы
И не только проблему. Задав себе вслух конкретный вопрос, поможет скорее найти ответ. Постоянно проговаривать себе что-то в голове - не всегда действенно. Работая над конкретно направленным вопросом, вы почти сразу видите причину его появления.

Чтобы иметь больше времени, надо меньше работать, а этого можно добиться комбинацией из двух способов:
1) составить краткий список "что сделать "; 2) составить список "чего не делать ".

В общем, надо заняться всего двумя вопросами:

Какие 20% причин вызывают 80% моих проблем и бед?
Какие 20% причин приводят к 80% желанных для меня результатов и радостей?

Как вариант, чтобы вам было проще находить ответы на эти вопросы, вообразите ситуации с более направленным вопросами. Например:

. Назовите три основных занятия, которыми вы привыкли заполнять время и при этом чувствовать себя занятым человеком. Какие дела являются для вас костылями?
. Кто те 20% людей, которые доставляют 80% радостей и двигают вас вперед, и кто те 20%, с которыми связано 80% вашей депрессии и гнева?
. Если бы сегодня я довел до конца только одно дело - то, за которое я уже взялся, принес бы этот день мне чувство удовлетворения или нет?

Не бойтесь отвечать на вопросы и будьте честны с собой. Это поможет избежать ненужных вам ситуаций, а так же выделить свои сильные и продуктивные стороны.

12. Отдыхайте
Никто не вернет вам потраченного времени , не повернет его вспять. Работа работой, но здоровье и любимые люди - это то, что/кого можно потерять в любой момент, когда вы не будете этого ожидать. Цените свое личное время и правильно отдыхайте - не за компьютером, а в реальной жизни.

НАТА КАРЛИН

Открывая глаза утром, какая мысль вас посещает первая? Как бы все успеть, что на сегодня запланировано. Сколько раз вы слышали от друзей, знакомых или сотрудников, что они «не знают, за что хвататься». Неумение людей распоряжаться временем – это бич современности. Причина этого – незнание. Как развиваются события у того, кто постоянно спешит, ничего не успевает и никогда не планирует? Схема очень простая:

Американский ученый, финансист и экономист П.Ф.Друкер сравнивал человека, который не планирует свой день с человеком, находящимся в темной комнате, где чувство времени теряется, сохраняется только чувство пространства. Он плывет по течению времени, но не замечает его бег. В том случае, если включить свет в комнате, человек старается самостоятельно посчитать ход времени, но опять ошибается.

Не откладывай на завтра.

Список дел составляйте заблаговременно. Сегодня вы знаете, что завтра вам необходимо достичь определенных целей. Поэтому список составляйте накануне дня «Х», желательно ежедневно. Придя на работу на следующий день, и придерживаясь пунктов списка, вы увеличите производительность собственного труда на 25%. Теперь вы знаете с какого дела .

Расставляйте приоритеты.

На протяжении дня появляются новые задачи, которые в срочном порядке необходимо исполнить. Вносите их в список, но учитывайте то, что в нем уже запланировано. Расставляйте приоритеты и выполняйте задачи по мере их значимости.

От одного дня до всей жизни.

Теперь вы знаете, как спланировать будущий день. Не останавливайтесь! Попробуйте составить план на следующую неделю, месяц, год, три года и так далее. Выполнить все пункты плана будет невозможно, Однако вы сформулируете в голове цели и задачи на это время, что поможет целенаправленно идти мечте и успеху.

Случалось у вас, что вы понимаете, что необходимо выполнить какую-то сложную и трудоемкую задачу, и она пугает вас своей масштабностью? Поэтому каждую глобальную цель делите на маленькие кусочки, и действуйте по порядку – от меньшего к большему. Помните пословицу бабушек о том, что глаза боятся, а руки делают? Это тот же принцип.

Формула успеха.

Вы можете вычислить, сколько времени вы сэкономите, если заранее запланируете дело. Для этого существует простой расчет:

Таким образом, до 90% времени вы сэкономите, если спланируете свой день заранее.

