Главная Онкология Частотная статистика слов в русском языке. Частота применения букв в русском языке

Частотная статистика слов в русском языке. Частота применения букв в русском языке

Для совершения покупок в интернете на англоязычных торговых площадках: аукционе eBay, гипермаркете Amazon , китайской Aliexpress , да и сотнях других, совершенные знания английского языка вовсе не обязательны. Описания товаров вполне можно перевести автоматическим переводчиком типа translate.ru или же просто, с помощью любой поисковой системы найти аналогичный товар в русскоязычном сегменте интернета с уже переведенным описанием. Переписка же с продавцами на eBay и персоналом интернет - магазинов обычно сводится к стандартным фразам.

Мы попытались составить небольшой «разговорник» с набором наиболее часто используемых фраз и выражений, которые вы можете использовать для типичных ситуаций. Фразы составлены максимально просто, чтобы вы при необходимости всегда могли «сконструировать» нужное письмо.

Вежливость не помешает в любых ситуациях. Старайтесь всегда начинать свое сообщение приветствием, а заканчивать прощанием и подписью.
В письме всегда должна быть конкретика, помните, что у людей к которым вы обращаетесь, как правило, вы не единственный клиент. Поэтому всегда указывайте идентификатор товара(ов), которых касается письмо: это может быть номер лота на eBay, внутренний номер товара в интернет - магазине, в крайнем случае просто вставьте стандартный URL - ссылку на товар. В письме после слова товар - item, вы всегда можете вставить номер или ссылку в скобках.
Если ваши познания в английском оставляют желать лучшего - не стоит строить сложные конструкции. В этом случае краткость - ваш конек. Используйте простые фразы.
Неуважение, хамство, грубость, угрозы никогда не приносят пользы. Старайтесь никогда не «сжигать последний мост» оскорблениями, даже в самой сложной и казалось бы безвыходной ситуации. Это не в ваших интересах - ведь все может измениться. На eBay грубость и оскорбления наказуемы, а за угрозы аккаунт пользователя может быть заблокирован.
Постарайтесь чтобы письмо было аргументированным. Не делайте голословных утверждений, заявлений, не выдвигайте необоснованных требований. Все написанное подкрепляйте фактами.

Шаблоны писем и стандартные фразы на других языках

Стандартные фразы

Русский	Английский
Уважаемый продавец	Dear Seller
Уважаемый / уважаемая	Dear Sir / madame
Я выиграл лот(ы)	I have won item(s)
Я купил товар(ы)	I have bought an item(s)
С наилучшими пожеланиями	Best Regards
Всего хорошего	Kind Regards
Мне очень жаль.	I"m really sorry.
Отлично.	Great.
Я уже неоднократно совершал покупки на eBay и имею хорошие отзывы в своем профайле, как вы можете убедиться.	I have already purchased items on eBay and I have good feedbacks in my profile, as you can see.
Я пытался связаться с вами, однако ответа не получил.	I tried to contact with you, but I haven’t got any reply.

Вопросы о приобретаемом товаре

Русский	Английский
Прошу вас прислать мне несколько дополнительных фотографий данного товара. Желательно в хорошем разрешении.	I kindly ask you to send me a few additional photos of this item. It is desirable to send photos in high resolution.
Вы могли бы предоставить мне более полную информацию относительно данного товара?	Could you please give me more information about this item?
Где был приобретен данный товар?	Where was this item bought?
Когда был приобретен данный товар?	When was this item purchased?
В каком состоянии находится данный товар?	What is the state of this item?
Почему вы решили продать этот товар?	Why have you decided to sell this item?
В какой стране был произведен этот товар?	In what country was this item produced?
Есть ли у вас документ подтверждающий дату и место приобретения данного товара (кассовый чек/счет)?	Do you have a document that confirms the date and the place of this item purchase (cashier’s receipt / bill)?
Есть ли у вас гарантийный талон на данный товар? Можете прислать мне его копию?	Do you have a warranty service coupon for this item? Could you please send me the copy of it?
Идет ли в комплекте диск с программным обеспечением?	Do you provide the disk with software?
Какое основное программное обеспечение установлено на данный момент?	What basic software is now installed?
Серийный номер устройства?	What is the serial number of the device?
Идет ли в комплекте чехол?	Do you provide the case?
Поставляется ли в комплекте комплект креплений?	Do you provide the complete set of fastenings?
Поставляется ли в комплекте зарядное устройство?	Do you provide a charger?
Пришлите мне пожалуйста фотографии информационной этикетки данного товара, где будет видна страна-производитель / состав ткани / размер / спецификация блока питания / серийный номер.	Please, send me the photos of information label of this item, from which I could find out the country-producer / structure of the fabric / size / the power unit specification /serial number.
Была ли данная вещь в стирке или химчистке?	Was this item laundered or dry-cleaned?
Не отдавали ли вы это изделие в ателье / мастерскую для ремонта / подгонки по фигуре (росту)?	Have you taken this item to the atelier / to the workshop for repair / alteration to the body (height)?
Это изделие из кожи или из кожзаменителя?	Is this item made of leather or of leatherette ?
Это изделие целиком кожаное или присутствуют вставки из кожзаменителя / ткани?	Is this item entirely made of leather or there are insets of leatherette / fabric?
Это изделие имеет видимые / скрытые дефекты?	Does this item have visible / hidden defects?
Вы можете измерить длину стельки?	Could you please measure the length of the insole?
Как долго это изделие было в использовании (использовалось)?	How long was this item in use (used)?
На сколько вы бы оценили состояние этого изделия по десятибалльной шкале (0 - ужасно, 10 - безупречно)?	How would you evaluate condition of this item in ten-point system (0 - terribly, 10 - irreproachably)?
Этот товар абсолютно новый с ярлыками / этикетками / наклейками в упаковке производителя?	Is this item absolutely new with tags / labels / stickers in manufacturer’s box?
Блок питания данного устройства рассчитан на 110 или 220 вольт? Или же он универсальный 110–220?	Is the power unit of this devi с e rated at 110 or 220 volts? Or is it universal 110-220V?
Данное устройство укомплектовано сетевой вилкой европейского или US стандарта?	Is this devise supplied with a plug of European or US standard?
Как долго использовалось данное устройство?	How long was this device used?

