Персонифицированный учет в медицинских учреждениях часто вызывает вопросы у бухгалтеров. В статье представлен опыт организации персонифицированного учета медикаментов и медицинских изделий в ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Минздрава России (г. Чебоксары) на основе медицинской информационной системы.

Организация персонифицированного учета медикаментов и медицинских изделий в медучреждении является актуальной задачей, влияющей не только на оптимизацию расходов, но и на уровень качества лечения. Рациональное решение данной задачи возможно только с применением современных медицинских информационных систем (далее — МИС), обеспечивающих хранение всей информации о пациентах, их лечении и обследованиях, оперативный контроль всех назначений медикаментозного и немедикаментозного лечения, что дает широкие возможности для анализа не только совокупных и персонифицированных затрат на медикаменты, но и затрат на лечение по нозологиям (учение о болезнях), по источникам финансирования, для фармакоэкономического анализа и т. д.

ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Минздрава России (г. Чебоксары) является учреждением, оказывающим специализированную, в том числе высокотехнологичную, медицинскую помощь травматолого-ортопедического и нейрохирургического профилей. Для обеспечения лечебного процесса денежные средства поступают из различных источников: субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания за счет средств Федерального фонда обязательного медицинского страхования — за оказанную высокотехнологичную медицинскую помощь; средства ОМС — за оказанную специализированную помощь лицам, имеющим полис ОМС; средства от внебюджетной деятельности (средства предприятий и граждан за оказанные платные услуги, Фонда социального страхования, средства добровольного медицинского страхования (ДМС)).

Порядок учета

Учет медикаментов и медицинских изделий в бухгалтерском учете осуществляется в суммовом выражении, а предметно-количественный учет — в МИС. При этом соблюдаются условия отражения полной информации об указанных медикаментах (наименование, количество, стоимость и т. д.) в подразделениях, ответственных за их сохранность (использование), и аптеке учреждения (рис. 1).

Вся система учета движения (поступление, перемещение, расходование, списание) медикаментов и медицинских изделий осуществляется по видам финансового обеспечения (рис. 2).

Медикаменты и медицинские изделия приходуются в аптеку учреждения на основании товарной накладной по фактической стоимости приобретения. Дальнейшее перемещение из аптеки в структурные подразделения осуществляется на основании требований-накладных.

С целью рационального и объективного расходования медикаментов в структурных подразделениях организованы мини-склады процедурных, перевязочных, постовых, операционных, наркозных и т. д.

Организация персонифицированного учета в МИС основана на определенном регламенте работы медперсонала учреждения с системой.

При исполнении назначения лекарственного препарата постовой медицинской сестрой в стационарном отделении расходуется конкретный препарат, который есть в наличии; при проведении операции расходуются конкретные компоненты эндопротеза или металлоконструкции, при перевязке — расходные материалы, и так на каждом этапе оказания медицинской помощи.

В процедурных кабинетах имеются портативные компьютеры (планшеты), подключенные к МИС посредством беспроводной сети Wi-Fi, что позволяет вести учет медикаментов, растворов и медицинских изделий в режиме реального времени. После установки в МИС отметки об исполнении лекарственного назначения происходит автоматическая регистрация прямого количественного расхода лекарства на пациента в системе складского учета по движению медикаментов с расчетом соответствующей себестоимости израсходованных препаратов.

На каждом этапе оказания медицинской помощи (отделение анестезиологии и реанимации, операционный блок, стационарное отделение) на каждого пациента старшей медицинской сестрой в МИС формируются талон с перечнем израсходованного товара и персонифицированные расходные накладные (ПРН) (рис. 3).

Опыт работы показывает, что при учете медикаментов на складах по видам финансового обеспечения не обходится без внутреннего заимствования.

Записи в регистры бухгалтерского учета осуществляются по мере совершения операций внутреннего заимствования медикаментов и медицинских изделий с применением счета 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами» в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Таким образом, руководители структурных подразделений и лечащие врачи отслеживают прямые расходы на лечение конкретного пациента (персонифицированный учет материальных затрат).

В результате персонифицированного учета формируются расходы отделения на каждую нозологическую группу пациентов, что позволяет проследить не только расходы на медикаменты и металлоконструкции, но и вести клинико-экономические стандарты по каждой группе пациентов.

Преимущества

В целом эта информация позволяет каждому отделению видеть свои материальные расходы на лечение пациентов и соответственно оперативно контролировать и планировать в дальнейшем свою работу с учетом установленных нормативов финансовых затрат на конкретный вид высокотехнологичной медицинской помощи (ВМП). На основе постоянного проводимого в подразделении внутрихозяйственного расчета лечащие врачи сами регулируют вопросы по выбору имплантатов в зависимости от патологии, состояния костной ткани, возраста и т. д.

Ежемесячно в МИС старшими медицинскими сестрами формируются товарные отчеты о расходовании лекарственных препаратов по видам финансового обеспечения и представляются в бухгалтерию.

В МИС имеются функциональные возможности автоматического всестороннего ведения предметно-количественного учета и контроля движения медикаментов, расходных материалов и металлоконструкций на всех уровнях (аптека, склад старших медицинских сестер, склад постовых, процедурных и перевязочных), что позволяет детализировать расход каждого материала, составляющего переменную часть расходов, в отдельности, до конкретного пациента.

С помощью данного функционала МИС каждое структурное подразделение центра ведет внутрихозяйственный расчет и внутренний финансовый контроль своей деятельности, что обеспечивает плановое ведение хозяйства, эффективное распоряжение средствами с максимальной пользой для пациента.