Искусство управлять своим временем – применяем алфавит

Для начала, человек определяет степень важности каждого запланированного дела и составить их в последовательности от самого значимого к менее значимому. После выполнения каждого отдельно взятого дела, оцените результаты. Для этого применяйте десятибалльную шкалу.

Для удобства расстановки приоритетов примените алфавит. Теперь точно будет понятно, какое из дел представляет важное, а с решением какой задачи можно повременить. Помните! Не беритесь за дело Б, когда не закончили дело А!

Можно каждый из пунктов делить на подпункты, дробя задачу на подзадачи.

Принуждаем себя работать эффективно

Если вы задались целью добиться успехов в планировании рабочего процесса, не позволяйте себе отвлекаться на мелочи. Придя на работу, сразу беритесь за 1 пункт в вашем списке дела. Трудитесь над ним до получения нужного результата. Не оставляйте на потом доработку дела, которым вы занимаетесь. Вы будете возвращаться к нему снова и снова, окончательно запутаетесь и так и не доведете намеченное до завершения.

Существуют люди, которые, как Юлий Цезарь, занимаются несколькими задачами одновременно. Однако это исключение из правил. Закон принудительной эффективности требует, чтобы человек брался последовательно за каждое дело и доводил его до конца. Большинство людей достигают высот в карьерном росте, используя свое время последовательно и целенаправленно.

По степени важности, дела классифицируются по следующим группам:

Важные и неотложные. Это те дела, не сделав которые, вы обрекаете себя на дальнейшие проблемы, решение которых у вас займет много больше времени, чем потребовалось бы до этого. Их нельзя откладывать, и в списке приоритетов такие цели являются первостепенными;
Важные, но могут подождать. Это те задачи, которые можно сегодня отложить, но назавтра они перекочуют в категорию выше. Отложив пару раз решение этих проблем, вы будете их решать в порядке первостепенной важности и неотложности;
Неотложные, но не важные. Это те задачи, которые никак не влияют на успех в достижении основной цели. Эффективность от выполнения таких дел минимальная, но у них есть неприятная особенность – они отнимают много драгоценного времени. Такие задачи перепоручают подчиненным или сокращают их количество;

Не важные и могут подождать. Эти дела вычеркивайте из списка или отдавайте на выполнение подчиненным. Эффективности от них никакой, важности для вас они не представляют, а время приходится потратить.

Подобным образом классифицировал цели американский президент Эйзенхауэр.

Как «съесть лягушку»?

Не пугайтесь, речь не идет о живом представителе фауны. Знаменитый бизнесмен Брайан Трейси, в совершенстве владевший искусством управлять временем, проводит параллель от лягушки к самому важному, и, как правило, неприятному делу, которое запланировано первым.

Иначе она целый день будет преследовать вас, и создавать дискомфорт и . Как только вы поймете, что серьезное и неприятное дело закончено, рабочий день покажется вам не таким уж длинным и ужасным.

Распределяя дела в порядке убывания их значимости по списку, задавайте себе вопросы в следующем порядке:

Какое из предстоящих дел важнейшее?
Какое из предстоящих дел нельзя доверить никому, кроме себя? Что лучше сделать самому, а что отдать подчиненным, и использовать оставшееся время на выполнение еще одной задачи?
Как можно повысить эффективность исполнения каждой из поставленных задач?

Отвечайте на каждый из поставленных вопросов. Это позволит увеличить эффективность вашего труда в разы.

Важно соблюдать принцип трех «нет». Это свод трех правил:

«Нет» №1. Никогда не беритесь помогать кому-то решать его задачи в тот момент, когда заняты одним из пунктов своего дела. Учитесь говорить «нет» так, чтобы . Он должен понять, что вы ничего не имеете против него, вам действительно нужно закончить важное дело;
«Нет» №2. Говорите «нет» себе в тот момент, когда вы хотите поучаствовать в разговоре коллег о погоде или внеочередном чаепитии;
«Нет»№3. Рядом со списком дел разместите еще один перечень – того, что вы делать не станете никогда. Это те дела, которые не приносят пользы, и не добавляют эффективности вашей работе.