Оплата товара

Русский	Английский
Я выиграл следующие лот(ы) (номера лотов #), я прошу выслать мне общий счет для оплаты. Доставка посредством USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail).	I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you send me general invoice. Delivery via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail).
Я приобрел у вас следующие товар(ы) (номера лотов #), я прошу объединить их в одну посылку и выслать мне общий счет для оплаты.	I have purchased the following item(s): #. I kindly ask you to unite them into one parcel and send me general invoice.
Я приобрел у вас товар (номер лота #), я пока не оплачивал его, т. к. планирую также приобрести (номер лота #). Вы можете отсрочить оплату и если я выиграю этот лот (номер лота #) объединить все товары в одну посылку и выслать мне общий счет на оплату?	I have purchased an item # , and I have not paid for it yet, because I’m going to purchase another item #. Could you please put off the payment, and if I win the item # , unite all the items into one parcel and send to me total invoice?
К сожалению у меня возникли небольшие затруднения с оплатой, могу ли я попросить об отсрочке платежа на.... дней?	Unfortunately, I have some problems with payment, can I ask for a delay for ... days?
К сожалению у меня не получается отправить платеж, пришлите мне пожалуйста идентификатор вашего Paypal, чтобы я отправил средства непосредственно со своего аккаунта.	Unfortunately, I cannot send the payment. Please, send me the identifier of your Paypal in order that I could send money directly from my account.
Я могу оплатить товар каким-нибудь другим способом кроме Paypal?	Is it possible to pay in a different way than Paypal?
Могу я заплатить посредством (международного банковского перевода, Paypal)?	Can I pay via (international bank transfer, Paypal)?
Пришлите мне пожалуйста банковские реквизиты.	Could you send me please bank account information?
НДС должен быть возвращен на мой Paypal (карточный) счет.	The VAT value needs to be refunded to my Paypal (credit card) account.
Я не могу оплатить покупку через Пайпал, т. к. эта онлайновая платежная система не работает с жителями моей страны.	I can’t pay for the purchase via Paypal, because this online payment system does not work with citizens of my country.