Данная система стимулирует моральную и материальную ответственность подразделений за выполнение установленных плановых объемов оказания медицинской помощи в сочетании с заинтересованностью в эффективном использовании ресурсов и соблюдении установленных тарифов.

Для проведения анализа в МИС выбираются объекты — лекарственные средства, медицинские изделия, медицинские услуги. Для каждой выбранной позиции запросы по расходам на лечение могут быть сформированы как для конкретного пациента, так и для группы пациентов в различных разрезах (по способу оплаты, по диагнозу, по виду ВМП, по отделению и т. д.) за произвольно выбранный период.

Анализ проводится и на уровне каждого структурного подразделения, и на уровне администрации, что позволяет быстро и наглядно изучить распределение затрат, выявить наиболее затратные технологии.

Интеграция данных в единую базу делает сведения различных подразделений доступными для совместного рассмотрения. Специалисты планово-экономического отдела мониторируют и анализируют расходы на лечение пациентов в различных разрезах: в целом по центру, по каждому отделению, по способу оплаты, по виду ВМП, виду операции и т. д. Также формируются запросы по отдельным составляющим: медикаменты, металлоконструкции, расходные материалы.

Функция автоматического списания медикаментов после выполнения назначения пациенту автоматизировала процедуру проведения комплексной клинической и экономической оценки (мониторинг) использования лекарственных средств и медицинских услуг: анализ издержек, наведение порядка в назначениях врачей, обоснование разработки формуляра, экономия средств при оптимизации расходования, расчет тарифов на медицинские услуги.

По формируемым запросам возможно проведение различных видов анализа: анализ закупок различных лекарственных средств; анализ лекарств, применяемых при определенной патологии; анализ закупок и применения лекарственных средств определенных групп; анализ использования определенных препаратов внутри одной фармакотерапевтической группы.

Организация персонифицированного учета медикаментов и медицинских изделий с помощью МИС способствует рациональному и эффективному использованию финансовых средств учреждения, оптимизации закупок медикаментов и медицинских изделий.

Таким образом, в ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Минздрава России (г. Чебоксары) реализован полностью автоматический учет медикаментов и медицинских изделий по различным источникам оплаты с использованием МИС. Организация комплексного персонифицированного учета медикаментов и медицинских изделий, базирующегося на внедрении в медицинской организации МИС, имеет ряд преимуществ перед традиционными способами учета.

В настоящее время персонифицированный учет лекарственных средств позволяет повысить безопасность фармакотерапии и оптимизировать трудозатраты медицинского персонала.
Как выстроить систему в аптеке ЛПУ? Особенность этой системы состоит в том, что лекарственные препараты отпускаются персонально каждому стационарному больному непосредственно из аптеки ЛПУ минуя «кладовки» старших медицинских сестер отделений, по короткой цепочке «аптека – сестринский пост».

Преимущества системы персонифицированного учета лекарственных средств

• освобождение старших медицинских сестер от обязанности получения, хранения и выдачи лекарственных препаратов. Сосредоточение всего запаса лекарственных препаратов в аптеке ЛПУ;
• передача врачебных назначений из отделений стационара напрямую в больничную аптеку через АСУ медицинской организации;
• комплектация специалистами аптеки суточного набора лекарственных препаратов для каждого больного и доставка их в отделения;
• персонифицированный учет отпуска лекарственных препаратов в процессе формирования заказа в аптеке;
• изготовление инфузионных смесей в асептическом боксе аптеки.

Но главными преимуществами системы единичных доз являются:

• экономия до 30% ассигнований медицинской организации на лекарственные средства за счет концентрации запаса препаратов в аптеке ЛПУ. Интересно, что эти американские данные полностью соответствуют данным ИОКБ, полученным в результате внедрения системы персонифицированного внутрибольничного распределения лекарственных средств;
• возможность дополнительного фармацевтического контроля назначений лекарственных препаратов врачами ЛПУ и их своевременной корректировки;
• повышение безопасности фармакотерапии в результате возложения ответственности за качество получаемых больными препаратов на персонал аптеки;
• освобождение среднего медицинского персонала для выполнения своих непосредственных функций.

Как внедрять систему персонифицированного учета лекарственных средств

Схема персонифицированного внутрибольничного распределения лекарственных препаратов

Выполнение этой работы требует определенного технического оснащения больничных аптек, приобретение которого в настоящее время, в условиях модернизации, вполне по силам крупным стационарам.

Во-первых, больничная аптека должна иметь современное компьютерное оборудование и программное обеспечение, встроенное в АСУ ЛПУ и позволяющее в режиме онлайн получать врачебные назначения, формировать требования-накладные на лекарственные препараты, вести учет отпускаемых препаратов, передавать учетно-отчетные документы в бухгалтерию ЛПУ, а также обеспечивать аптеку необходимой профессиональной информацией.

Во-вторых, лекарственные препараты должны отпускаться из аптеки в определенной упаковке. Это может быть пластиковая баночка, в которой будет находиться суточная доза лекарственного препарата, например 2 таблетки диклофенака на 2 приема в сутки. В США выпускается большое количество разнообразного оборудования для упаковки отдельных доз лекарственных препаратов. Может быть упаковка в блистеры, контурные ячейки и др. На упаковку препаратов, с применением самоклеющейся ленты, наносятся название препарата, предупредительные надписи и другая необходимая информация. В случае отпуска разовыми дозами в ЛПУ целесообразно закупать лекарственные препараты ангро (общей массой), например, в упаковке по 1000 таблеток и т. п., что создает для ЛПУ дополнительную экономию.