Вы не замечали, что у успешных руководителей на столе нет завала из документации, ручек и другой канцелярии? На нем чисто, лежит пара бумаг, которые требуют срочного внимания.

Спокойствие! Только спокойствие – выдыхаем и работаем!

Вам знакомо чувство, когда на рабочем столе скапливается сразу множество неотложных бумаг, исполнить неотложное поручение, а в электронной почте десять важных писем, на которые нельзя не ответить? Паника нарастает ежесекундно, выхода нет, и вы сегодня останетесь за рабочим столом в офисе.

Порядок действий следующий:

Закрываем глаза;
Делаем вдох;
Выдыхаем;
;
Считаем до тридцати;
Открываем глаза

Выбираем срочное дело и работаем методично и целенаправленно.

Сохраняйте душевное равновесие, не нервничайте, и не выходите из себя. Не стремитесь перенести на сегодня те дела, которые запланировали на завтра. Лучше дайте организму отдохнуть. Делайте в день столько, на сколько хватает сил. Не перегружайте организм, усталость имеет свойство накапливаться, и вы долго потом будете восстанавливать силы.

Не забывайте в список ежедневных дел включать и насущные потребности. К ним относятся следующие:

Время на отдых;
Сон;
Книгу;
Семью;
или бассейна;
Культурная программа (театр, кино, выставка).

Пунктуальность, с которой вы подойдете к планированию рабочих дел, даст возможность освободить дополнительное время для отдыха и семейных радостей. Человек — не машина, которая запрограммирована только на работу, у него есть физические и социальные потребности, чувство долга и обязательства перед родными людьми.

Не ставьте на первое место профессиональную карьеру. Главное для человека – личное счастье, которое основано на любви и заботе к близким. Чем счастливее человек в кругу семьи, тем больше он любит свою работу и отдает ей максисмум энергии и сил.

8 февраля 2014

Рабочих приоритетов. Прежде чем планировать день или неделю, решите для себя, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить. Составьте расписание, опираясь на список приоритетов. Запишите не только время начала деятельности, но и планируемое время окончания. Также запланируйте перерывы на отдых и обед. Контролируйте выполнение своего плана и не тратьте время на посторонние вещи.

Организуйте свое рабочее место. Лучше потратить на это 10 минут в конце каждого дня, чем ежедневно часами искать нужные вам предметы и бумаги. Разработайте систему распределения необходимых инструментов, вещей и документов. Пусть те, что нужны постоянно, будут под рукой, те, что нужны реже, в пределах досягаемости. То, что используется редко, пусть лежит в шкафу или ящике. Такая система поможет вам не захламить рабочее место.

В конце дня тайм-менеджмент рекомендует актуализировать список дел: удалить то, что сделано, добавить новые действия. Определитесь и с ожидаемыми сроками новых работ. В режиме реального времени анализируйте поступающую информацию. Если времени на анализ требуется больше нескольких минут – добавьте это действие в расписание, иначе оно собьет собой все сроки.

Устраните все помехи, мешающие вам в работе. Например, принимайте посетителей не в любое время, а в соответствии с расписанием, т.к. постоянное отвлечение не даст вам работать.

В конце рабочей недели подведите все итоги. Проанализируйте те действия, которые не успели сделать, а также те, что заняли времени меньше планируемого. Учтите это в составлении расписания на следующую неделю. Сделайте все необходимые для работы записи, чтобы очистить голову на выходные.