Доставка. Страховка. Таможня

Русский	Английский
Доставка.	Delivery.
Страховка.	Insurance.
Таможня.	Сustoms.
Я заинтересован в покупке Вашего товара(ов), однако вижу, что вы не отправляете заказы в страну, где я проживаю (Россия, Украина). Вы можете сделать для меня исключение и отправить мне товар(ы) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл)?	I’m interested in purchasing your item(s), but I see that you don’t send them to the countries I live in (Russia, Ukraine). Can you make an exception for me and send me the item(s) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)?
Я просил бы вас отправить посылку посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл).	I would like you to send the parcel via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail).
Я заинтересован в покупке вашего товара(ов), однако предлагаемый способ доставки меня не устраивает, т. к. он: слишком дорог. предусматривает высокие таможенные платежи. посылка будет идти слишком долго. слишком не надежен.	I’m interested in purchasing of your item(s), but the way of delivery you suggest isn’t convenient for me because: it’s too expensive. the customs duties are too high. the delivery will take too much time. it’s too unreliable.
Вы можете отправить мне этот товар(ы) в Российскую Федерацию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством EMS (Приорити, Ройал Мейл)?	Could you please send this item(s) to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority, Royal Mail)?
Я прошу вас качественно упаковать купленный мной товар(ы). Готов оплатить это дополнительно.	Please, pack up the purchased item(s) good. I’m ready to pay for it additionally.
Я приобрел у вас товар(ы) .... Скажите пожалуйста вы уже отправили посылку?	I have purchased next item(s) from you .... Please let me know if you have already sent the parcel.
Сообщите мне пожалуйста полную стоимость включая доставку в Россию (Украину, Казахстан, Беларусь) посредством ЕМС (Приорити, Ройал Мейл) и страховку.	Please, let me know the total cost including delivery to Russia (Ukraine, Kazakhstan, Belarus) via USPS EMS (USPS Priority Mail, Royal Mail) and insurance.
Можете назвать дату когда вы отправили посылку?	Could you please tell me the date when the parcel was sent?
Пришлите мне пожалуйста номер для отслеживания хода доставки.	Please, send me the tracking number.
Я к сожалению до сих пор не получил отправленный мне товар(ы).	Unfortunately, I haven’t got sent item(s) yet.
Я хочу инициировать розыск посылки, но для этого мне нужны скан-копии чека об отправке и таможенной декларации CP22/23.	I would like to initiate a parcel search, but I need the scan-copies of the cheque of shipment and customs declaration CP22/23.
Прошу вас указать в таможенной декларации следующую стоимость посылки: ... $	I kindly ask you to specify in the customs declaration the following value of a parcel: ... $
Прошу вас отправить мне этот товар, как «бывший в употреблении» сняв с него все наклейки, ярлыки, ценники.	Please, take all the stickers, labels, and price tags off and send me the item as "used".
Возможно ли дополнительно застраховать посылку? На сумму... .	Is it possible to insure the parcel additionally? To the amount of ... .
Я до сих пор не получил отправленную посылку. Вы можете инициировать ее розыск и получение страхового возмещения?	I still haven’t got the sent parcel. Could you please initiate the search and insurance compensation?
Это поможет избежать уплат лишних таможенных платежей.	This will help to avoid duties.

Посредники

Русский	Английский
Вы можете отправить этот товар(ы) моему другу в США, который затем отправит ее мне? Возможно ли это?	Could you please send this item(s) to my friend in USA who will send it to me then? Is it possible?
Мой друг (моя партнерская компания) в США: оплатит этот товар, получит на свой(ее) адрес, а потом отправит мне.	My friend (my partner company) in USA: will pay for the item, will receive it at his(its) address, will send it to me then.
Мой друг (моя партнерская компания) оплатит товар(ы) (посредством Paypal).	My friend (my partner company) will pay for the item(s) (via Paypal).
Я сам оплачу товар посредством Paypal.	I will pay for the item(s) myself via Paypal.

Отмена сделки

Товар не получен / не соответствует описанию. Диспуты. Возвраты

Русский	Английский
Вы обещали мне полный (частичный) возврат средств за купленный товар(ы), однако до сих пор не сделали этого. Я могу спросить почему? Когда вы сделаете возврат?	You have promised me full (partial) refund of money for item(s) purchased from you, but you have not done it yet. Can I ask you why? When do you do the refund?
Я вынужден оставить вам отрицательный отзыв, т. к. товар(ы) мной до сих пор не получен (полученный товар не соответствует описанию).	I have to give you a negative feedback because I haven’t received the item(s) yet (the delivered item doesn’t not correspond with description).
Вы можете гарантировать компенсацию стоимости возврата если полученный мной товар будет не соответствовать описанию?	Do you guarantee the compensation of the return cost in case the item doesn’t correspond with description?
Я приобрел этот товар, оплатил его через Paypal, но он до сих пор не получен.	I have purchased the item, paid for it via PayPal, but I haven’t received it yet.
Пожалуйста верните мне всю уплаченную сумму, как можно скорее.	Please refund me in full asap.
Присланный мне товар не соответствует описанию (сломан), но отправлять его вам обратно очень дорого, я могу рассчитывать на частичный (полный) возврат уплаченных средств на свой Paypal аккаунт?	The item delivered to me doesn’t correspond with description (it’s broken), but it’s too expensive to send it back to you. Can I ask for a partial (full) refund of money to my Paypal account?
Товар, который я приобрел у вас нуждается в ремонте. Как мне сообщили в сервисном центре, ремонт обойдется в.... Я могу рассчитывать на частичный возврат средств на сумму ремонта? (частичный возврат на мой Paypal аккаунт)?	The item I have purchased from you needs to be repaired. In the service centre I was told that repair will cost .... Can I ask for partial refund of money to the sum of the repair cost (partial refund of money to my Paypal account)?
В посылке оказался не тот товар, который я приобрел.	In the parcel there was not the item I had purchased.
К сожалению я вынужден перевести диспут в жалобу.	Unfortunately, I have to turn the dispute into claim.
Вы принимаете возврат товара из России (Украины)?	Do you accept return shipping from Russia (Ukraine)?