В-третьих, ЛПУ необходимо оснастить средствами доставки индивидуальных комплектов лекарственных препаратов на сестринские посты в отделения. В крупных ЛПУ США доставка лекарственных средств в отделения осуществляется пневмопочтой или в каталках с боксами по числу коек в отделении. Каталки обычно используются обменные, т. е. в одной каталке препараты доставляются в отделение на текущий день и непосредственно в ней оставляются на сутки, а освободившаяся с предыдущего дня каталка возвращается в аптеку.

В-четвертых, если переносить изготовление инфузионных смесей из процедурных кабинетов в аптеку, необходимо закупить установку с ламинарным потоком стерильного воздуха для введения лекарственных препаратов во флаконы или пакеты со стерильными растворами растворителей или разбавителей (изотонического раствора хлорида натрия, глюкозы и т. д.) в асептических условиях. Подготовка инфузионных смесей в аптеке вместо процедурных кабинетов повышает качество приготовленных смесей, позволяет исключить ошибки, допускаемые средним медицинским персоналом в отделениях, обеспечить строгое соблюдение правил изготовления и хранения инфузионных смесей.

Затраты на оснащение крупных ЛПУ необходимым оборудованием окупаются за счет экономии затрат на лекарственные препараты, расходы на которые составляют десятки миллионов рублей ежемесячно.

Проблемы внедрения персонифицированного учета в аптеке ЛПУ

Проблемой, возникающей при внедрении персонифицированного внутрибольничного распределения лекарственных средств, является, с одной стороны, непонимание получаемых преимуществ руководством ЛПУ, а с другой стороны – отчаянное сопротивление старших медицинских сестер, а иногда и заведующих отделениями, которые лишаются зачастую весьма существенных запасов лекарственных препаратов в отделениях.

Описывая трудности внедрения рассматриваемой системы, американские специалисты отмечают, что для достижения успеха необходима прежде всего воля руководителя. Так, инициатором внедрения системы персонифицированного внутрибольничного распределения лекарственных средств в 1991 г. в ИОКБ и еще трех ЛПУ был председатель комитета здравоохранения администрации Иркутской области. Описываемая система работает в этих медицинских организациях по настоящее время.

И наконец, чрезвычайно сложной проблемой является подбор и подготовка специалистов для аптеки ЛПУ, готовых работать в новых условиях, понимающих роль аптеки в организации рациональной и безопасной фармакотерапии в стационарах.

Выписывание, получение лекарственных средств из аптеки производит старшая медицинская сестра отделения в соответствии с потребностью отделения по заявкам палатных медицинских сестер.

Требования на получение лекарственных средств из аптеки выписываются в трех экземплярах.

На ядовитые, наркотические, сильнодействующие, спирт этиловый выписываются на один экземпляр больше. Требования подписываются главным врачом и заверяются печатью лечебного учреждения. В требованиях на получение из аптеки ядовитых, наркотических, остродефицитных лекарственных средств указывают номера историй болезни, фамилии, имена, отчества пациентов.

Наркотические средства и психотропные вещества списка III должны выписываться гражданам на специальном бланке розового цвета на бумаге с водяными знаками, имеющими штамп ЛПУ и серийный номер. Учет специальных рецептурных бланков на наркотические лекарственные средства ведется в специальном журнале: пронумерованном, прошнурованном, опломбированном и скрепленном подписью руководителя.

При получении лекарственных средств из аптеки старшая медицинская сестра проверяет их соответствие прописи в требованиях (название препарата, дозировку), а также срок годности, дату изготовления, серию препарата, соответствие оригинальной заводской или аптечной упаковке.

При хранении лекарственных средств соблюдаются правила размещения их по группам: список А (ядовитые и наркотические), список Б (сильнодействующие) - находятся в сейфе, под замком. На внутренней стороне дверки сейфа должен находиться перечень наркотических лекарственных средств с указанием величин суточных и разовых доз.

Ключи от сейфа хранятся только у лиц, назначенных приказом по ЛПУ, ответственных за хранение и выдачу лекарственных средств группы «А».

Другие лекарственные средства хранятся в отделении на посту медсестры в запирающихся шкафах с обозначениями «Наружные», «Внутренние», «Парентеральные». При сдаче дежурств медицинская сестра делает запись в соответствующих журналах по форме.

Запасы наркотических лекарственных средств не должны превышать трехдневной потребности отделения, ядовитых - пятидневной, сильнодействующих - десятидневной.

В местах хранения соблюдается температурный режим. Светочувствительные средства хранятся в темных, закрытых шкафах. Пахучие хранятся отдельно, в плотно закрывающихся ящиках. Отвары, настои, эмульсии, антибиотики, свечи, сыворотки, вакцины, гормональные препараты, гепарин, окситоцин, адреналин, хранятся только в холодильнике, специально промаркированном «для медикаментов». при температуре от +2 °С до +10 °С, предназначенном для хранения лекарственных средств.

Лекарственные средства нужно использовать в пределах установленных сроков годности.

Наркотические, ядовитые, этиловый спирт, остродефицитные препараты подлежат предметно-количественному учету, контролю, который ведется в специальной книге, пронумерованной, прошнурованной и скрепленной печатью и подписью главного врача лечебного учреждения. На этикетках всех лекарств, содержащих наркотические лекарственные средства, должен быть поставлен штамп черной тушью «Яд».