Видео по теме

Полезный совет

Составляя расписание, не стремитесь ужать время на выполнение некоторых операций до минимума. Форс-мажорные обстоятельства далеко не редки, как и неожиданные затруднения. Постарайтесь все это учесть. По настоящему управляя своим временем, вы будете успевать, и работать, и отдыхать. Т.к. без перерывов вы быстрее выдохнитесь и сделаете меньше. Отдыхать нужно чаще, до того, как устанете, но понемногу.

Связанная статья

Совет 2: Как организованность помогает управлять временем

Люди, которые ценят своё время, не откладывают своих дел на завтра. Этому правилу сложно следовать при современных темпах жизни, когда мир вокруг меняется стремительно. Растут информационные объемы, появляются новейшие модели технических устройств. Невозможным становится успеть всё – осуществить задуманные планы, выполнить специализированные проекты, подниматься по карьерной лестнице и одновременно повышать свой уровень образования. И, в то же время, необходимо оставаться удачным в профессии и счастливым в личной жизни.

В современном ритме жизни невозможно не планировать время и стремиться удерживать все важные моменты жизни в голове. К тому же, существует большое число разнообразных способов планирования в помощь людям.

Чтобы научиться управлять временем , надо научиться следовать советам успешных людей. Как правило, успешными становятся лишь те, кто много трудится. Но есть и свои секреты.

Те, кто желает научиться управлять своим временем , должны приучить себя к организованному образу жизни. Тогда процент дел, успешно завершенных, обязательно станет возрастать.

Один из распространенных приемов – это ведение своего личного дневника , в котором расписывается не только порядок дел, но и время, отведенное на их выполнение. Некоторым удобнее работать с блокнотом, другим - с ежедневником, а третьи используют для этой цели особые приложения для смартфонов. Суть заключается в том, что такой "дневник времени" поможет составить личный диаграммный рейтинг приоритетных дел. Получается, что время начинает использоваться соответственно индивидуальным ценностям и задачам. И тогда время не только становится упорядоченным, но и вполне управляемым.

Есть несколько простых советов, которые помогут каждому человеку положить начало грамотному планированию времени:

1. Необходимо выяснить конкретные цели и определить для каждой из целей свою степень значимости.

2. Расставить приоритеты среди наиболее важных первоочередных дел.

3. Систематически устраивать пересмотр всех планов и целей для того, чтобы наблюдать их результативность и движение к успеху.

4. Учиться навыкам избавления от ненужных дел, которые являются лишними и бесполезными.

Важно помнить о том, что время восполнить невозможно. С другой стороны, не всегда количество часов соответствует тому, насколько качественно люди их проживают. Поэтому надо стремиться к такому, чтобы каждый миг прожитого времени был наполнен удовольствием, радостью и пользой.

Вконтакте

Одноклассники

Не теряйте драгоценного времени

По словам кого-то из великих людей, самым серьезным преступлением является не кража имущества, а кража времени. Печально, но это преступление мы с вами совершаем каждый день.

Как много полезного и нужного людям можно было сделать в то время, когда мы торчим у телевизионных экранов или занимаемся пустыми мелочными делами.

К сожалению, вернуть ушедшие впустую часы, дни, годы невозможно. Зато можно научиться проводить с пользой время, которое у нас осталось.

Организация времени невероятно важна для современного человека. О том, как правильно организовать свою жизнь, не тратя времени даром, и пойдет речь в этой статье.

Управление временем это привычка, которую можно приобрести!

Что отнимает много времени?

Чтобы научиться эффективно использовать время, рассмотрим, чем же занят современный человек все 24 часа в сутки.

Итак, рабочий день отнимает от 8 до 12 часов. Из них действительно полезной деятельности отводится 4-6 часов. Все остальное время у нас уходит на перекуры, разговоры, кофе, попытки разобраться в задании шефа и настроиться на рабочий лад.

На то, чтобы добраться на работу и вернуться домой, жители больших городов тратят от 30 минут до 2-х часов.

Обеденный перерыв занимает один час. Хотя сам прием пищи длится не более 20 минут: остальное время уходит на дорогу, очередь в кафе, перекуры и т.д.