Обмен отзывами

Стандартные фразы для положительного отзыва

Русский	Английский
Полное, правдивое описание товара.	The full and true description of the item.
Хорошая цена.	Good price.
Отличная коммуникация.	Great communication.
Всем рекомендую.	I recommend everyone.
Приятно иметь дело.	It’s a pleasure to deal with.
Буду покупать еще.	I will purchase more.
Настоящий профессионал.	A real professional.
Товар соответствует описанию.	The item corresponds with description.
Товар получен в кратчайшие сроки.	The item was delivered very fast.
Отличный продавец.	Great seller.

Стандартные фразы для негативных отзывов

Русский	Английский
Я получил товар, который не соответствует описанию продавца.	I have received an item that doesn’t correspond with the seller’s description.
Товар до сих пор не получен.	I still haven’t received the item.
Имела место задержка с отправкой купленного товара.	The sending of purchased item was delayed.
Плохая коммуникация.	Bad Communication.
Продавец на письма не отвечает.	The seller doesn’t reply to the letters.
Получен сломанный (разбитый) товар (в плохом состоянии).	I have received broken (smashed) item (in a bad condition).
Продавец не отвечает на телефонные звонки.	The seller doesn’t answer the phone.
Товар не оригинальный. Получена подделка.	The item is not original. I have received the fake.
Продавец плохо упаковал товар(ы).	The seller has badly packed the item(s).
Указанный в описании размер не соответствует размеру полученного товара.	The size mentioned in the description doesn’t correspond with the size of the item delivered.
Торгует подделками (контрафактом).	He is selling counterfeit items.
Груб в общении.	He’s rude.
Неприкрытое хамство.	Bald-faced rudeness.
Продавец оскорбил меня.	The seller outraged me.
Мошенник.	Swindler.
Не советую иметь с ним дело.	I advice to avoid him.
Продает товар не имея его в наличии.	He sells items that he doesn’t have.
Товар мне так и не отправил.	He has never sent me the item.
Продавец вернул мне деньги (часть денег).	The seller refunded me money (refunded a part of money).
Полученный товар в плохом состоянии. Порван (грязен, сломан).	The item delivered in bad condition. It’s torn (dirty, broken).
Отказался вернуть деньги.	He denied to refund money.
Указал в таможенной декларации иную сумму, нежели было оговорено.	In the customs declaration he specified different sum than was agreed.
Отправил товар(ы) иным способом нежели было оговорено (более дешевым).	He sent the item(s) in a different way than was agreed (more inexpensive).
Ввел меня в лишние расходы.	He put me to extra expense.

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Когда стоит вопрос о том, чтобы отправить телеграмму через Почту России, многие вспоминают очереди как в советское время. Но с развитием компьютерной индустрии и внедрением ее в почтовую сферу, появилась возможность отправить телеграмму Почтой России в онлайн режиме, без очередей и лишних нервов. Теперь пропала необходимость подстраиваться под режим работы почтового отделения, и тратить время. Существует отправка и оплата удобным для вас способом. Телеграмма представляет собой сообщение из текста, передача которого осуществляется через телефонную связь.

Для отправки телеграммы теперь необходимо любое устройство типа смартфон или планшет с выходом в Интернет. Либо же персональный компьютер, подключенный к Интернету. Отправлять можно с любого места и в любое удобное для вас время.

Для отправки необходимо зайти на сайт почты , зарегистрироваться и найти раздел с формой для отправки телеграммы, заполняем все поля. Указываем все данные по получателю и отправителю, далее вводим текст письма, затем переходим к выбору способа оплаты. Так что, отправить телеграмму Почтой России по Интернету, проще простого.

После окончания написания текста, программа автоматически считывает количество слов и на основании этого, формирует стоимость телеграммы. Оплатить услугу можно посредством перевода денежных средств с телефона, Вебмани или Яндекс.Денег. Если возникнет необходимость, то можно получить копии телеграммы, а также уведомления.

Многие, узнав, что есть такой способ отправки, вспоминают свои неудачи и потраченное время и нервы.

Возникает вопрос, если все так легко и просто, сколько стоит отправить телеграмму по Почте России ?