По мере накопления порошков, таблеток и ампулированных наркотических средств не позднее 30-го числа каждого месяца производится их уничтожение: порошков и таблеток - путем сжигания, ампулированных препаратов - раздавливанием. В «Журнале учета неиспользованных наркотических лекарственных средств и рецептов для их выписывания» делается отметка о количестве уничтоженных лекарств.

Приказ 330 «О мерах по улучшению учета, хранению, выписыванию и использованию наркотических лекарственных средств».

ВЫПИСЫВАНИЕ ЛЕКАРСТВЕННЫХ ВЕЩЕСТВ ДЛЯ ЛЕЧЕБНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

Врач, ежедневно проводя осмотр больных в отделении, записывает в историю болезни или лист назначений необходимые данному пациенту лекарственные средства, их дозы, кратность введения и пути введения.

Палатная медсестра ежедневно делает выборку назначений, переписывая назначенные препараты в «Тетрадь назначений». Сведения об инъекциях передаются процедурной медсестре, которая их выполняет.

Перечень назначенных препаратов, которых нет на посту или в процедурном кабинете, подается старшей медсестре отделения.

Старшая медсестра (при необходимости) выписывает по определенной форме накладную (требование) на получение лекарственных средств из аптеки в 2-х экземплярах на латинском языке, которую подписывает зав. отделением. В отделении должен находиться 3-х дневный запас необходимых лекарственных средств.

Получая лекарственные средства из аптеки, старшая медсестра проверяет их соответствие заказу.

На лекарственных формах, изготовленных в аптеке, должны быть определенного цвета этикетки:

для наружного употребления — желтые

для внутреннего употребления- белые

для парентерального введения — голубые

(на флаконах со стерильными растворами).

На этикетках должны быть четкие названия препаратов, обозначения концентрации, дозы, даты изготовления и подпись фармацевта, изготовившего данные лекарственные формы.

Некоторые лекарственные вещества,

входящие в список А (ядовитые лекарственные средства) Атропин Кокаин ДикаинМорфин Омнопон Промедол Прозерин СтрихнинСтрофантин Резерпин Совкаин Платифиллин

Некоторые лекарственные вещества, входящие в список Б (сильнодействующие лекарственные вещества) Никотиновая кислота Адонизид Амилнитритт Анальгин Адреналин Барбамил Барбитал Аминазин Хлоралгидрат Кодеин Кофеин Кордиамин Цититон Эфедрин Лобелин Люминал Нитроглицерин в р-р Норсульфазол Новокаин Фтивазид Папаверин ПитуитринСульфодимезинИнсули Левомицетин Мезатон Фталазол Преднизолон

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ХРАНЕНИЮ

ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ В ОТДЕЛЕНИИ

Для хранения медикаментов на посту медсестры имеются шкафы, которые должны запираться на ключ.

В шкафу лекарственные вещества располагают по группам (стерильные, внутренние, наружные) на отдельных полках или в отдельных шкафах. На каждой полке должно быть соответствующее указание (“Для наружного применения”, “Для внутреннего применения” и др.).

Лекарственные вещества для парентерального и энтерального введения целесообразно на полках располагать по назначению (антибиотики, витамины, гипотензивные средства и т.д.).

Сзади ставят более крупную посуду и упаковки, а спереди — поменьше. Это дает возможность прочесть любую этикетку и быстро взять нужное лекарство.

Лекарственные вещества, входящие в список А, а также дорогостоящие и остродефицитные препараты хранятся в сейфе.

Препараты, разлагающиеся на свету (поэтому их выпускают в темных флаконах), хранят в защищенном от света месте.

Сильнопахнущие лекарственные средства (йодоформ, мазь Вишневского и др.) хранят отдельно, чтобы запах не распространялся на другие лекарственные средства.

Скоропортящиеся препараты (настои, отвары, микстуры), а также мази, вакцины, сыворотки, ректальные суппозитории и др. препараты хранят в холодильнике.

Спиртовые экстракты, настойки хранят во флаконах с плотно притертыми пробками, так как вследствие испарения спирта они со временем могут стать более концентрированными и вызвать передозировку.

Срок хранения стерильных растворов, изготовленных в аптеке, указан на флаконе. Если за это время они не реализованы, их необходимо вылить, даже при отсутствии признаков непригодности.

Признаками непригодности являются:

у стерильных растворов — изменение цвета, прозрачности, наличие хлопьев;

у настоев, отваров — помутнение, изменение цвета, появление неприятного запаха;

у мазей — изменение цвета, расслаивание, прогорклый запах;

у порошков, таблеток — изменение цвета.

13. Медсестра не имеет права:

менять форму лекарственных средств и их упаковку;

одинаковые лекарственные средства из разных упаковок соединять в одну;

заменять и исправлять этикетки на лекарственных средствах;

хранить лекарственные вещества без этикеток.

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА НАРКОТИЧЕСКИХ СРЕДСТВ.

Наркотические препараты выписываются из аптеки в лечебное отделение на отдельном требовании (в нескольких экземплярах), на котором ставится подпись главного врача ЛПУ и печать.

Наркотические средства хранятся в сейфе, на внутренней поверхности дверцы которого должен быть перечень препаратов с указанием высших разовых и суточных доз.

Ключи от сейфа хранятся у дежурного врача и передаются по смене.

Наркотические средства подлежат предметно-количественному учету.

Наркотические средства вводятся пациенту только по письменному назначению врача и в его присутствии.