Домашние дела отнимают у представительниц прекрасного пола от 4 до 5 часов. Женщины, имеющие детей, тратят времени еще больше.

На сон остается 4-7 часов.

Как видим, график довольно плотный. Однако и при таком раскладе многие ухитряются терять уйму времени. «Каким образом?», – спросите вы. Ниже представлен своеобразный рейтинг самых пустых дел, от которых легко можно отказаться:

>>Измените то, что поступает в ваш мозг, и тогда сможете изменить то, что в нем рождается.

Зиг Зиглар<<

• – походы по магазинам и бутикам (причем многие отправляются туда ради спортивного интереса, совсем не имея при себе денег);
• – возлежание у телевизионных экранов;
• – общение в интернете (по скайпу, в аське и т.д.);
• – посещение социальных сетей (зайдя на «минутку» в « Одноклассники» или «В контакте», можно потерять несколько часов времени);
• – удаление из почтовых ящиков спама (это вынуждены делать сотрудники офисов – и мужчины, и женщины).

Впрочем, этот список можно продолжать до бесконечности. Каждый из нас может назвать еще десятки видов деятельности, из-за которых мы теряем огромное количество бесценных минут жизни.

Проанализировав существующее положение вещей, вряд ли кто-то захочет часть жизни посвятить вещам бесполезным, без которых спокойно можно обойтись.

Так в чем же дело? Давайте научимся рационально использовать каждое драгоценное мгновение жизни, организуем время так, чтобы использовать его максимально эффективно!

Как научиться рационально использовать время?

Эффективное управление временем

Тайм-менеджмент – науку о правильном распределении времени уже давно взяли на вооружение бизнесмены, которые хотят достигнуть ощутимых результатов в своей деятельности. Пригодится она и всем тем, кто хочет более рационально организовать свое время, не терять ни одной минуты зря.

Это касается и домохозяек, мам в декрете, а особенно тех, кто любит полениться часок-другой и не успевает сделать запланированное.

Итак, практические советы по рациональной организации своего времени.

1. Существует такой метод нейролингвистического программирования как «якорение». Основан он на том. Что полезная деятельность привязывается к определенному «якорю» – словам, музыке, движениям и т.д. Например, некоторых вдохновляет классическая музыка, кого-то – любимый кинофильм. То есть для того, чтобы настроить себя на работу, иногда достаточно использовать нужный «якорь».
2. Приобретите ежедневник. Записывайте план работы на день, периодически сверяясь и отмечая выполненные пункты.
3. Наша жизнь состоит из мелочей, уделяйте им внимание. Вместо сигареты с чашкой кофе займитесь чем-нибудь полезным – например, сделайте или проверьте записи в ежедневнике.
4. Не отказывайтесь от отдыха, если вы устали. Своевременная передышка не помешает экономии времени, но даст собраться с силами.
5. Отмечайте самые важные дела. Группируйте однотипные задания. Например, все звонки, которые необходимо сделать, поместите в отдельную колонку, встречи – также. Старайтесь и выполнять пункты таким же образом, сразу всю группу – и увидите, как это удобно и эффективно.
6. Интересный способ экономии времени предложили французы. Известно, что наш мозг работает активнее всего до полудня. Самые неприятные и сложные дела выполняйте с утра. Во-первых, вы сможете сделать это с максимальной отдачей. Во-вторых, оставшееся время с чистой совестью потратите на более приятные и легкие пункты плана.

Возможно, вы еще не готовы признать, что теряете уйму времени. Сядьте вечером, распишите все, чем вы занимались днем по порядку, по минутам.

Увидев, сколько времени было потрачено на пустяки, вы будете поражены. А умножив это время на неделю, месяц, год, вы поймете, отчего до сих пор не добились в жизни поставленной цели, – и немедленно захотите все исправить. И это в ваших силах.

Помните: бережное отношение к времени станет залогом насыщенной, успешной жизни.

Вконтакте