Тарифы на отправку телеграммы самые разные, все зависит от вида отправляемой телеграммы:

Цена отправки обычной, несрочной телеграммы через Почту России за одно слово составляет 2,8 руб., что касается срочной — 4,10 руб. за одно слово;
Тарифы на предоставление телеграмм составляют: в случае обычной и несрочной 13 руб. за слово, срочной — 22 руб.;
Для телеграмм других разновидностей, как вне категории, внеочередная, оплачиваются за обычную несрочную в размере 85 руб. за слово;
Тарифы на телеграммы, доставка которых осуществляется в места проживания, где нет телеграфной и телефонной связи, а также с отметкой «заказная», составляет 40 руб. за одно слово;
Стоимость уведомления о вручении телеграмм телеграфом, за обычное несрочное 189 руб. за слово, срочное 231 руб. за слово;
При осуществлении регистрации, а также перерегистрации адреса доставки телеграмм, абонентом осуществляется оплата 1500 руб. за год.;
Цена телеграмм с заверением составляет 281 руб.;
Что касается копий телеграмм, которые выдаются по заявлению, их цена 84 руб. за 100 слов;
Телеграммы, которые написаны русским и латинским шрифтом, оплачиваются в размере 20 руб. за слово.

Деловая переписка окончательно перешла в электронный формат. Простота в использовании, экономия времени и ресурсов, интерактивность – электронная переписка устраивает всех до того момента, как отношения между бизнес-партнерами ухудшаются, следуют обвинения в неисполнении обязательств и возникает риск судебного разбирательства. Надежды сторон доказать свою правоту, опираясь на полученные по электронной почтой сообщения, часто оказываются напрасными. Дело в том, что суды занимают достаточно осторожную позицию в отношении электронных сообщений: существует ряд требований, при несоблюдении которых суд не примет их во внимание. Цель данной статьи состоит в обобщении требований судов к использованию электронной переписки в качестве доказательства.

Каков правовой статус электронной переписки?

Согласно пункту 4 статьи 75 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации переписка сторон по электронной почте может быть признана судом в качестве допустимого письменного доказательства, в случаях и в порядке, предусмотренных законом.

В Письме Верховного Арбитражного Суда от 25 мая 2004 г. N С1-7/УП-600 разъясняется, что под требованиями закона в первую очередь понимаются правила ст.160 и 434 Гражданского Кодекса РФ (ГК РФ). Последние касаются письменной формы сделки и формы договора. Дело в том, что чаще всего электронную переписку пытаются приобщить в качестве доказательства в делах о признании договора заключенным/незаключенным. При этом стороны могут предусмотреть совершение сделок в «электронной форме», то есть использование электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

Понятие электронной подписи дано в одноименном Федеральном законе от 6 апреля 2011 года №63ФЗ и определяется как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Иными словами электронная подпись – это средство аутентификации отправителя электронного документа.

Электронная подпись делится на несколько видов в зависимости от степени защиты. Наименее защищенный вид – простая электронная подпись. Она определяется как «электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом». При этом простая электронная подпись признается действительной, если она присутствует на самом электронном документе, либо если ключ от нее используется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы обмена документами и на документе есть указание на лицо-отправителя документа. Сообщения по электронной почте (в особенности корпоративной), как правило, отвечают этому описанию: в письме в строке «от кого» отражается адрес и имя отправителя, а также пользователи соблюдают правила составления паролей (они выступают в качестве «ключей») о соблюдении их конфиденциальности.

Таким образом, если стороны договорились о том, что адреса электронной почты признаются их простыми подписями, достаточными для аутентификации отправителя, и при отправке электронных сообщений выполняется одно из условий, перечисленных выше, то адрес электронной почты будет признан судом в качестве простой электронной подписи, а переписка – допустимым доказательством.

Содержит ли в себе использование электронной переписки юридические риски?

Судебная практика позволяет выделить множество рисков, связанных с использованием электронной почты. Вот некоторые из них:

1) Признание договора незаключенным

Гражданский кодекс предусматривает, что договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Таким образом, если стороны не договорятся о заключении договора посредством электронной связи и не обеспечат секретность своего пароля от электронной почты, то суд не сможет признать обмен документами по электронной почте в качестве доказательства заключения договора.

Согласие покупателя может быть также выражено в совершении определенных действий (например, уплаты аванса по счету, полученному по электронной почте). Также важно оговорить возможность использования электронной почты для заключения дополнительных соглашений или приложений к основному договору, иначе суд не станет их принимать во внимание и ограничится только рассмотрением договора, заключенного между сторонами.

2) Признание обязанностей по договору неисполненными

Кроме споров о незаключенности договора нередким является оспаривание факта исполнения договора, если оно также осуществлялось по электронной почте. Это касается в первую очередь договоров об оказании различных консультационных услуг и выполнении работ (написании статьей или разработки программ для ЭВМ, подготовке переводов, разработке сайтов т.д.). В этом случае в договоре обязательно должно присутствовать условие о том, что исполнение договора (передача результата) по электронной почте считается надлежащим. Кроме того, нелишним станет указание в договоре на возможность прикрепления к текстам писем электронных копий документов и признание за такими документами юридической силы.