6. Запись о введении наркотика необходимо сделать в книге учета наркотических средств, хранящейся в сейфе.

В книге учета наркотиков все листы должны быть пронумерованы, прошнурованы, а свободные концы шнура заклеены на последнем листе книги бумажным листом, на котором указывают количество страниц, ставится подпись руководителя ЛПУ или его заместителей и печать.

Для учета каждого лекарственного средства выделяют отдельные листы. В журнале учета наркотиков производят следующие записи:

Название лечебного учреждения

КНИГА учета наркотических лекарственных средств в отделениях и кабинетах

Пустые ампулы из-под наркотиков не выбрасываются, а собираются и передаются вместе с неиспользованными ампулами по смене , и в конечном итоге пустые ампулы сдаются старшей медсестре.

При передаче ключей от сейфа проверяют соответствие записей в журнале учета (количество использованных ампул и остаток) фактическому количеству наполненных и использованных ампул, и ставят свои подписи в журнале передавший и принявший ключи. Пустые ампулы от наркотических средств старшая медсестра сдает по акту специальной комиссии, утвержденной руководителем ЛПУ, в присутствии которой ампулы уничтожаются.

НА УНИЧТОЖЕНИЕ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ АМПУЛ ИЗ-ПОД НАРКОТИЧЕСКИХ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

произвела уничтожение использованных ампул из-под наркотических лекарственных средств, за период с по вколичестве (прописью) штук от количества больных, которым были применены наркотические вещества (Ф.И.О. больного и № истории болезни).

Ампулы уничтожены путем раздавливания.

Акт хранится в течение 3-х лет.

В каждом отделении ЛПУ должны иметься таблицы высших разовых и суточных доз ядовитых и сильнодействующих веществ и противоядий при отравлении.

Программа Учет медикаментов предназначена для автоматического учета медикаментов в аптеках, больницах, фармацевтических складах и т.д.

В работе любой аптеки или склада медицинских товаров необходимо вести строгий учет отпуска, закупки и остатков медикаментов. Как правило, любая современная аптека может насчитывать несколько тысяч наименований лекарственных препаратов, медицинского оборудования и сопутствующих товаров. Ручной учет такого объема товара занимает огромное количество времени и не исключает фактора человеческой ошибки.

Автоматизированной система управления медикаментами не имеет вышеназванных недостатков и всегда готова предоставить актуальную информацию о точном количестве запасов тех или иных медикаментов, показать полную информацию по продажам и выручке, а так же составить список товаров которые необходимо докупить.

Система Учет медикаментов легко функционирует в многопользовательском режиме и имеет возможность разграничения прав доступа между сотрудниками. Электронный журнал учета упрощает рабочий процесс и ускоряет выполнения множества задач, что благоприятно сказывается на уровне сервиса, оказываемом клиентам.

Основные возможности программы
Программа учета медикаментов контролирует процесс взаиморасчетов.
Информация из системы может быть конвертирована в файл любого другого формата.
Для медикаментов программа сохраняет всю историю работы с каждым контрагентом.
Автоматизация учета и контроля запасов медикаментов улучшает качество предоставляемого сервиса.
Автоматизированная система учета медикаментов легко и быстро позволяет работать даже с большими объемами информации.
Универсальная и быстрая система поиска.
Программа учета медикаментов совершенствует рабочий процесс и способствует росту компании. Система управления медикаментами позволяет учесть всю необходимую информацию, ничего не упустив.
Система автоматической рассылки по e-mail и sms.
Широкие возможности для обработки информации, благодаря наличию множества полезных инструментов в системе.
Программа учета медикаментов позволяет проводить аналитическую работу на основании собранных в системе данных.
Доступна статистика заказов или активности клиентов.
Программа контролирует сроки выполнения задач.
Наличие инструментов группировки, сортировки и фильтрации способствуют более эффективной и быстрой работе в системе.
Для медикаментов программа распределяет права доступа между сотрудниками, в соответствии с выполняемыми обязанностями.
Контроль запаса медикаментов в специализированной системе учета значительно ускоряет процесс учета и обработки информации.
Автоматизация учета медикаментов повышает эффективность работы.

Координацию контроля и оценки лекарственного обращения в рамках ЛПУ необходимо рассматривать на уровне лечебного учреждения и подразделения ЛПУ.

Инструкция разрабатывалась с участием специалистов ЛПУ: заведующей аптекой, провизоров, главной, старших и рядовых медицинских сестер, а также на основе нормативно-правовых документов, регламентирующих обращение лекарственных средств :

• приказа Минздрава России от 02.06.1987 № 747 “Об утверждении Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР”;
• приложения “Памятка медицинскому работнику по хранению лекарств в отделениях лечебно-профилактических учреждений” к приказу Минздрава РСФСР от 17.09.1976 № 471 “О неудовлетворительном хранении медикаментов и случае отравления детей в детской больнице № 3 г. Ярославля”;
• приказа Минздрава СССР от 03.07.1968 № 523 “О порядке хранения, учета, прописывания, отпуска и применения ядовитых, наркотических и сильно действующих лекарственных средств” (с изм. и доп.);
• приказа Минздрава СССР от 30.12.1987 № 1337 “Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для учреждений здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР”;
• приказа Минздрава России от 13.11.1996 № 377 “Об утверждении требований к организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения”;
• приказа Минздрава России от 05.11.1997 № 318 "Об утверждении Инструкции о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами”;
• приказа Минздрава России от 12.11.1997 № 330 “О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических средств и психотропных средств” (с изм. и доп.);
• постановления Правительства РФ от 30.06.1998 № 681 “Об утверждении Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации” (с изм. и доп.);
• постановления Правительства РФ от 04.11.2006 № 644 “О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров”;
• приказа Минздрава России от 15.03.2002 № 80 «Об утверждении отраслевого стандарта “Правила оптовой торговли лекарственными средствами. Основные положения”» (с изм. и доп.);
• приказа Минздравсоцразвития России от 14.12.2005 № 785 “О порядке отпуска лекарственных средств” (с изм. и доп.);
• приказа Минздравсоцразвития России от 12.02.2007 № 110 “О порядке назначения и выписывания лекарственных средств, изделий медицинского назначения и специализированных продуктов лечебного питания” (с изм. и доп.).