3) Признание документов неполученными

Еще один риск связан с порядком получения претензий и возражений. Например, суд может признать обязательный досудебный порядок несоблюденным, если стороны не оговорили возможность использования адресов электронной почты для направления претензий и ответов на них. Это также касается документов, подтверждающих факт оказания услуг или выполнение работ (акт приемки-передачи), если единственным упоминанием о нем в договоре станет типовая фраза, например: «Акт подписывается обеими сторонами». Суд, как правило, не может истолковать такое положение как согласие получать акты по электронной почте.

В каком виде суд примет электронную переписку?

Если к материалам дела необходимо приобщить электронную переписку, то стороны, собравшие необходимые материалы, могут обратиться к нотариусу за обеспечением доказательств. Нотариусы обладают такими полномочиями в соответствии со статьей 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-I. Однако необходимо учесть, что нотариус не обеспечивает доказательств по делу, которое в момент обращения заинтересованных лиц к нотариусу находится в производстве суда или административного органа.

Если обеспечить это доказательство у нотариуса вовремя не удалось, то осмотр ящиков электронной почты может производиться и непосредственно судом, зачастую, с компьютера (ноутбука) заинтересованной стороны (особенно важно, если установлен почтовый клиент, например, Outlook, The Bat, Thunderbird и другие). Кроме того, суды также могут помочь в истребовании доказательств: например, направить запросы провайдерам о принадлежащих сторонам адресам электронной почты и владельцам электронных почтовых ресурсов о произведенному обмену данными (см. пункт 8 настоящей Справки).

Ниже собраны основные правовые позиции судов по вопросу принятия электронной переписки в качестве доказательства.

1. Электронная переписка не принимается в качестве доказательства по делу в случае, если она не была предусмотрена договором, в договоре нет указания на электронные адреса сторон, а другая сторона оспаривает существование такой переписки

Между ООО «ЭССИЭР» и ООО «Торговый дом «КАМЕЯ Со» был заключен договор о предоставлении услуг по подбору персонала. Договор состоял из трех стадий, по исполнении каждой из которых между сторонами подписывался акт приема-передачи услуг и заказчик ООО «Торговый дом «КАМЕЯ Со» выплачивал исполнителю ООО «ЭССИЭР» вознаграждение. Акт приема-передачи услуг был составлен только по первой стадии договора, в последующие стадии по утверждению истца все документы, необходимые для исполнения договора, отправлялись обеими сторонами по электронной почте. Отказывая истцу в удовлетворении его требований, суд указал на:

предусмотренную договором простую письменную форму документооборота между сторонами;
отсутствие условий о возможности исполнения договора по электронной переписке;
отсутствие ссылок на электронные адреса, определяемые сторонами в качестве допустимых для передачи какой-либо информации;
невозможность установить принадлежность адреса ответчику и его сотрудникам;
адрес электронной почты зарегистрирован на домене kameya.ru, который является доступным для использования неограниченным кругом лиц.

(см. Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 17 мая 2013 г. по делу N А40-102005/12-57-977)

2. Электронная переписка может подтвердить заинтересованность стороны в совершении сделки и служить доказательством ее совершения

ООО «Транспортная Компания «Унотранс» обратилось в суд с требованием обязать ООО «Депо» оплатить услуги по перевозке груза. В доказательство исполнения своих обязательств истец привел договоры-заявки с перевозчиками и транспортные накладные. Ответчик утверждал, что договоры-заявки не были им подписаны и что истец не доказал факта оказания услуг по перевозке ответчику. Суд пришел к выводу, что спорный груз, принадлежавший ООО «Депо», был получен в надлежащий срок грузополучателем, что в деле имеются доказательства оплаты грузоперевозок истцом и что ответчик не привел доказательств оплаты услуг по перевозке грузов ни им, ни грузополучателем, и что из электронной переписки сторон следует, что ООО «Депо» имело интерес к перевозке спорного груза и решало с Компанией вопросы оформления и оплаты его перевозки.

В данном деле электронная переписка не является основным доказательством, но служит подтверждением того, что ответчик обращался к истцу именно по вопросу спорного груза и рассматривал его как сторону, ответственную за организацию процесса перевозки этого груза, а значит, состоял в истцом в договорных отношениях.

(см. Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 6 мая 2013 г. по делу N А56-37916/2012)

3. В случае, если электронная переписка не была предусмотрена договором, она может быть признана сложившейся практикой взаимоотношений сторон

ОАО «Химзавод им. Карпова» обратилось с иском против ООО «АСБТрансЭкспоНефть» по поводу неисполнения обязательств по договору поставки. В качестве доказательств выполнения обязательств по поставке ответчик предоставил электронную переписку сторон по поводу исполнения договора (о ненадлежащем качестве поставленной продукции). Истец возражал против приобщения электронной переписки к делу.