Инструкция по порядку обращения лекарственных средств и изделий медицинского назначения в подразделениях лечебно-профилактического учреждения

Порядок получения лекарственных средств и изделий медицинского назначения из аптечных учреждений

Для обеспечения лечебно-диагностического процесса ЛПУ получают лекарственные средства из аптечного учреждения (организации) по требованиям-накладным, утвержденным в установленном порядке.

Требование-накладная на получение из аптечных учреждений (организаций) лекарственных средств должна иметь штамп, круглую печать ЛПУ, подпись его руководителя или его заместителя по лечебной части.

В требовании-накладной указываются номер, дата составления документа, отправитель и получатель лекарственных средств, наименование лекарственных средств (с указанием дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т. п.), вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и т. п.), способ применения (для инъекций, наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т. п.), количество затребованных лекарственных средств, количество и стоимость отпущенных лекарственных средств.

Наименования лекарственных средств пишутся на латинском языке, а изделий медицинского назначения - на русском.

Требования-накладные на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований-накладных для каждой группы препаратов.

ЛПУ при составлении заявок на наркотические средства и психотропные вещества списков II и III должны руководствоваться расчетными нормативами, утвержденными в установленном порядке.

Требования-накладные структурного подразделения ЛПУ (кабинета, отделения и т. п.) на лекарственные средства, направляемые в аптеку этого учреждения, оформляются в установленном порядке, подписываются руководителем соответствующего подразделения и оформляются штампом ЛПУ.

При выписывании лекарственных средств для индивидуального больного дополнительно указываются его фамилия и инициалы, номер истории болезни.

Стоматологи, зубные врачи могут выписывать за своей подписью требования-накладные только на лекарственные средства, применяемые в стоматологическом кабинете, без права выдачи их пациентам на руки.

Требования на ядовитые лекарственные средства, кроме подписи стоматолога или зубного врача, должны иметь подпись руководителя учреждения (отделения) или его заместителя и круглую печать ЛПУ.

В аптечных учреждениях (организациях) и подразделениях ЛПУ требования-накладные ЛПУ на отпуск наркотических средств и психотропных веществ списков II и III хранятся в течение 10 лет, на отпуск иных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, - в течение 3 лет, остальных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения - в течение одного календарного года.

Лекарственные средства из аптеки получают материально ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенности, срок действия которой устанавливается не более чем на квартал. Материально ответственные лица подразделений расписываются в накладной в получении лекарственных средств из аптеки, а материально ответственные лица аптек - в их выдаче.

ЛПУ, не имеющие своих аптек, должны получать наркотические средства и психотропные вещества только в виде готовых лекарственных форм промышленного или аптечного изготовления. При оформлении доверенности на получение из аптеки наркотических средств и психотропных веществ следует указывать их наименование и количество. Срок действия доверенности - 1 месяц.

Лекарства, содержащие наркотические средства и психотропные вещества, получаемые из аптек, должны иметь на этикетке обозначения: “Внутреннее”, “Наружное”, “Для инъекций”, “Глазные капли” и т. д., название или номер аптеки, изготовившей лекарственное средство, наименование отделения (кабинета), состав лекарственного средства в соответствии с прописью, указанной в требовании ЛПУ, дату изготовления, номер анализа, срок годности и подпись лиц: изготовившего, проверившего и отпустившего лекарственное средство из аптеки.

При отсутствии на упаковках лекарств, содержащих наркотические средства и психотропные вещества, перечисленных обозначений, хранение и применение их в ЛПУ не разрешается. Расфасовка, рассыпка, переливание и перекладывание в тару отделения (кабинета), а также замена этикеток категорически запрещаются.

Правила хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения

Ответственность за хранение и расход лекарственных средств и изделий медицинского назначения, а также за порядок на местах хранения, соблюдение правил выдачи и назначения лекарственных средств несет заведующий отделением (кабинетом). Непосредственным исполнителем организации хранения и расхода лекарственных средств и изделий медицинского назначения является старшая медицинская сестра.

В помещениях, где осуществляется хранение лекарственных средств, должны поддерживаться определенная температура и влажность воздуха. Проверка соответствия их состояния установленным требованиям проводится не реже одного раза в сутки на основании показателей гигрометров и термометров, ее результаты отражаются в специальных журналах учета.

Хранение лекарственных средств в отделениях (кабинетах) должно быть организовано в запирающихся шкафах, при этом условия хранения лекарственных средств приводятся на упаковке каждой лекарственной формы. Предусматривается размещение по местам хранения с учетом деления на группы: токсикологические - наркотические средства, психотропные вещества, сильнодействующие и ядовитые лекарственные средства; по способу применения: “Наружные”, “Вну тренние”; по форме выпуска: “Инъекционные”, “Глазные капли” и др.; фармакотерапевтические: “Гипотензивные”, “Гипертензивные”, “Мочегонные”, а также согласно физико-химическим свойствам лекарственных средств и влиянию различных факторов внешней среды. Кроме того, в каждом отделении шкафа (например, “Вну тренние”) должно быть деление на порошки, микст уры, ампулы, таблетки, которые размещаются раздельно, причем порошки и таблетки хранятся, как правило, на верхней полке, а растворы - на нижней.

Пахучие и красящие вещества должны быть размещены в отдельном шкафу, а лекарственные средства, требующие хранения в прохладном месте, - в холодильниках, оборудованных термометрами.

Хранение лекарственных средств в операционной, перевязочной, процедурной организуется в инструментальных остекленных шкафах или на хирургических столиках. Каждый флакон, банка, упаковка, содержащие лекарственное средство, должны иметь соответствующую этикетку.

Наркотические средства и психотропные вещества, сильнодействующие и ядовитые вещества должны храниться в опечатанных или опломбированных сейфах. В технически укрепленных помещениях допускается хранить наркотические средства и психотропные вещества в металлических шкафах. Сейфы (металлические шкафы) должны находиться в закрытом состоянии. После окончания рабочего дня они должны опечатываться или пломбироваться. Ключи от сейфов, печать и пломбир должны хранить при себе материально ответственные лица, уполномоченные на то приказами по органам или учреждениям здравоохранения.

Наркотические средства и психотропные вещества, сильнодействующие и ядовитые вещества, полученные сменным медицинским персоналом, должны храниться в прикрепленном к полу или стене закрытом и опечатанном сейфе в специально отведенном помещении.

На внутренней стороне дверцы сейфа должен находиться перечень наркотических средств и психотропных веществ с указанием высших разовых и суточных доз.

Наркотические средства и психотропные вещества для парентерального, внутреннего и наружного применения следует хранить раздельно.

ЛПУ должны иметь в местах хранения и на постах дежурных врачей и сестер таблицы высших разовых и суточных доз наркотических средств и психотропных веществ, а также таблицы противоядий при отравлениях ими.

В отделениях и кабинетах ЛПУ подлежат количественному учету все наркотические средства и психотропные вещества у главной медицинской сестры, у старшей медицинской сестры, на постах и в процедурных кабинетах.

Лекарственные средства, относящиеся к спискам “А” и “Б” (независимо от лекарственной формы), хранятся изолированно, в запирающихся металлических шкафах под замком (список “А”) и в деревянных шкафах под замком (список “Б”).

На внутренней стороне дверок шкафа, в котором хранятся лекарственные средства списка “А”, должна быть надпись “А”, а на внутренней стороне дверок шкафа, в котором хранятся лекарственные средства списка “Б” - надпись “Б” и перечни препаратов списков “А” и “Б” с указанием высших разовых и суточных доз.

Изделия медицинского назначения следует хранить раздельно по группам: резиновые изделия, изделия из пластмасс, перевязочные средства и вспомогательные материалы, изделия медицинской техники.

Порядок учета лекарственных средств и изделий медицинского назначения

ЛПУ, а также их подразделения, осуществляющие виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, обязаны вести журналы регистрации по установленным формам.

Регистрация операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, ведется по каждому наименованию наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров на отдельном развернутом листе журнала регистрации или в отдельном журнале регистрации.

Журналы регистрации должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя ЛПУ и печатью ЛПУ.

Руководитель ЛПУ назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в т. ч. в подразделениях.

Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции по каждому наименованию наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров на основании документов, подтверждающих совершение этой операции.

Документы или их копии, подтверждающие совершение операции с наркотическими средствами, психотропными веществами и их прекурсорами, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации.

В журналах регистрации указываются как названия наркотических средств и психотропных веществ и их прекурсоров в соответствии с утвержденным перечнем, так и иные названия наркотических средств и психотропных веществ и синонимы прекурсоров, под которыми они получены юридическим лицом.

Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.

Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов.

Исправления в журналах регистрации заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации не допускаются.

Подразделения ЛПУ ежемесячно проводят в установленном порядке инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, а также сверку прекурсоров путем сопоставления их фактического наличия с данными учета (книжными остатками).

В журналах регистрации необходимо отразить результаты проведенной инвентаризации наркотических средств и психотропных веществ и сверок их прекурсоров.

Расхождения или несоответствия результатов сверки доводятся до сведения соответствующего территориального органа Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков в течение 10 дней с момента их выявления.

Журнал регистрации наркотических средств и психотропных веществ хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Журнал регистрации прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, сдаются в архив ЛПУ, где хранятся в течение 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем ЛПУ.

Остальные лекарственные средства и изделия медицинского назначения, подлежащие предметно-количественному учету в ЛПУ, регистрируются в специальном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленном печатью и подписью главного врача ЛПУ. На первой странице журнала указываются лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, при этом на каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственного средства открывается отдельная страница. Исправления зачеркиваются и заверяются подписью материально ответственного лица.

В конце каждого месяца главная (старшая) медицинская сестра представляет в бухгалтерию ЛПУ отчет о движении лекарственных средств и изделий медицинского назначения, подлежащих предметно-количественному учету, который утверждается руководителем ЛПУ.

Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету в подразделениях и кабинетах ЛПУ:

• наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры (Списков II, III, IV Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации);
• субстанции апоморфина гидрохлорида, атропина сульфата, дикаина, гоматропина гидрохлорида, серебра нитрата, пахикарпина гидройодида;
• лекарственные средства, содержащие вещества (их соли) в сочетании с фармакологически неактивными компонентами, вне зависимости от лекарственной формы;
• комбинированные лекарственные средства:

а) рецептурные составы с псевдоэфедрина гидрохлоридом;

б) рецептурные прописи с фенилпропаноламином;

в) рецептурные прописи с эфедрина гидрохлоридом;

г) диазепам + циклобарбитал (реладорм);

д) хлордиазепоксид + амитриптилин (таблетки);

• этанол (этиловый спирт, медицинский антисептический раствор);
• клозапин (лепонекс, азалептин);
• буторфанола тартрат (буторфанол, стадол, морадол);
• тианептин (коаксил);
• трамадола гидрохлорид 37,5 мг и парацетамол 325 мг (залдиар);
• дорогостоящие лекарственные средства и перевязочные средства, перечень которых утверждается руководителем ЛПУ.

Порядок использования лекарственных средств и изделий медицинского назначения

Запасы наркотических средств и психотропных веществ в отделениях (кабинетах) определяются руководителем ЛПУ и не должны превышать 3-дневной потребности в них, (в аптеках ЛПУ - месячной потребности), сильнодействующих и ядовитых веществ - не выше 5-дневной потребности, а остальных лекарственных средств - 10-дневной потребности.

Для оказания экстренной медицинской помощи в вечернее и ночное время по жизненным показаниям разрешается создавать в приемных отделениях и в отделениях специализированной кардиологической помощи стационаров 5-дневный резерв наркотических средств и психотропных веществ. Указанный резерв может быть использован по разрешению ответственного дежурного врача во всех подразделениях стационара.

Оформление использованных препаратов может проводиться после оказания помощи больному в установленном порядке.

Ответственными за хранение и выдачу больным наркотических средств и психотропных веществ являются руководитель ЛПУ или его заместители, а также лица, уполномоченные на то приказом по ЛПУ.

Назначения лекарственных средств должны быть подписаны врачом с указанием даты назначения и даты отмены. После окончания лечения лист назначений вклеивают в историю болезни пациента (медицинскую карту стационарного или амбулаторного больного). Раздачу лекарственных средств производит медицинская сестра в соответствии с листом назначений. При назначениях лекарственных средств указываются: название лекарственного средства, его дозировка, кратность приема, время и режим приема.

Вскрытие ампул, введение ампулированных наркотических средств и психотропных веществ пациенту производится процедурной (палатной) медицинской сестрой в присутствии врача с отметкой о проведенной инъекции в истории болезни и листе назначений, заверенной подписями медицинской сестры и врача.

Прием пациентом пероральных наркотических средств и психотропных веществ производится в присутствии процедурной (палатной) медицинской сестры и врача, при этом факт приема должен быть отражен в истории болезни и листе назначений, а соответствующая запись заверена подписями медицинской сестры и врача.

Предупредительные мероприятия в целях предотвращения профессиональных ошибок

Запрещается:

• совместное хранение лекарственных средств и изделий медицинского назначения с пищевыми продуктами; лекарственных средств для наружного применения с растворами для очистительных клизм; вскрытых флаконов с остатками лекарственных средств для новорожденных;
• хранить дезинфицирующие средства, растворы для технических целей (обработки рук, инструментов, мебели, белья и т. д.) вместе с лекарственными средствами, применяемыми для лечения больных;
• в отделениях и на постах расфасовывать, развешивать, переливать, перекладывать лекарственные средства из одной упаковки в другую, заменять этикетки;
• выдавать лекарственные средства без назначения врача, заменять одни лекарственные средства другими;
• выписывать, оформлять и хранить лекарственные средства под условными, сокращенными названиями (например, микстура от кашля, раствор для дезинфекции рук, "тройной раствор" и т. д.);
• отпуск лекарственных средств в тару ЛПУ, предназначенную для транспортировки использованной аптечной посуды;
• установка тары для доставки лекарственных средств на пол или на землю.

Выдача больным лекарственных средств, содержащих наркотические средства, психотропные вещества, сильнодействующие и ядовитые вещества, должна производиться только отдельно от прочих медикаментов.

Во избежание ошибки перед вскрытием ампулы, упаковки следует вслух прочесть название препарата, дозировку, сверить с назначением и после этого отпустить больному.

Длительность хранения лекарственных средств аптечного и промышленного изготовления ограничивается определенными сроками годности, указанными на этикетке или упаковке. В соответствии со ст. 31 Федерального закона от 22.06.1998 № 86-ФЗ “О лекарственных средствах” (с изм. и доп.) использование лекарственных средств с истекшим сроком годности запрещается, они подлежат уничтожению.

Инструкция предлагается в качестве типовой и при необходимости может быть дополнена или видоизменена в соответствии с новыми нормативными актами или особенностями ЛПУ.

На наш взгляд, перед использованием в работе настоящая Инструкция должна быть утверждена приказом руководителя лечебного учреждения или его заместителем по лечебной работе. В этом же приказе необходимо привести перечень подразделений, имеющих право получать лекарственные средства и изделия медицинского назначения, а также другие товары аптечного ассортимента из аптеки ЛПУ, и список материально ответственных лиц подразделений ЛПУ, ответственных за хранение, учет и расходование лекарственных средств, изделий медицинского назначения и других аптечных товаров.