Суд установил, что договор поставки между сторонами был заключен посредством обмена документов по электронной почте: со стороны истца с электронного адреса «[email protected]», со стороны ответчика с электронного адреса «[email protected]». В аналогичном порядке ответчиком были направлены истцу устав, свидетельства о государственной регистрации, постановке на налоговый учет, выставлен счет на предоплату. В свою очередь истец посредством электронной почты направил ответчику платежные поручения о перечислении предоплаты, уведомил о готовности принять товар. По мнению суда, данная практика взаимоотношений сторон свидетельствует о том, что стороны воспринимали письма по электронной почте, направленные с определенных IP-адресов, как исходящие от уполномоченных лиц сторон.

Оценивая доказательства, предоставленные истцом, суд также учел то обстоятельство, что истец не представил доказательств недостоверности представленной электронной переписки сторон, в том числе недостоверности приведенных IP-адресов.

(см. решение Арбитражного суда Республики Башкортостан от 08 февраля 2012 по делу № А07-16645/2011)

4. Непризнание стороной использования электронной переписки в качестве сложившейся практики взаимоотношения сторон без представления подтверждающих доказательств не рассматривается судом

ООО «Цветной бульвар 2» обратилось с иском в Арбитражный суд города Москвы о взыскании с ООО «ДМ-билдинг» 972 298,54 рублей неосновательного обогащения. Электронная переписка была представлена ответчиком наряду с другими доказательствами (акты допуска для производства строительно-монтажных работ, освидетельствования скрытых работ, журнал производства работ), и была принята в качестве надлежащего доказательства по делу по вопросам заказа и выполнения работ в силу ст. 75 АПК РФ. Несмотря на отрицание истцом взаимоотношений с ООО «ДМ-билдинг», истец не предоставил доказательств в обоснование своих возражений, например, выполнения данных работ иной организацией либо невыполнения работ. На основании представленных документов суд сделал вывод о фактически сложившихся отношениях, связанных с выполнением ООО «ДМ-билдинг» по поручению ООО «Цветной бульвар, 2» строительно-монтажных работ.

5. Отрицание стороной принадлежности электронного адреса не должно противоречить другим доказательствам

ООО «Торговый Дом «Тагильский» обратилось в суд иском к ООО «Веб автоматика» о взыскании неосновательного обогащения. Истец настаивал на незаключенности договора о разработке сайта в сети Интернет. Суд пришел к выводу, что договор был заключен путем направления ответчиком в адрес истца проекта договора и счетов, которые были оплачены истцом (т.е. произошел акцепт оферты ответчика).

Истец утверждал, что сторонами не были согласованы существенные условия договора, однако суд установил, что существенные условия (предмет договора) были согласованы сторонами в переписке по электронной почте. Истец приводил довод о том, что ему не известна принадлежность электронного адреса, с которого велась переписка. Вместе с тем, именно с указанного электронного адреса истцом получены счета для оплаты, которые впоследствии были оплачены. Истец утверждал, что договор не был выполнен, однако суд отклонил этот довод, сославшись на существующий результат работ – веб-сайт, разработанный для истца, и отсутствие доказательств, подтверждающих выполнений работ другой компанией.

(см. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12)

6. Принадлежность адресов электронной почты не удостоверяет содержания электронной переписки сторон

ООО «РусХОЛТС» обратилось в суд с иском к ООО «Астра Трейдинг» о признании незаключенным договора поставки, взыскании неосновательного обогащения. Доказывая факт заключения договора, ответчик ссылался на то, что существенные условия могут быть согласованы в отдельных документах. Суд отказал ответчику в удовлетворении ходатайства об истребовании у ЗАО «Национальные телекоммуникации» документов о принадлежности истцу адресов электронной почты и информации о времени получения адресатами электронных писем. В обоснование своих действий суд указал на то, что принадлежность истцу адресов электронной почты не удостоверяет содержание электронной переписки сторон, если такое содержание не было зафиксировано надлежащим образом, позволяющим достоверно установить, что имел место обмен конкретными представленными стороной сообщениями.

(см. Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. по делу N А56-74372/2012)

7. Для доказательства факта заключения договора электронная переписка должна отражать его существенные условия и должна вестись уполномоченным лицом

a. ЗАО «Центрметалл» обратилось в суд к АНО «Бюро судебных экспертиз и независимой оценки» с иском о взыскании 135 000 руб. неосновательного обогащения. В числе доказательств заключения договора о проведении экспертизы, представленных ответчиком, фигурировала электронная переписка. Суд признал, что электронная переписка не содержит сведений о заказчике и объектах исследований, отражает лишь попытку согласования отношений между сторонами. Кроме того, указанная переписка велась лицом, полномочия которого не подтверждены. В отсутствие других доказательств заключения договора, суд удовлетворил требования истца.
(см. Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2012 г. N 17ап-12557/2012-гк дело n а50-11958/2012)

b. ИП Баранова Е.И. обратилась в суд с иском к ООО «Эксперт-Ком» о взыскании неосновательного обогащения. Материалы электронной переписки были приобщены к делу в качестве доказательств о заключении договора, поскольку они подтверждали, в частности, ведение между сторонами преддоговорных переговоров, направление в адрес представителей истца, в том числе Черноскутова Михаила, проекта договора на оценку, счета, который был оплачен платежным поручением, и экспертного заключения. В электронной переписке (письма от 08.10.2012, от 09.10.2012) отправителем указан Черноскутов Михаил Петрович, который направлял свои комментарии относительно заключения, он же принимал непосредственное участие во всех судебных заседаниях в Арбитражном суде Свердловской области, в качестве представителя истца, действуя на основании доверенности.

На основании этих фактов суд пришел к выводу, что электронная переписка содержала все существенные условия договора, а также доказательства его исполнения, и направлялась в адрес истца через уполномоченное лицо (по надлежащему адресу электронной почты).

(см. Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012)

8. Обращение к провайдеру с запросом об определении IP-адресов сторон и о предоставлении лог-файлов может послужить доказательством исполнения обязательств по договору

ООО АКГ «ЭКФАРД» обратилось с иском в суд к ОАО «ОГК-2» о взыскании задолженности по договору и процентов за пользование чужими денежными средствами. ООО АКГ «ЭКФАРД» оказывало консультационные услуги, отправляя ответы на вопросы ОАО «ОГК-2» на адрес электронной почты лица, от которого поступил вопрос, на адрес общей электронной почты клиента и/или по факсу. Суд установил провайдеров сторон и IP-адреса сторон, а также факт переписки между этими IP-адресами. В качестве доказательства последнего суду были предоставлены распечатки лог-файлов, содержащих сведения о соединениях между IP-адресами сторон за период действия договора об оказании консультационных услуг с указанием следующих реквизитов: год, месяц, день, время, IP-адрес и номер порта, с которого передавалась информация, IP-адрес и номер порта, на который передавалась информация, количество переданных байт. Суд установил, что дата соединений совпадала с датами писем в реестре письменных ответов, подготовленном ООО АКГ "ЭКФАРД", а количество переданных килобайт составляло в отношении каждого ответа на вопрос более 50 килобайт. Передача данных с IP-адреса на IP-адрес свидетельствует о передаче письменных ответов за период действия договора об оказании консультационных услуг. Суд пришел к выводу, что ООО АКГ "ЭКФАРД" оказывало услуги по договору несмотря на то, что в договоре не был установлен круг лиц, уполномоченных обращаться за консультациями.

(см. Решение Арбитражного суда Ставропольского края от 07.04.2013 по делу № А63-9031/2010).

Для признания электронной переписки в качестве доказательства в договоре необходимо предусмотреть:

1. Положение о выборе преимущественного способа связи между сторонами по договору в виде электронной почты;

2. Уполномоченные адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, а также порядок изменения таких адресов;

3. Необходимость архивации всех полученных сторонами электронных сообщений сразу после их получения (для предотвращения отзывов и замены электронных писем)

4. Положение о признании сторонами сканированных и фото-копий документов равными по юридической силе оригиналам документов;

5. Обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки сообщений третьими лицами;

6. Обязанность незамедлительно информировать о смене адреса электронной почты и о нарушении режима конфиденциальности электронной почты.

Во время исполнения Договора необходимо:

1. Включать ссылки на электронные письма (их отправителя, тему сообщения, дату и время отправления) в обычные письма, например, при составлении первой претензии по поводу неисполнения договора контрагентом важно добиться признания последним достоверности информации, содержащейся в электронной переписке (например, «Подтвердите, пожалуйста, готовность поставить товар в срок, определенный нами в электронном письме «Договор 123/2013» от ______»);

2. Хранить оригиналы документов, направляемых контрагенту в виде электронных копий.

Перед подготовкой дела к судебному разбирательству необходимо:

1. Обратиться к нотариусу за оформлением протокола осмотра электронного почтового ящика;

2. Найти другие доказательства, которые могут подтвердить информацию, содержащуюся в электронной переписке;

3. Найти доказательства, подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой сторон (отношения по предыдущим договорам между сторонами, документы, доказывающие фактическое признание другой стороны в качестве предпочтительного способа связи);

4. Подготовить проект судебного запроса к провайдеру о принадлежности сторонам используемых адресов электронной почты (правда, это будет иметь смысл только при наличии статических IP-адресов);

5. Подготовить проект судебного запроса к владельцам электронных почтовых ресурсов о наличии или отсутствии факта обмена сообщениями между сторонами в конкретные даты.

Мы надеемся, что вышеизложенные комментарии будут для Вас полезны. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы в связи вышеизложенным, Вы можете связаться со мной в любое удобное время.

С уважением,

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.